Kontaktien luominen

Tapaat säännöllisesti muiden yritysten työntekijöitä, jotka voivat kehittyä liikesuhteiksi, kuten asiakassuhteeksi. Kun tällainen uusi kontakti luodaan, kontaktin korttiin on tallennettava mahdollisimman paljon tietoja, jotta yhteydenpitoa voidaan jatkaa.

Henkilö tai yritys

Voit päättää määrittää kontaktin henkilönä tai yrityksenä yleensä sen perusteella, tiedätkö yhteyshenkilön nimen kortin luontihetkellä. Se tehdään täyttämällä Tyyppi-kenttä Kontaktin kortti -sivulla. Voit ylläpitää kontaktin kortteja myös sekä yritykselle että ainakin yhdelle yrityksen työntekijälle. Tämä tehdään automaattisesti, kun täytät Yrityksen nimi -kentän Henkilö-tyypin kontaktin kortissa.

Molemmissa tyypeissä on samanlaiset toiminnot. Poikkeuksena ovat tyypin mukaan määritettävät lisätietotyyppivaihtoehdot. Voit esimerkiksi määrittää vastuualueet henkilölle ja toimialaryhmä yritykselle. Tämä ilmaistaan käyttöliittymässä himmentämällä kentät ja toiminnot, jotka eivät ole käytettävissä. Voit muuttaa Tyyppi-kentän arvoa myöhemmin. Vaihtoehtoisesti voit hallita, mitä tietoja henkilön ja henkilöön liittyvän yrityksen välillä jaetaan, Kontaktienhallinnan asetukset -sivun Periytyminen-pikavälilehdessä. Lisätietoja on kohdassa Kontaktien määrittäminen.

Kontaktin luominen manuaalisesti

  1. Valitse Lamppu, joka avaa Kerro, mitä haluat tehdä -toiminnon -kuvake, syötä Kontaktit ja valitse sitten liittyvä linkki.

  2. Valitse Uusi-toiminto.

  3. Valitse Nro-kenttään kontaktin numero.

    Jos olet määrittänyt kontakteille numerosarjan Kontaktienhallinnan asetukset-sivulla, voit lisätä seuraavan saatavilla olevan kontaktinumeron Enter-näppäimellä.

  4. Täytä jäljellä olevat kentät tarvittaessa. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

Kontaktin luominen asiakkaana, toimittajana tai pankkitilinä.

Jos sinulla on asiakkaita, toimittajia ja pankkitilejä, joille haluat luoda kontaktikortit, voit luoda kontakteja aiemmin luotujen tietojen perusteella käyttämällä Luo kontakteja -erätöinä. Kun luot kontaktin tällä tavalla, kontaktin tiedot synkronoidaan myöhemmin liittyvän asiakkaan, toimittajan tai pankkitilin tietojen kanssa. Lisätietoja on kohdassa Kontaktien synkronoiminen asiakkaiden, toimittajien ja pankkitilien kanssa.

Huomautus

Ennen aiemmin luotuihin tietoihin perustuvien kontaktien luontia asiakkaiden, toimittajien tai pankkitilien liikesuhteen koodi on määritettävä Kontaktienhallinnan asetukset -sivun Vuorovaikutukset-pikavälilehdessä. Lisätietoja on kohdassa Kontaktien määrittäminen.

  1. Valitse Lamppu, joka avaa Kerro, mitä haluat tehdä -toiminnon -kuvake, anna jokin seuraavista sen perusteella, mistä haluat luoda kontakteja, ja valitse liittyvä linkki.
    • Luo kontakteja asiakkaista
    • Luo kontakteja toimittajista
    • Luo kontakteja pankkitileistä
  2. Valitse avautuvalla pyyntösivulla Asiakas-, Toimittaja- tai Pankkitili-osa ja määritä suodattimet, jos haluat luoda kontakteja tietyistä asiakkaista, toimittajista tai pankkitileistä.
  3. Aloita yhteystietojen luominen valitsemalla OK.

Ohjelma liittää uusiin kontakteihin seuraavat kontaktinumerot numerosarjasta. Uusiin kontakteihin liitetään Kontaktienhallinnan asetukset -sivulla määritetty liikesuhde.

Vihje

Tämän voi tehdä myös toisin päin eli asiakkaan, toimittajan tai pankkitilin voi kontaktista. Lisätietoja on kohdassa Kontaktin luominen asiakkaana, toimittajana tai pankkitilinä.

Kontaktien synkronoiminen asiakkaiden, toimittajien ja pankkitilien kanssa

Jos jotkin kontakteistasi ovat myös asiakkaita, toimittajia tai pankkitilejä, voit synkronisoida kontaktin tiedot liittyvän asiakkaan, toimittajan tai pankkitilin kanssa.

Kontaktin synkronoinnista asiakkaan, toimittajan tai pankkitilin kanssa on seuraavat edut.

  • Sinun tarvitsee päivittää tiedot vain yhteen paikkaan. Jos esimerkiksi muutat kontaktin puhelinnumeroa, puhelinnumeroon päivitetään automaattisesti sama muutos kuin asiakkaalle, toimittajalle tai pankkitilille.
  • Jos olet määrittänyt numerosarjan kontakteille, kun luot asiakas-, toimittaja- tai pankkitilikortin, ohjelma luo automaattisesti kontaktikortin asiakkaalle, toimittajalle tai pankkitilille.
  • Voit luoda kontaktista myyntitarjouksia ja -tilauksia sekä ostotarjouksia ja -tilauksia.
  • Voit saada ohjelman tallentamaan vuorovaikutuksia, kun teet erilaisia toimenpiteitä (kuten tilausten tai puitetilausten tulostaminen, myynnin huoltotilauksen luominen ja sähköpostin lähettäminen).
  • Jos poistat asiakkaaseen, toimittajaan ja/tai pankkitiliin linkitetyn kontaktin, vain kontakti poistetaan. Asiakas, toimittaja tai pankkitili säilytetään.
  • Jos poistat asiakkaaseen, toimittajaan tai pankkitiliin linkitetyn kontaktin, vain kontakti säilytetään.

Huomautus

Tietyt tiedot, kuten laskutus- ja kirjaustiedot, eivät näy kontaktikortissa. Tämän vuoksi ne halutaan ehkä lisätä manuaalisesti asiakaskortille, toimittajakortille tai pankkitilikortille, kun kontakteja luodaan asiakkaina, toimittajina tai pankkitileinä.

Yleisten tietojen synkronointi liittyvien asiakkaiden, toimittajien tai pankkitilien välillä voidaan ottaa käyttöön kolmella tavalla:

Jos kontakti ja joko asiakas, toimittaja tai pankkitili ovat samassa yrityksessä, voit linkittää nämä kaksi objektia siten, että yhteiset tiedot synkronoidaan.

  1. Avaa kontakti, jonka haluat linkittää.
  2. Valitse Linkitä olemassa olevan kanssa -toiminto ja valitse sitten Asiakas, Toimittaja tai Pankki.
  3. Valitse avautuvalla sivulla linkitettävä asiakas, toimittaja tai pankkitili.
  4. Määritä Nykyiset pääkentät -kentässä kentät, jotka priorisoidaan, jos kontaktille, toimittajalle tai tilille yhteisissä kentissä esiintyy ristiriitaisia tietoja. Jos esimerkiksi myyjän koodi on erilainen kontakti- ja asiakaskortissa, voit valita toisen säilyttämisen kontaktikortissa valitsemalla Kontakti.
  5. Valitse OK-painike.

Kontaktin luominen asiakkaana, toimittajana tai pankkitilinä.

Jos yrityksellä, jolle haluat luoda kontaktin, on asiakas, toimittaja tai pankkitili, voit käyttää Luo-toimintoa. Kun luot kontaktin tällä tavalla, kontaktin tiedot synkronoidaan myöhemmin liittyvän asiakkaan, toimittajan tai pankkitilin tietojen kanssa. Lisätietoja on kohdassa Kontaktien synkronoiminen asiakkaiden, toimittajien ja pankkitilien kanssa.

Huomautus

Ennen kontaktien luontia asiakkaiden, toimittajien tai pankkitilien luontia on määritettävä liikesuhteen koodi Kontaktienhallinnan asetukset -sivun Vuorovaikutukset-pikavälilehdessä. Lisätietoja on kohdassa Kontaktien määrittäminen.

  1. Valitse Lamppu, joka avaa Kerro, mitä haluat tehdä -toiminnon -kuvake, anna Kontaktit ja valitse sitten liittyvä linkki.
  2. Valitse kontakti, jonka haluat luoda asiakkaana, toimittajana tai pankkitilinä.
  3. Valitse Luo-toiminto ja valitse sitten Asiakas, Toimittaja tai Pankki.
  4. Valitse OK-painike.

Yhteystiedot siirretään kontaktikortista uuteen asiakas-, toimittaja- tai pankkitilikorttiin. Haluat ehkä lisätä tiettyjä tietoja jokaiseen korttiin, kuten laskutus- ja maksutiedot. Lisätietoja on esimerkiksi kohdassa Uusien asiakkaiden rekisteröiminen.

Katso myös

Kontaktien hallinta
Kontaktien määrittäminen
Business Centralin käyttäminen