Toimittajan laskujen yleiskatsaus

  • Artikkeli

Tärkeä

Jotkin tai kaikki tässä artikkelissa mainitut toiminnot tulevat saataville esiversiojulkaisun osana. Sisältö ja toiminnot voivat muuttua. Lisätietoja ennakkojulkaisusta on kohdassa Palvelupäivitysten saatavuus.

Tässä artikkelissa on yleistietoja toimittajan laskuista. Toimittajan laskut ovat tuotteiden ja palveluiden maksupyyntöjä. Toimittajan laskut voivat koskea juoksevia palveluita tai ne voivat perustua tiettyjen nimikkeiden ja palveluiden ostotilauksiin.

Toimittajan laskut

Ostotilauksesta peräisin oleva toimittajan lasku luodaan, kun tuotteet tai palvelut on vastaanotettu toimittajalle tehdyn ostotilauksen mukaisesti. Toimittajan lasku sisältää otsikon ja yhden tai useamman rivin nimikkeille tai palveluille. Toimittajan lasku päättää ketjun, joka kulkee ostotilauksesta tuotteen vastaanoton kautta toimittajan laskuun.

Vaikka toimittajan laskut liittyvät ostotilauksiin, toimittajan laskussa voi olla rivejä, jotka eivät vastaa ostotilauksen rivejä. Voit myös luoda toimittajan laskuja, joita ei ole liitetty mihinkään ostotilaukseen. Nämä toimittajan laskut voivat edustaa jatkuvia palveluita, kuten sähkölaskua. Kun lisäät jatkuvan palvelun, sinun ei tarvitse viitata ostotilaukseen.

Toimittajan laskun voi kirjata monella tavalla:

  • Voit kirjata toimittajan laskurekisterissä nopeasti laskut, joista ei ole viittausta ostotilaukseen, jotta voit jaksottaa kulun. Toimittajalaskujen hyväksynnän kirjauskansiossa voit puolestaan valita kyseiset laskut ja kirjata ne toimittajan saldoon palauttamaan jaksotus.
  • Voit kirjata toimittajan laskukirjauskansiossa laskut, joissa ei ole viittausta ostotilaukseen, yhdellä vaiheella.
  • Toimittajalaskupooli yhdessä toimittajan laskurekisterin kanssa käytettynä mahdollistaa laskujen nopean kirjaaminen kulun jaksottamiseksi. Voit kirjata laskun kulutilille avaamalla liittyvät ostotilaukset myöhemmin.
  • Voit luoda Avoimet toimittajan laskut- ja Odottavat toimittajan laskut -sivuilla toimittajan laskut vahvistetuista ostotilauksista.
  • Invoice Capture -ratkaisu luo automaattisesti toimittajan laskuja digitaalisten laskujen kuvista. Lisätietoja on kohdassa Invoice Capture.

Seuraavissa osissa on lisätietoja tavoista, joilla voit luoda Avoimet toimittajan laskut- tai Odottavat toimittajan laskut-sivulla toimittajan laskun ostotilauksesta.

Laskurivin määrien merkitys

Kun avaat toimittajan laskun liittyvästä ostotilauksesta, järjestelmä luo laskurivit ostotilauksesta. Järjestelmä noutaa määrät oletusarvoisesti tuotteen vastaanotosta. Voit kuitenkin mitä tahansa seuraavista oletustoiminnoista:

  • Vastaanottomäärä nyt – Käytä tätä vaihtoehtoa osatoimituksissa. Määritetään oletusarvo Määrä-kentässä ostotilauksen Ota vastaan nyt -kentässä määritetystä määrästä.
  • Tilattu määrä – Käytä täydellisissä toimituksissa tätä vaihtoehtoa. Määritetään oletusarvo Määrä-kentässä ostotilauksen Tilattu -kentässä määritetystä määrästä.
  • Rekisteröity määrä – Käytä tätä vaihtoehtoa, jos nimike on rekisteröitävä Ota vastaan nyt-sivun määritysten mukaisesti. Määrä-kentän oletusarvo on fyysinen päivitetty määrä, joka on rekisteröity.
  • Tuotteen vastaanottomäärä – Käytä tätä vaihtoehtoa, jos tilaukseen on jo vastaanotettu tuotteen vastaanotto. Määrä-kentän oletusarvo on käytettävissä olevien tuotteen vastaanottojen kokonaismäärä.
  • Rekisteröity määrä ja rekisteröidyt palvelut – Käytä tätä vaihtoehtoa, jos määrä on rekisteröity varastoitavien nimikkeiden tai ei-varastoitavien nimikkeiden saapumisen kirjauskansioihin. Tämä vaihtoehto sisältää myös palveluja, riippumatta siitä, onko niitä rekisteröity.

Jos yritys käyttää laskujen täsmäytystä, voit tarkastella määrän täsmäytyksen tuloksia Tuotteen vastaanoton määrän vastaavuus -sarakkeessa. Voit tarkastella määrän täsmäytyksen tuloksia myös käyttämällä toimintoruudun Tarkista-välilehden Täsmäytyksen tiedot -painiketta.

Ostotilauksesta puuttuvan rivin lisääminen

Voit lisätä toimittajan laskuun sellaisen rivin, jota ei ole ostotilauksessa. Valitse nimiketunnus tai hankintaluokka. Voit sitten lisätä riville määrät, hinnat ja summat. Rivi sisällytetään vain laskusummien täsmäytyskäytäntöihin.

Toimittajan laskun lähettäminen tarkistettavaksi

Organisaatiosi saattaa hallita toimittajan laskujen tarkistusprosessia työnkulkujen avulla. Työnkulun tarkistusta voidaan edellyttää laskun ylätunnisteeseen, laskuriviin tai molempiin. Työnkulun ohjausobjekteja käytetään otsikkoon tai riviin sen perusteella, missä kohdistus on, kun valitset ohjausobjektin. Kirjaa-painikkeen sijaan Lähetä-painike lähettää toimittajan laskun tarkistusprosessiin.

Estetään laskua lähtemästä työnkulkuun

Seuraavilla tavoilla voi estää laskua lähtemästä työnkulkuun.

  • Laskun kokonaissumma ja rekisteröity kokonaissumma eivät ole samat. Laskun lähettänyt käyttäjä saa hälytyksen, jonka mukaan yhteissummat eivät ole yhtä suuret. Tämä hälytys tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden korjata saldot ennen kuin hän lähettää laskun uudelleen työnkulkujärjestelmän. Tämä ominaisuus on käytettävissä, jos Ominaisuuksien hallinta -sivulla oleva Estä lähetys työnkulkuun, kun laskun summa ja rekisteröity laskun summa eivät ole samat -parametri ja Ostoreskontran parametrit -sivulla oleva Työnkulkuasetus tilanteisiin, joissa laskun summa ja rekisteröity loppusumma eivät ole samat -parametri ovat käytössä.
  • Lasku sisältää kohdistamattomia kuluja. Laskun lähettänyt käyttäjä saa hälytyksen, jonka mukaan laskulla on kohdistamattomia kuluja. Näin käyttäjä voi korjata laskun ennen sen lähettämistä uudelleen työnkulkujärjestelmään. Tämä ominaisuus on käytettävissä, jos Ominaisuuksien hallinta -sivulla oleva Estä lähetys työnkulkuun, kun toimittajan laskussa on kohdistamattomia kuluja -parametri ja Ostoreskontran parametrit -sivulla oleva Työnkulkuasetus tilanteisiin, joissa on kohdistamattomia kuluja -parametri ovat käytössä.
  • Lasku sisältää saman laskunumeron kuin toinen kirjattu lasku. Laskun lähettänyt käyttäjä saa hälytyksen, jonka mukaan löydettiin lasku, jolla on sama numero kuin toisella laskulla. Käyttäjä voi korjata identtisen numeron ennen kuin lähettää laskun uudelleen työnkulkujärjestelmään. Tämä hälytys näytetään, jos Ostoreskontra-sivun Tarkista käytetty laskun numero -parametrin arvoksi on määritetty Hylkää kopio. Tämä toiminto on käytettävissä, jos Estä lähetys työnkulkuun, jos laskunumero on jo olemassa kirjatussa laskussa ja järjestelmää ei ole määritetty hyväksymään laskunumeroiden kaksoiskappaleita -parametri Toimintojen hallinta -sivulla on otettu käyttöön.
  • Lasku sisältää rivin, jonka laskun määrä on pienempi kuin täsmäytetty tuotteen vastaanottomäärä. Käyttäjä, joka lähettää laskun tai yrittää kirjata sen, saa sanoman, jonka mukaan määrät eivät täsmää. Tämä sanoma tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden korjata arvot ennen kuin hän lähettää laskun uudelleen työnkulkujärjestelmän. Tämä ominaisuus on käytettävissä, jos Ominaisuuksien hallinta -sivulla oleva Estä toimittajan laskujen kirjaaminen ja lähettäminen työnkulkuun -parametri ja Ostoreskontran parametrit -sivulla oleva Estä kirjaaminen ja lähettäminen työnkulkuun -parametri ovat käytössä.

Toimittajan laskujen täsmäytys tuotteen vastaanottoihin

Voit syöttää ja tallentaa toimittajalaskujen tietoja, ja voit täsmäyttää laskurivit tuotteen vastaanottoriveihin. Voit täsmäyttää riville myös osan määristä.

Voit luoda toimittajan laskun, joka perustuu tuotteen vastaanoton rivinimikkeisiin, jotka on tähän päivään mennessä vastaanotettu, vaikka kaikkia tietyn ostotilauksen nimikkeitä ei olisikaan vielä vastaanotettu. Voit esimerkiksi käyttää tätä vaihtoehtoa, jos toimittaja lähettää kuukaudessa yhden laskun, joka sisältää kaikki sen kuukauden aikana lähettämät toimitukset. Jokainen tuotteen vastaanotto edustaa ostotilauksen nimikkeiden osatoimitusta tai täydellistä toimitusta.

Kun lasku on työnkulussa, hyväksyjä voi päivittää laskujen määrät niin, että ne vastaavat Kohdistettava tuotteen vastaanoton määrä -kentän arvoa. Voit tehdä tämän valitsemalla Päivitä laskun määrät vastaamaan tuotteiden vastaanottomääriä työnkulussa -toiminnon Ominaisuuden hallinta -työtilassa ja valitsemalla Ota käyttöön. Jos työnkulkuprosessin hyväksyjä on poistanut kaikki vastaavuudet laskuriviltä kaikista tuotevastaanottoista, laskurivi poistetaan. Kun tämä toiminto ei ole käytössä, työnkulun laskujen määriä ei päivitetä.

Kun kirjaat laskun, jokaisen nimikkeen Laskuttamatta-määrä päivitetään valittujen tuotteen vastaanottojen kokonaismäärän mukaiseksi. Jos ostotilauksen kaikkien nimikkeiden Laskuttamatta-määrä ja Jäljellä oleva määrä on 0 (nolla), ostotilauksen tilaksi muutetaan Laskutettu. Jos Laskuttamatta-määrä ei ole 0, ostotilauksen tilaa ei muuteta ja siihen voi lisätä laskuja.

Tässä vaihtoehdossa oletetaan, että vähintään yksi tuotteen vastaanotto on kirjattu ostotilaukseen. Toimittajalasku perustuu näiden tuotteiden vastaanottoihin ja vastaa niiden määriä. Laskun kirjanpitotiedot perustuvat tietoihin, jotka syötettiin laskujen kirjauksen yhteydessä.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Toimittajan laskun kirjaaminen ja täsmäyttäminen vastaanotettuihin määriin

Toimittajan laskun työnkulun automaattisen tehtävän määrittäminen toimittajan laskun kirjaamiseksi erätyön avulla

Voit lisätä automaattisen kirjaustehtävän toimittajan laskun työnkulkuun niin, että laskut käsitellään eränä. Kun laskut kirjataan eränä, työnkulkuprosessi jatkaa. Se ei odota, että kirjaaminen on tehty. Tämä parantaa kaikkien työnkulkuun lähetettävien tehtävien yleistä suorituskykyä.

Jos haluat kirjata toimittajan laskun eränä, ota käyttöön Toimintojen hallinta -sivulla Toimittajan laskun erän kirjaus -parametri. Toimittajan laskun työnkulut määritetään siirtymällä kohtaan Ostoreskontra > Asetukset > Ostoreskontran työnkulut.

Voit nähdä Kirjaa toimittajan lasku erän avulla -tehtävän työnkulun editorissa siitä huolimatta, onko toiminnon Toimittajan laskun erän kirjaus -parametri käytössä vai ei. Kun toiminnon parametria ei ole otettu käyttöön, Kirjaa toimittajan lasku käyttämällä erätehtävää -parametrin sisältävää laskua ei käsitellä työnkulussa, jos parametri ei ole käytössä. Kirjaa toimittajan lasku erän avulla -tehtävää ei voi käyttää samassa työnkulussa kuin automaattista Kirjaa toimittajan laskut -tehtävää. Lisäksi Kirjaa toimittajan lasku erän avulla -tehtävän tulisi olla työnkulun kokoonpanon viimeinen elementti.

Voit määrittää erään sisällytettävien laskujen määrän ja odotusajan tunteina. Tämän jälkeen erä ajoitetaan uudelleen siirtymällä kohtaan Ostoreskontra > Asetukset > Ostoreskontran parametrit > Lasku > Laskun työnkulku.

Useita laskujen käsittely

Voit käsitellä useita laskuja samaan aikaan ja kirjata ne kaikki samaan aikaan. Jos sinun on luotava useita laskuja, käytä Odottavat toimittajan laskut -sivua. Jos sinun on kirjattava ja tulostettava useita toimittaja laskuja, käytä Laskujen hyväksymiskirjauskansiota. Jos käytät laskun hyväksynnän kirjauskansiota, ostotilaukselle on oltava kirjattuna ainakin yksi tuotteen vastaanotto ja että ostotilauksen laskun on oltava kirjattuna laskurekisteriin. Laskun kirjanpitotiedot ovat peräisin laskusta, joka on kirjattu rekisteriin.

Palauta toimittajalaskut, joita käytetään

Toimittajalaskua käytettäessä sitä ei voi muokata toiselle käyttäjälle. Laskun tila voi toisinaan tarkoittaa, että lasku on käytössä, vaikka sitä ei ole aktiivisesti muokattu. Sovellus on esimerkiksi saattanut lakata vastaamasta laskun muokkaamisen aikana, tai käyttäjä on saattanut jättää tahattomasti laskun auki sovelluksessa.

Voit käyttää Palauta toimittajalaskut -sivua palauttaaksesi tai vapauttaaksesi toimittajalaskut, jotka ovat olleet käytössä yli 4 tuntia, jotta niitä voidaan muokata. Voit avata sivun Kausittainen tehtävä -valikosta tai -ruudusta Laskun toimittajatapahtuma-työtilassa. Kun lasku on palautettu, se on käytettävissä muokkaamista varten Toimittajalasku-sivulla.

Saat käyttöösi Palauttaa toimittajalaskut -sivun vain, jos Palauta käytössä olevat toimittajalaskut -suojausvelvollisuudet ja oikeudet on määritetty itsellesi. Lisäksi Salli toimittajalaskun palautus -parametri Ostoreskontran parametrit -sivulla on otettu käyttöön.

Toimittajan laskurivien oletusarvoinen taloushallinnon dimensio

Ostotilauksiin yhdistettyjen toimittajan laskujen osalta oletusarvoinen taloushallinnon dimensio johdetaan vastaavien ostotilausten riveistä. 

Niiden toimittajan laskujen osalta, joita ei ole yhdistetty ostotilaukseen, oletusarvoinen taloushallinnon dimensio yhdistää dimensiolinkistä, laskun ylätunnisteesta ja nimikkeestä.  Jos dimensiolinkissä, laskun ylätunnisteessa ja nimikkeessä on määritetty sama dimensio, laskurivin dimensio noudattaa ensisijaisuusjärjestystä dimensiolinkki > laskun ylätunniste > nimike

Työn kulun tilan nollaaminen toimittajan laskuja varten laskusta, jota ei voi palauttaa luonnokseksi

Peruuttamattoman virheen vuoksi pysäytetyn työnkulun esiintymän työnkulun tila on peruuttamaton. Kun toimittajan laskun työnkulun tila on Peruuttamaton, voit palauttaa sen Luonnos-tilaan valitsemalla Peruuta. Voit sitten muokata toimittajan laskua. Tämä toiminto on käytettävissä, jos Työnkulun tilan nollaaminen toimittajan laskuja varten laskusta, jota ei voi palauttaa luonnokseksi -parametri Toimintojen hallinta -sivulla on käytössä.

Voit palauttaa työnkulun tilaksi Luonnos käyttämällä Työnkulkuhistoria-sivua. Voit avata tämän sivun Toimittajan lasku -kohdasta tai kohdasta Yhteiset > Kyselee> Työnkulku. Voit nollata työn kulun tilaksi Luonnosvalitsemalla Peruuta. Voit myös nollata työn kulun tilaksi Luonnos valitsemalla Peruuta-toiminnon Toimittajan lasku- tai Odottavat toimittajan laskut -sivulla. Kun työnkulun tila palautetaan luonnos-tilaan, se on muokattavissa toimittajan lasku -sivulla.

Odottavat toimittajan laskut -sivun laskun kokonaissumman tarkasteleminen

Voit tarkastella laskujen kokonaismäärää Odottavat toimittajan laskut -sivulla ottamalla käyttöön Näytä laskun loppusumma odottavien toimittajalaskujen luettelossa -parametrin Ostoreskontran parametrit -sivulla.

Toimittajan avointen tapahtumien raportti

Toimittajan avoimet tapahtumat -raportti antaa yksityiskohtaisia tietoja kunkin toimittajan avoimista tapahtumista kulloinkin määritetyn päivän tilanteen mukaan. Tätä raporttia käytetään usein tarkastusmenettelyn aikana toimittajan kirjaustapahtumien ja kirjanpidon tilitapahtumien välisen tasapainon tarkistamisessa.

Raportti sisältää seuraavat tiedot kunkin tapahtuman osalta:

  • Laskun numero
  • Tapahtuman päivämäärä
  • Tositenumero
  • Tapahtuman summa tapahtumavaluutassa ja kirjanpitovaluutassa
  • Maksettavien saldo tapahtumavaluutassa ja kirjanpitovaluutassa
  • Saatavien saldo tapahtumavaluutassa ja kirjanpitovaluutassa
  • Välisumma kirjanpitovaluutassa
  • Maksun eräpäivä

Raportin tietojen suodattaminen

Kun luot Toimittajan avoimet tapahtumat -raportin, seuraavat oletusparametrit ovat käytettävissä. Voit käyttää niitä suodattamaan raporttiin sisältyvät tiedot.

  • Jätä tuleva tilitys pois – Valitse tämä valintaruutu, jos haluat jättää pois tapatumat, jotka tilitetään Avoimet tapahtumat päivänä -kenttään syötetyn päivämäärän jälkeen.
  • Avoimet tapahtumat päivänä – Anna päivämäärä, jotta kyseisenä päivänä avoimina olevat tapahtumat sisällytetään. Jos et syötä päivämäärää, tämän kentän arvoksi määritetään enimmäispäivämäärä. (Enimmäispäivämäärä on myöhäisin järjestelmän hyväksymä päivämäärä, eli 31. joulukuuta 2154.) Tämän kentän arvoksi määritetään oletusarvoisesti siihen viimeksi syötetty päivämäärä, kun raportti suoritetaan seuraavan kerran.

Voit rajoittaa raporttiin sisällytettäviä siirtotietoja edelleen Sisällytettävä tietue -kentän suodattimien avulla.

Lisäresurssit