Dynamics 365 Salesin käyttäminen Business Centralissa

Artikkeli
10/05/2022

Jos käytät Dynamics 365 Salesia asiakassuhteissa, saat käyttöösi saumattoman integroinnin liidistä tuottoon käyttämällä Business Centralia taustatehtäviin, kuten tilausten käsittelyyn, varastonhallintaan ja talousasioihin.

Ennen kuin voit käyttää integrointiominaisuuksia, Dynamics 365 Sales-järjestelmänvalvojan on määritettävä yhteys ja käyttäjät. Lisätietoja on kohdassa Dynamics 365 Sales -integrointi.

Huomautus

Seuraavat ohjeet käsittelevät Dynamics 365 Salesin ja Business Centralin verkkoversioiden integrointiprosessia. Lisätietoja paikallisesta määrityksestä on kohdassa Paikallisen Dynamics 365 Salesin integroinnin valmistelu.

Integroimalla sovellukset voit käyttää Salesissa Business Centralin tietoja ja joissakin tapauksissa myös päinvastoin. Voit käsitellä ja synkronoida molemmille palveluille yhteisiä tietoja, kuten asiakkaita, yhteyshenkilöitä ja myyntitietoja, ja pitää tiedot ajan tasalla molemmissa palveluissa.

Esimerkiksi Dynamics 365 Sales-myyjä voi käyttää Business Central:n hinnastoja myyntitilausta luodessaan. Kun myyjä lisää nimikkeen Dynamics 365 Sales:n myyntitilausriville, hän näkee nimikkeen varastomäärän (saatavuuden) Business Central:stä.

Vastaavasti tilausten käsittelijät Business Central:ssä voivat käsitellä myyntitilauksia, jotka on siirretty automaattisesti tai manuaalisesti Dynamics 365 Sales:stä. He voivat esimerkiksi luoda ja kirjata sellaisten nimikkeiden tai resurssien myyntitilausrivejä, jotka vietiin Dynamics 365 Sales-sovelluksesta käsin lisättyinä tuotteina. Lisätietoja on kohdassa Myyntitilauksen tietojen käsitteleminen

Tärkeä

Business Central integroituu vain Dynamics 365 Salesin kanssa. Muut Dynamics 365 -sovellukset, jotka muuttavat Dynamics 365 Sales:n vakiotyönkulkua tai tietomallia (kuten Project Service Automation), voivat katkaista Business Central:n ja Dynamics 365 Sales:n integroinnin.

Tietueiden yhdistäminen

Voit valita synkronoitavat tiedot asetusten ohjatussa määrityksessä. Voit määrittää myöhemmin myös tiettyjen tietojen synkronoinnin. Tätä kutsutaan yhdistämiseksi. Voit esimerkiksi yhdistää tietyn Dynamics 365 Sales-tilin tiettyyn Business Central -asiakkaaseen. Tässä osassa käsitellään seikkoja, jotka on otettava huomioon tietueiden yhdistämisessä.

Jos haluat nähdä Dynamics 365 Sales-tilit Business Central:n asiakkaina, kaksi tietuetyyppiä on yhdistettävä. Se tehdään käyttämällä Business Centralin Asiakkaat-luettelosivun Määritä yhdistäminen -toimintoa. Määritä sitten, mitkä Business Central -asiakkaat vastaavat tiettyjä Dynamics 365 Sales-tilejä.

Voit myös luoda (ja yhdistää) Dynamics 365 Sales-tilin esimerkiksi Business Central -asiakastietueen avulla käyttämällä Dynamics 365 Salesin tilin luominen -kohtaa tai päinvastoin Asiakkaan luominen Business Central:ssä -kohtaa.

Kun määrität tietueiden välisen yhdistämisen, voit myös manuaalisesti pyytää, että nykyinen tietue, kuten asiakas, korvataan heti Salesin (tai Business Centralin) tilitiedoilla. Käytä siinä tapauksessa Synkronoi nyt -toimintoa. Synkronoi nyt -toiminto kysyy, korvataanko Sales- vai Business Central-tietueen tiedot.

Joissakin tapauksissa tietyt tietojoukot on yhdistettävä ennen muita tietojoukkoja. Seuraavassa taulukossa on lisätietoja.

Tiedot	Yhdistettävä ensin
Asiakkaat ja tilit	Myyjät on yhdistettävä Dynamics 365 Sales-käyttäjien kanssa
Nimikkeet ja resurssit	Mittayksiköiden ja Dynamics 365 Sales-yksikköryhmien yhdistäminen
Nimikkeiden ja resurssien hinnat	Asiakkaan hintaryhmien yhdistäminen Dynamics 365 Sales-hintoihin

Huomautus

Jos hinnoissa käytetään ulkomaan valuuttaa tai asiakkaat käyttävät ulkomaan valuuttaa, varmista, että valuutat yhdistetään Salesin tapahtumavaluuttoihin.

Dynamics 365 Sales:n myyntitilaukset tarvitsevat lisätietoja, kuten asiakkaita, mittayksiköitä, valuuttoja, asiakkaan hintaryhmiä, nimikkeitä ja/tai resursseja. Myyntitilausten integraatio edellyttää, että asiakkaat, mittayksikkö, asiakkaan hintaryhmät, nimikkeet ja/tai resurssit yhdistetään.

Tietueiden täysi synkronointi

Asetusten ohjatun määritysoppaan lopussa voit valita Suorita täysi synkronointi -toiminnon ja aloittaa kaikkien Business Central tietueiden synkronoinnin Dynamics 365 Sales:n liittyvien tietueiden kanssa. Valitse Täyden Dynamics 365 Sales -synkronoinnin tarkistus -sivulla Aloita-toiminto. Täysi synkronointi voi kestään jonkin aikaa, mutta voit jatkaa Business Central:n käyttöä samalla, kun synkronointi tapahtuu taustalla.

Voit tarkistaa täyden synkronoinnin yksittäisten töiden etenemisen valitsemalla Dynamics 365 Sales -sovelluksen täyden synkronoinnin tarkistus -sivulla tietueen, jonka tiedot haluat tarkistaa. Voit päivittää tilan synkronoinnin aikana päivittämällä sivun.

Saat Microsoft Dynamics 365 -yhteyden määritys -sivulla koska tahansa tietoja täydestä synkronoinnista. Voit avata siellä myös Integrointitaulukon yhdistämismääritykset -sivun, jossa on tietoja synkronoitavista Business Central in ja Salesin taulukoista.

Myyntitilauksen tietojen käsitteleminen

Salesin Dynamics 365 Salesiin lähetyt myyntitilaukset siirretään automaattisesti Business Centraliin, jos valitset Luo myyntitilaukset automaattisesti -valintaruudun Microsoft Dynamics 365 -yhteyden määrittäminen -sivulla. Vaihtoehtoisesti voi muuntaa Dynamics 365 Salesista lähetyt myyntitilaukset manuaalisesti käyttämällä Luo Business Central -sovelluksessa -toimintoa Myyntitilaukset – Dynamics 365 for Sales -sivulla. Näissä myyntitilauksissa alkuperäisen tilauksen Nimi-kenttä siirretään ja yhdisetään myyntitilauksen Ulkoisen asiakirjan numero -kenttään Business Central -sovelluksessa.

Tämä voi toimia myös, jos alkuperäinen myyntitilaus sisältää käsin lisättyjä tuotteita eli nimikkeitä tai resursseja, joita ei ole rekisteröity kumpaankaan sovellukseen. Tällöin tulee antaa Käsin lisätyn tuotteen tyyppi- ja Käsin lisätyn tuotteen numero -kentät Myynnin ja myyntisaamisten asetukset -sivulla. Tällöin ei-rekisteröityjen tuotteiden myynti yhdistetään tiettyyn nimike- tai resurssinumeroon.

Huomautus

Arvonmääritystä ei voi yhdistää nimikkeeseen tai resurssiin Business Central -ohjelmassa, joka on liitetty tuotteeseen Dynamics 365 Sales -kohteessa. Jotta kirjoittaminen olisi mahdollista, on suositeltavaa luoda nimike tai resurssi erikseen tätä tarkoitusta varten, eikä se saa olla yhteydessä tuotteeseen Dynamics 365 Sales -ohjelmassa.

Jos alkuperäisen myyntitilauksen nimikkeen kuvaus on hyvin pitkä, sitä varten Business Centralin myyntitilaukseen luodaan lisämyyntitilausrivi, jonka tyyppi on Kommentti.

Päivittää myyntitilauksen otsikkojen kentät, kuten Viimeisin toimituspvm tai Pyydetty toimituspvm. Kentät on yhdistetty MYYNTITILAUS-TILAUS-integrointitaulukon yhdistämismääritys -kohtaan. Ne synkronoidaan säännöllisesti Dynamics 365 Sales-sovellukseen. Prosessit, kuten myyntitilauksen vapauttaminen, lähettäminen ja laskuttaminen, kirjataan myyntitilauksen aikajanalle Dynamics 365 Salesissa. Lisätietoja on kohdassa Aktiviteettisyötteiden esittely. Jos haluat ottaa käyttöön Dynamics 365 Sales -ohjelman tilausten kirjauksen ja aktiviteetit, katso lisätietoja Muistiinpanot-ohjausobjektin määrittäminen mukautetun entiteetin julkaisuja koskevien tietojen käyttämiseksi Customer Engagement -dokumentaatiossa. Tämä artikkeli viittaa Customer Engagement on-premisesiin, mutta vaiheet ovat samat online-versiolle.

Huomautus

Jaksoittainen synkronointi MYYNTITILAUS-TILAUS-integrointitaulukon yhdistämismäärityksenä toimii vain, kun myyntitilauksen integrointi on otettu käyttöön. Lisätietoja on kohdassa Sales-yhteyden määritykset -sivun yhteysasetukset. Vain Dynamics 365 Sales:n lähetetyistä myyntitilauksista luodut myyntitilaukset synkronoidaan. Lisätietoja on kohdassa Myyntitilauksen käsittelyn integroinnin käyttöönotto.

Myyntitarjouksen tietojen käsitteleminen

Dynamics 365 Salesissa aktivoidut myyntitarjoukset siirretään Business Centraliin, jos valitset Käsittele myyntitarjoukset automaattisesti -valintaruudun Microsoft Dynamics 365 -yhteyden määrittäminen -sivulla. Vaihtoehtoisesti voit muuntaa Dynamics 365 Salesista aktivoidut myyntitarjoukset manuaalisesti käyttämällä Käsittele Business Central -sovelluksessa -toimintoa Myyntitarjoukset – Dynamics 365 Sales -sivulla. Näissä myyntitarjouksissa alkuperäisen tarjouksen Nimi-kenttä siirretään ja yhdistetään myyntitilauksen Ulkoisen asiakirjan numero -kenttään Business Centralissa. Myös tarjouksen Voimassaolo päättyy -kenttä siirretään ja yhdistetään myyntitarjouksen Tarjouksen voimassaolon päättymispäivä -kenttään Business Centralissa.

Myyntitarjouksia muokataan useita kertoja viimeistelyn aikana. Myyntitarjousten manuaalinen ja automaattinen käsittely Business Centralissa varmistaa, että myyntitarjousten edelliset versiot arkistoidaan ennen uusien myyntitarjousten käsittelyä Dynamics 365 Salesista.

Kun valitset Käsittely Business Centralssa tarjoukselle, jonka tila on Voitettu, myyntitilaus luodaan kohteessa Business Central vain, jos vastaava myyntitilaus on lähetetty kohteesta Dynamics 365 Sales. Muussa tapauksessa tarjous vapautetaan vain Business Central-ohjelmaan. Jos vastaava myyntitilaus lähetetään Dynamics 365 Sales-ohjelmaan myöhemmin ja myyntitilaus luodaan siitä, Tarjousnumero päivitetään myyntitilaukseen ja tarjous arkistoidaan.

Kirjattujen myyntilaskujen, asiakkaiden maksujen ja tilastojen käsitteleminen

Kun myyntitilaus on täytetty, siitä luodaan lasku. Kun myyntitilaus luodaan, kirjattu myyntilasku voidaan siirtää Dynamics 365 Sales:ään, jos Kirjattu myyntilasku -sivun Luo lasku Dynamics 365 Sales:ssä -valintaruutu on valittu. Kirjatut laskut siirretään Dynamics 365 Sales:ään Laskutettu-tilassa.

Kun asiakasmaksu vastaanotetaan myyntilaskulle sovelluksessa Business Central, myyntilaskun tilaksi muutetaan Maksettu ja Tilan syy -kentän arvoksi määritetään Osittainen, jos lasku on maksettu osittain, tai Kokonaan, jos lasku on maksettu kokonaan, kun valitset Päivitä tilin tiedot -toiminnon Business Central -asiakkaan sivulla. Päivitä tilin tiedot -toiminto päivittää myös arvot, kuten Saldo- ja Kokonaismyynti-kenttien arvot Business Central -tilin tiedot -tietoruudussa Dynamics 365 Sales -sovelluksessa. Vaihtoehtoisesti voit käyttää ajastettuja töitä, asiakastilastoja ja POSTEDSALESINV-INV-kohdetta, jos nämä prosessit suoritetaan automaattisesti taustalla.

Myyntihintojen käsitteleminen

Huomautus

Vuoden 2020 julkaisuaallossa 2 julkaisimme virtaviivaiset prosessit hintojen ja alennusten määritykseen ja hallintaan. Jos olet uusi asiakas, joka käyttää kyseistä versiota, käytät uutta käyttökokemusta. Jos olet jo asiakas, uuden käyttöokemuksen käyttö riippuu siitä, onko järjestelmänvalvoja ottanut käyttöön Uusi myyntihinnoittelukokemus -ominaisuuden päivityksen ominaisuuksien hallinnassa. Lisätietoja on kohdassa Tulevien ominaisuuksien ottaminen käyttöön etuajassa.

Prosessin viimeistelyvaiheet ovat erilaiset sen mukaan, onko järjestelmänvalvoja ottanut käyttöön uuden myyntihinnoittelukokemuksen vai ei.

Huomautus

Jos vakiohinnan synkronointi ei toimi, suosittelemme integroinnin mukautusominaisuuksien käyttämistä. Lisätietoja on kohdassa Microsoft Dataverse -palvelun avulla integroimisen mukauttaminen.

Nykyinen kokemus
Uusi kokemus

Nykyisessä hinnoittelukokemuksessa Business Central synkronoi myyntihinnan, joka:

Kohdistetaan kaikkiin asiakkaisiin. Oletusmyyntihinnastot luodaan nimikkeiden Nimikekortti-sivun Yksikköhinta-kentän hinnan mukaan.
Kohdista tiettyyn asiakkaan hintaryhmään. Esimerkiksi vähittäismyynti-tai tukkuasiakkaiden myyntihinnat. Voit synkronoida hinnat asiakkaan hintaryhmän perusteella seuraavasti:
1. Yhdistä nimikkeet, joiden hinnat asiakkaan hintaryhmä määrittää.
2. Yhdistä asiakkaan hintaryhmä Asiakkaan hintaryhmät-sivulla valitsemalla Liittyvät, sitten Dynamics 365 Sales, Yhdistäminen ja lopuksi Määritä yhdistäminen. Yhdistäminen luo aktiivisen hinnaston tuotteelle Business Central samalla nimellä kuin asiakkaan hintaryhmä tuotteella Dynamics 365 Sales. Kaikki ne nimikkeet synkronoidaan automaattisesti, joiden asiakkaan hintaryhmä määrittää hinnan.