Definieren des ProjektumfangsDefine your project scope

Diagramm zum Upgrade von Routen, mit dem die Projekt Definitions Stufe markiert wirdUpgrade journey diagram, highlighting the Project Definition stage

Dieser Artikel ist Teil der Projekt Definitionsphase Ihres Upgrade-Vorgangs, eine Aktivität, die Sie nach dem Erstellen einer Sponsoring-Koalition und eines Projektteams von den von Ihnen festgelegten Stakeholdern abgeschlossen haben, ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts.This article is part of the Project Definition stage of your upgrade journey, an activity you complete after you create a sponsorship coalition and project team from the stakeholders you've identified are key to your project's success. Bevor Sie fortfahren, bestätigen Sie, dass Sie die folgenden Aktivitäten abgeschlossen haben:Before proceeding, confirm that you've completed the following activities:

Wenn Sie sich Zeit für die Definition ihrer Projekt Vision, ihres Bereichs, ihrer Ziele und ihrer Governance nehmen, können Sie sicherstellen, dass alle Projekt beteiligten ausgerichtet sind und auf die gleichen Endergebnisse hinarbeiten.Taking time to define your project vision, scope, goals, and governance will help ensure all project stakeholders are aligned and working toward the same end results. Dies ist besonders wichtig, da das Team der technischen Bereitschaft und das Team für die Benutzer Bereitschaft unabhängig voneinander arbeiten werden, um die jeweiligen Teile zusammenzuziehen.This is especially critical given that the technical readiness team and user readiness team will be working independently to pull their respective pieces together. Nachdem Sie diesen Abschnitt abgeschlossen haben, finden Sie im gesamten Projektinformationen dazu, um sicherzustellen, dass Sie auf dem Laufenden sind, um den gewünschten Endzustand zu erreichen.After you complete this section, refer to it throughout your project to ensure you're on track to achieve the end state you wanted. Verwenden Sie die Ziele, die Sie unten identifizieren, um Ihre Ergebnisse zu messen und bei Bedarf zu verringern.Use the goals that you identify below to measure against your outcomes, and mitigate as needed.

Ein Symbol mit Entscheidungspunkten
EntscheidungspunkteDecision points
  • Was möchten Sie mit diesem Projekt erreichen (also, warum tun Sie es)?What do you want to accomplish with this project (in other words, why are you doing it)?
  • Wie sieht der Erfolg aus?What does success look like?
  • Was sind die Risiken, und was ist Ihr Plan, um diese Risiken zu verringern?What are the risks, and what's your plan to mitigate those risks?
Ein Symbol, das die nächsten Schritte darstellt
Nächste SchritteNext steps
  • Besprechen Sie die folgenden Abschnitte mit Ihrem Projektteam und den Sponsoren.Discuss the following sections with your project team and sponsors.
  • Dokumentieren Sie Ihre Vision, ihren Umfang, ihre Ziele und Risiken für dieses Projekt.Document your vision, scope, goals, and risks for this project.
  • Überprüfen Sie Ihr Projektteam erneut, um zu bestätigen, dass Sie das richtige Team aktiviert haben.Revisit your project team to validate that you've engaged the right team.

Projekt VisionProject vision

Ihre Vision ist das "große Bild" oder der letztendliche Endzustand, der die Frage beantwortet: "Warum machen wir dieses Projekt?"Your vision is the "big picture" or eventual end-state that answers the question, "Why are we doing this project?" Eine ideale Vision bezieht sich auf die Geschäftstreiber des Unternehmens und die Benutzerwert-Add-Perspektiven, wie in den folgenden Beispielen gezeigt:An ideal vision addresses your organization's business drivers and user value-add perspectives, as shown in the following examples:

  • Organisations-Business-Treiber: die Standardisierung auf Microsoft Teams richtet sich an unsere Digital Workplace-Transformation und ermöglicht es uns, operative Effizienz zu steigern, redundante Lösungen zu eliminieren und USD5 Millionen zu sparen.Organization business driver: Standardizing on Microsoft Teams aligns with our digital workplace transformation and enables us to drive operational efficiencies, eliminate redundant solutions, and save USD5 million.
  • Benutzerwert-hinzufügen: Microsoft Teams (1) spart Zeit, indem ein einzelner Speicherort für Projektnotizen, Office-Dokumente, Teammitglieder, Unterhaltungen und Besprechungen bereitgestellt wird. (2) vereinfacht die Kommunikation mithilfe einer zentralisierten Kontaktliste und der beständigen Chat-Nachverfolgung für den schnellen Zugriff auf Ihre Unterhaltungen, und (3) lindert die Frustration, wenn Sie versuchen, die verlorene e-Mail-Anlage zu finden, indem Sie Dateien an einem zentralen Ort speichern und darauf zugreifen.User value-add: Microsoft Teams (1) saves time by providing a single location for project notes, Office docs, team members, conversations, and meetings; (2) simplifies communication by using a centralized contact list and persistent chat tracking for quick access to your conversations, and (3) alleviates the frustration of trying to find that lost email attachment by storing and accessing files in one place.

Die folgenden Diskussionspunkte sollten Sie unterstützen, um Ihre Vision zu verfeinern:Consider the following discussion points to help refine your vision:

  • Beschreibung des aktuellen GeschäftsprozessesDescription of the current business process

  • Herausforderungen beim vorhandenen GeschäftsprozessChallenges with the existing business process

  • Wie diese Herausforderungen mithilfe der Technologie bewältigt werden könnenHow technology can help overcome these challenges

  • Die erwarteten und messbaren Geschäftsergebnisse, die durch die Bewältigung dieser Herausforderungen erzielt werden könnenThe expected and measurable business outcomes if these challenges are overcome

Tipp

Identifizieren Sie Anwendungsfälle und Personas, um Ihre Projekt Vision weiter zu verfeinern.Identify use cases and personas to further refine your project vision.

ProjektumfangProject scope

Ihre Visionen können nur im Laufe der Zeit in verschiedenen Phasen verwirklicht werden.Your vision might only be realized over time, through various phases. Der Projektumfang definiert zurzeit den Fokus Ihres Projekts und dient dazu, Ihr Projektteam auf die aktuellen Aufgaben zu konzentrieren, sodass Sie Ihre langfristige Vision verwirklichen können.The project scope defines the focus of your project at this time and serves to keep your project team focused on their current tasks, enabling you to realize your long-term vision. So können Sie beispielsweise in Ihrem Bereich ein Pilotprojekt ausführen, eine bestimmte Arbeitsauslastung wie Sprach-oder Besprechungen bereitstellen oder Teams neben Skype for Business aktivieren, während Sie Ihr Upgrade über einen Zeitraum planen.For example, your scope might call for you to run a pilot, deploy a specific workload such as voice or meetings, or enable Teams alongside Skype for Business as you plan for your upgrade over time. Als Teil des Projektumfangs sollten Sie Folgendes bewerten:As part of the project scope, you should assess:

  • Die verschiedenen koexistenzarten, die für Ihre Organisation optimal sind.The various coexistence modes, and which would be optimal for your organization.
  • Die beste Möglichkeit für Skype for Business und Teams, zu koexistieren, bevor Sie zu Teams wechseln.The best way for Skype for Business and Teams to coexist before you move to Teams.
  • Ob Sie ein Pilotprojekt durchführen sollten, um die technische und Benutzer Bereitschaft in Ihrer Organisation zu überprüfen.Whether you should conduct a pilot to validate technical and user readiness in your organization.

ProjektzieleProject goals

Ihre Ziele definieren das gewünschte Ergebnis und ermöglichen es Ihnen, den Erfolg des Projekts zu messen.Your goals define the outcome you want and enable you to measure the success of the project. Ziele können als Ziele und wichtige Ergebnisse (OKRs) definiert werden, und die Measures des Projekterfolgs können als Schlüssel Erfolgsindikatoren (KSIs) definiert werden.Goals can be defined as objectives and key results (OKRs), and the measures of project success can be defined as key success indicators (KSIs). Es ist wichtig, dass Sie die vollständige Teilnahme von Projekt Beteiligten an der Definition von OKRs und KSIs erhalten, um sicherzustellen, dass Sie ein Gefühl des Eigentums empfinden und diese Erfolgskennzahlen an definierten Projektaufgaben ausrichten können.It's essential that you get full participation from project stakeholders in defining OKRs and KSIs, to help ensure they feel a sense of ownership and align these measures of success to defined project tasks. Zielsetzungen sollten eine Kombination aus technischen und nutzerorientierten erfolgen beinhalten.Goals should include a mix of technical and user-focused success.

  • OKRs enthalten die Zielsetzungen, die Sie zu Beginn des Projekts festgelegt haben, und die wichtigsten Ergebnisse, die Sie auf einer definierten Kadenz Messen (beispielsweise monatlich oder quartalsweise).OKRs contain the objectives you set at the beginning of the project and the key results you measure on a defined cadence (for example, monthly or quarterly). Wenn Sie Ihre wichtigsten Ergebnisse überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Projektergebnisse planmäßig sind, oder Probleme identifizieren und verringern, um Ihr Projekt wieder in die Spur zu bringen. OKRs werden in der Regel als "erreicht" oder "nicht erreicht" kategorisiert.By reviewing your key results, you can ensure your project deliverables are on schedule, or identify and mitigate issues to get your project back on track. OKRs are typically categorized as "achieved" or "not achieved."
  • KSIs misst die Qualität und den Erfolg der wichtigsten Ergebnisse und ergänzt die binäre Natur von OKRs, indem es gute und/oder schlechte Ergebnisse beschreibt.KSIs measure quality and success of the key results and complement the binary nature of OKRs by detailing good and/or bad results. Wenn Sie KSIs definieren, empfehlen wir, dass Sie "spezifische, messbare, beschreibbare, realistische, zeitbezogene" (Smart-) Kriterien verwenden:When defining KSIs, we recommend that you use "specific, measurable, assignable, realistic, time-related" (SMART) criteria:
    • Spezifisch: Ziel eines bestimmten Bereichs zur VerbesserungSpecific: target a specific area for improvement
    • Messbar: quantifizieren oder zumindest einen Indikator für Fortschritt vorschlagenMeasurable: quantify, or at least suggest an indicator of, progress
    • Zugeordnet: Geben Sie an, wer dies tun sollAssignable: specify who will do it
    • Realistisch: Geben Sie an, welche Ergebnisse realistischerweise erreicht werden können, wenn verfügbare Ressourcen vorhanden sind.Realistic: state what results can realistically be achieved, given available resources
    • Zeit bezogen: Geben Sie an, wann die Ergebnisse erreicht werden können.Time-related: specify when the results can be achieved

In der folgenden Tabelle sind Beispiele für OKRs und KSIs für die Anfangsphasen eines Skype for Business für Teams-Upgrade-Projekts aufgeführt.The following table shows examples of OKRs and KSIs for the initial phases of a Skype for Business to Teams upgrade project.

ZielObjective HauptergebnisKey result zu tunTo do
Pilot Teams zusammen mit Skype for Business im Modus "nur Zusammenarbeit"Pilot Teams alongside Skype for Business, in collaboration-only mode FY19Q2:500 – Benutzer Pilot durchgeführt und abgeschlossenFY19Q2: 500-user pilot conducted and completed
  • Ermitteln von PilotbenutzernIdentify pilot users
  • Erstellen eines Pilot TestplansCreate a pilot test plan
  • Aktivieren von Pilotbenutzern in TeamsEnable pilot users on Teams
  • Implementieren des PilotprojektsImplement the pilot
  • Durchführen einer Pilot Feedback UmfrageExecute a pilot feedback survey
  • Messen des Pilot ErfolgsMeasure pilot success
Erfolgreiches Ausführen des Modus "nur Zusammenarbeit" für alle Benutzer in der Organisation neben Skype for BusinessSuccessfully run collaboration-only mode for all users in the organization alongside Skype for Business
  • 60% der Skype for Business-Benutzer verwenden Teams innerhalb von 30 Tagen nach der Einführung60% of Skype for Business users are using Teams within 30 days of rollout
  • Die Benutzerzufriedenheit mit Teams ist ≥80%.User satisfaction with Teams is ≥80%
  • Entwerfen und Durchführen eines breiten Kommunikations-und SchulungsplansDesign and execute a broad communications and training plan
  • Aktivieren aller Benutzer für Teams im Modus "nur Zusammenarbeit"Enable all users for Teams in collaboration-only mode
  • Monatliche nach verfolgbare NutzungTrack usage monthly
  • Sammeln von Benutzer FeedbackGather user feedback
  • Überwachen von Netzwerkstatus/-QualitätMonitor network health/quality
  • Nach Bedarf verringernMitigate as needed
TypType Schlüssel ErfolgsindikatorKey success indicator MessmethodeHow measured ErfolgskriterienSuccess criteria BemessungszeitpunktMeasured
Netzwerk und QualitätNetwork and quality Prozentsatz schlechter Audioanrufe sollte minimal seinPercentage of poor audio calls should be minimal Dashboard für die Anrufqualität (CQD)Call Quality Dashboard (CQD) <3% von schlechten anrufen mit Teams<3% of poor calls with Teams Wöchentlich, dann monatlichWeekly, then monthly
Nutzung und SensibilisierungUsage and awareness Die Benutzeroberfläche für Chats, Besprechungen und Anrufe ist gleich oder besser als Skype for Business.The chat, meetings, and calling experience is equal to or better than Skype for Business UmfrageSurvey 80% Stimmen zu oder Stimmen stark zu80% agree or strongly agree Wöchentlich über Pilot, nach dem RolloutWeekly through pilot, post-rollout
Verwendung und AnnahmeUsage and adoption Aktive Verwendung der Lösung durch die BenutzerUsers actively use the solution Microsoft 365-Berichte oder CQDMicrosoft 365 reports or CQD 90% Teilnahme von Pilotbenutzern, besser als die aktuelle Lösung90% participation from pilot users, better than the current solution Wöchentlich, dann monatlichWeekly, then monthly
Nutzung und SchulungUsage and training Ich hatte angemessene Schulungs-und Hilferessourcen, um Teams erfolgreich zu verwenden.I had adequate training/help resources to successfully use Teams Umfrage nach dem PilotprojektPost-pilot survey 80% Stimmen zu oder Stimmen stark zu80% agree or strongly agree Post-Pilot, nach dem RolloutPost-pilot, post-rollout
BenutzerzufriedenheitUser satisfaction Ich würde anderen Teams empfehlenI would recommend Teams to others Net Promoter Score (NPS) per Post-PilotumfrageNet Promoter Score (NPS) via post-pilot survey NPS > 0NPS > 0 Post-Pilot, nach dem RolloutPost-pilot, post-rollout
Unternehmens TreiberBusiness driver KosteneinsparungenCost savings VerbindlichkeitenAccounts Payable $X Mio. Kostenaufwand in Lösungen von Drittanbietern$X million cost expenditure in third-party solutions Sechs Monate, dann ein Jahr, dann fünf Jahre nach dem RolloutSix months, then one year, then five years post-rollout

Tipp

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Projekt weiterhin auf dem laufenden ist, sollten Sie zusätzlich zu größeren, langfristigen Zielen kleinere und kurzfristige Meilensteine definieren.To help ensure your project stays on track, consider defining smaller, short-term milestones in addition to bigger, long-term goals. Dies kann Metriken enthalten, die Sie als Teil des Benutzer Pilotprojekts aufzeichnen.This can include metrics that you'll capture as part of your user pilot. Wenn Sie Ihre Zeitachse berücksichtigen, verwenden Sie die Roadmap für Microsoft 365 , wenn Sie auf Funktionen warten, die noch nicht in Teams verfügbar sind.When considering your timeline, use the Microsoft 365 Roadmap if you're waiting for features that aren't yet available in Teams.

Risiken und MinderungRisks and mitigation

Bei jedem Projekt können unvorhergesehene Ereignisse oder andere Faktoren auftreten und Ihr Projekt aus der Spur werfen. Es ist wichtig, potenzielle Risiken proaktiv zu bewerten und einen Abschwächungs Plan für die Überwindung der Probleme zu definieren, die möglicherweise auftreten, damit Ihr Projekt weiterhin ihre Ziele erreichen kann.With any project, unforeseen events or other factors can arise and throw your project off track. It's important to proactively assess potential risks and define a mitigation plan for overcoming the issues that might arise, so your project can continue toward your goals. Ein risikoregister eignet sich hervorragend für die Nachverfolgung von Projektrisiken – zusammen mit der voraussichtlichen Wahrscheinlichkeit und deren potenziellen Auswirkungen – und der Erfassung Ihres Abschwächungs Plans.A risk register is an excellent tool for tracking project risks—along with how likely they are and their potential impact—and capturing your mitigation plan. Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für ein risikoregister.The following table shows a sample risk register.

RisikoRisk WahrscheinlichkeitLikelihood AuswirkungenImpact GesamtOverall RisikominderungsplanMitigation plan
NetzwerkqualitätNetwork quality MittelMedium HochHigh HochHigh Führen Sie eine Netzwerk Planungsübung aus.Execute a network planning exercise.
Geringe BenutzerakzeptanzLow user adoption HochHigh HochHigh HochHigh Proaktives arbeiten mit Benutzern während der Pilot-und Bereitstellungsphasen; Implementieren Sie eine gezielte Sensibilisierungs-und Schulungs Kampagne, um den Wunsch zu wecken.Proactively work with users during the pilot and deployment phases; implement a targeted awareness and training campaign to create desire.

ZeitachseTimeline

Achten Sie beim Umfang der Upgrade-Reise darauf, dass Sie eine Zeitachse für wichtige Meilensteine (beispielsweise für die Aktivierung von Teams neben Skype for Business für alle Benutzer) zusätzlich zum Fertigstellungstermin einrichten.As you scope your upgrade journey, be sure to set a timeline for key milestones (for example, enabling Teams alongside Skype for Business for all users) in addition to the completion date. Eine definierte Zeitachse hilft Ihrem Projektteam, zu einem konsistenten Endstatus zu wechseln, und informiert den richtigen Arbeitszeitplan, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf dem laufenden bleibt. Betrachten Sie eine Zeitachse, die nicht zu schnell ist (wobei Aufgaben möglicherweise übersehen werden) oder zu weit entfernt (wobei Momentum möglicherweise verloren geht).A defined timeline helps your project team drive toward a consistent end state and informs the right work-back schedule, helping to ensure that your project stays on track. Consider a timeline that's not too accelerated (where tasks might be overlooked) or too distant (where momentum might be lost). Das ideale Zeitachsen Konto für:The ideal timeline accounts for:

  • Produkt Bereitschaft für Compliance-und Benutzerszenario-Anforderungen: Lesen Sie die Produkt-Roadmap , um zu ermitteln, wann Teams für Ihre Organisation bereit stehen.Product readiness for compliance and user scenario requirements: Refer to the product roadmap to gauge when Teams will be ready for your organization.
  • Upgradegruppen: Legen Sie fest, ob Sie Teams aktivieren oder Benutzer durch upgradegruppen aktualisieren möchten, was sich auf die Zeitachse der gesamten Upgrade-Reise auswirken kann.Upgrade groups: Determine whether you'll be enabling Teams or upgrading users by upgrade groups, which could affect the timeline of your overall upgrade journey.
  • Organisatorische Faktoren wie das Einfrieren von Änderungen, das Ende des Geschäftsjahres, Bereitstellungs Lebenszyklen: besprechen und berücksichtigen Sie alle internen Prozesse, die sich auf die Zeitachse des Upgrades auswirken können.Organizational factors such as change freeze, fiscal year end, deployment lifecycles: Discuss and account for any internal processes that might influence your upgrade timeline.
  • Andere Änderungen, die gleichzeitig oder ungefähr zur gleichen Zeit auftreten: ziehen Sie die Bündelung von Änderungen in Frage, oder geben Sie Sie aus, um eine positive Benutzererfahrung zu ermöglichen und die Auswirkungen auf die Produktivität zu minimieren.Other changes that are occurring at or around the same time: Consider bundling changes or spacing them out to facilitate a positive user experience and minimize any impact on productivity.
  • Resourcing: bestätigen Sie die Ressourcenzuteilung mit Ihren Projekt Beteiligten, um sicherzustellen, dass das Projektteam, das Sie zusammengeführt haben, über genügend Bandbreite verfügt, um alle erforderlichen Aufgaben auszuführen.Resourcing: Confirm resource allocation with your project stakeholders to ensure that the project team you've brought together has enough bandwidth to complete all necessary tasks.

Als Referenzpunkt wird eine Beispiel Zeitachse für die Phasen Pre-Upgrade, Upgrade und nach dem Upgrade des Upgrades pro Journeybereitgestellt, die Sie ermutigen, nach Bedarf anzupassen, um den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation gerecht zu werden.As a reference point, a sample timeline is provided for the pre-upgrade, upgrade, and post-upgrade phases of the Upgrade Pro journey, which we encourage you to adjust as needed to align with the specific needs of your organization.

Nachdem Sie die oben beschriebenen Aktivitäten abgeschlossen haben, sollten Sie über ein solides Fundament für Ihr Projekt verfügen.After you've completed the activities described above, you should have a solid foundation for your project. Fahren Sie mit den Planungsaktivitäten für technische Bereitschaft und organisatorische Bereitschaft fort.Continue with your technical readiness and organizational readiness planning activities.

Beachten Sie bitte: Skype for Business Online wird am 31. Juli 2021 eingestellt.Remember: Skype for Business Online will be retired on July 31, 2021. Ab diesem Zeitpunkt kann nicht mehr darauf zugegriffen werden, und es wird nicht mehr unterstützt.After that time, the Skype for Business Online service will no longer be accessible or supported. Um die Leistung zu maximieren und sicherzustellen, dass Ihre Organisation die richtige Zeit für das Upgrade hat, empfehlen wir Ihnen, Ihre Reise zu Microsoft Teams heute zu beginnen.To maximize benefit realization and ensure your organization has proper time to complete your upgrade, we encourage you to begin your journey to Microsoft Teams today.