Liiketoimintaprosessin optimointi

Nyt kun olet tarkistanut koko liiketoimintaprosessin, haasta itsesi optimoimaan se. Prosessin virtaviivaistaminen ehkäisee sen, että liian monet vaiheet saavat työntekijät tuntemaan itsensä ylityöllistetyiksi tai hämmentyneiksi.

Joitakin hyödyllisiä tapoja lähestyä prosessin optimointia:

  • Aloita tavoitteesta. Määritä tavoitteet, jotka haluat saavuttaa liiketoimintaprosessilla. Näiden päämäärien pitäisi tarjota yleinen näkemys toiveistasi tulevaa prosessia varten.

  • Mieti, voidaanko jotakin suorittaa tehokkaammin, edullisemmin tai laadukkaammin.

  • Voit etsiä suorituskykyilmaisimia, jotka määrittävät, mikä toimii hyvin ja mitä on parannettava.

  • Ota askel taaksepäin ja hanki palautetta jakamalla prosessiasiakirjan ryhmäsi kanssa.

  • Jakamalla prosessiasiakirjan esimiesten kanssa saat korkeamman tason perspektiivin ja voit osoittaa läpinäkyvästi vastuun jokaiselle prosessin vaiheelle.

  • Tarkastele prosessia sen käyttäjän tai asiakkaan näkökulmasta, joka voi hyötyä prosessista, ja mieti, miten voit parantaa heidän kokemustaan ja yleistä tyytyväisyyttä.

Tärkeitä kysymyksiä:

  • Onko mahdollista poistaa prosessista jäljellä olevia aktiviteetteja tehokkuuden tai laadun parantamiseksi tai kustannusten vähentämiseksi?

  • Jos poistettu aktiviteetti on tärkeä koko yritykselle, onko mahdollista käsitellä se eri liiketoimintaprosessissa?

  • Onko mahdollista parantaa vaihetta, jotta tavoitteesi saavutettaisiin paremmalla tavalla?

  • Onko mahdollista järjestellä vaiheita uudelleen?

  • Voiko vaiheita yhdistää?

  • Voiko tämän prosessin vaiheita suorittaa samanaikaisesti?

  • Voitko vähentää prosessin suorittamiseen tarvittavaa henkilömäärää?

  • Voitko muuttaa sitä, miten seuraavalle prosessin henkilölle ilmoitetaan, jotta he voisivat vastata nopeammin?

  • Onko prosessissa jotain, jota olisi mahdollista automatisoida enemmän? Kuten:

    • Tietojen sieppaaminen automaattisesti verrattuna manuaaliseen syöttöön

    • Päätösten automatisointi tietojen perusteella

    • Toteutettujen aktiviteettien automatisointi

    • Ihmisen huomion korvaaminen tekoälyllä

Esimerkki: kuluraportin prosessin optimointi

Tarkastelimme nykyistä kuluprosessia ja löysimme joitakin selviä parannuksia, joiden avulla:

  • Voidaan siirtyä täysin paperittomaan prosessiin. (Havaitsimme myös säästöt ja ympäristövaikutukset projektin etuina.)

  • Tee kaikki mahdolliset vaatimustenmukaisuustarkistukset, ennen kuin raportti on mahdollista lähettää hyväksyttäväksi. (Vähentää merkittävästi uudelleenkäsittelyä ja päästä päähän -aikaa.)

  • Hae ja lisää kirjanpitokoodit automaattisesti, kun kuluraportti lähetetään.

  • Anna kirjanpidon siirtää hyväksytyt kulut talousjärjestelmään syöttämättä mitään tietoja uudelleen.

  • Luo vikoittaiset kuluraportit automaattisesti digitaalisista tiedoista.

Charlotte harkitsee uusia tapoja optimoida budjetin tarkistusprosessia. Rebecca tutkii sitä, miten puolivuosittainen seuranta voitaisiin optimoida tekoälyjärjestelmän avulla.

Ehdotettu optimoituprosessimme näyttää seuraavalta.

Optimoitu liiketoimintaprosessin vuokaavio, joka poistaa kirjanpitoprosessin ylimääräiset vaiheet, kuten on kuvattu artikkelissa