Fondamentaux pour les concepteurs dans le service Power BI

L’objectif de cet article est de vous orienter vers le service Power BI : ses différents éléments, comment ils fonctionnent ensemble et comment vous pouvez les utiliser. Vous en tirerez plus profit si vous êtes déjà inscrit au service Power BI et que vous avez ajouté des données. En tant que concepteur, votre workflow typique consiste à créer des rapports en premier lieu dans Power BI Desktop. Vous les publiez ensuite sur le service Power BI, où vous pouvez toujours les modifier. Vous créez aussi les tableaux de bord en fonction de vos rapports dans le service Power BI.

Pour cet article, si vous ne disposez pas encore de vos propres rapports, essayez d’installer un de vos échantillons Power BI.

Diagramme montrant une capture d’écran de l’écran d’accueil du service Power BI dans un navigateur avec les zones numérotées listées ci-dessous.

Lorsque vous ouvrez le service Power BI dans un navigateur, vous êtes amené à l’écran Accueil. Voici les éléments que vous pouvez voir :

  1. Volet de navigation
  2. Lanceur d’applications Microsoft 365
  3. bouton Accueil de Power BI
  4. Boutons d’icône, notamment paramètres, aide et commentaires
  5. Zone de recherche
  6. Tableaux de bord favoris que vous utilisez le plus
  7. Tableaux de bord, rapports et espaces de travail favoris et fréquents
  8. Rapports créés par la Communauté Power BI, sélectionnés par l’équipe Power BI

Vous et les utilisateurs finaux de vos rapports et de vos tableaux de bord démarrez au même point dans le service Power BI depuis un navigateur.

Nous étudierons ces fonctionnalités ultérieurement, mais passons tout d’abord en revue quelques concepts propres à Power BI. Vous pouvez également visionner cette vidéo d’abord. Dans cette vidéo, Will passe en revue les concepts de base et propose une visite guidée du service Power BI.

Notes

Cette vidéo peut utiliser des versions antérieures de Power BI Desktop ou le service Power BI.

Concepts Power BI

Les cinq principaux blocs de construction de Power BI sont les : tableaux de bord, rapports, classeurs, jeux de données et dataflows. Ils sont tous organisés en espaces de travail et ils sont créés sur des capacités. Il est important de bien comprendre les capacités et espaces de travail avant d’étudier les cinq principaux blocs de construction. Nous allons donc commencer par cela.

Capacités

Les capacités sont un concept fondamental de Power BI ; elles représentent un ensemble de ressources (stockage, processeur et mémoire) utilisées pour héberger et distribuer du contenu Power BI. Les capacités sont partagées ou réservées. Une capacité partagée l’est avec d’autres clients Microsoft, tandis qu’une capacité réservée l’est pour un seul client. Les capacités réservées nécessitent un abonnement et sont décrites en détail dans l’article Gestion des capacités Premium.

Par défaut, les espaces de travail sont créés sur une capacité partagée. Dans une capacité partagée, les charges de travail s’exécutent sur des ressources de calcul partagées avec d’autres clients. Étant donné que la capacité doit partager des ressources, des restrictions sont imposées pour s’assurer d’une « utilisation juste », par exemple avec la taille de modèle maximale (1 Go) et une fréquence d’actualisation quotidienne maximale (huit fois par jour).

Espaces de travail

Les espaces de travail sont créés sur des capacités. Les espaces de travail sont des conteneurs pour les tableaux de bord, rapports, classeurs, jeux de données et dataflows dans Power BI.

Il existe deux types d’espaces de travail : Mon espace de travail et les espaces de travail.

  • Mon espace de travail est l’espace de travail personnel qui permet à un client Power BI de travailler avec son propre contenu. Vous êtes le seul utilisateur à avoir accès à Mon espace de travail. Vous pouvez partager des tableaux de bord et des rapports à partir de votre espace Mon espace de travail. Pour collaborer sur des tableaux de bord et des rapports ou créer une application, vous devez travailler dans un espace de travail.

  • Les espaces de travail permettent de collaborer et de partager du contenu avec vos collègues. Vous pouvez ajouter des collègues à vos espaces de travail et collaborer sur des tableaux de bord, rapports, classeurs et jeux de données. À une exception près, chaque membre de l’espace de travail a besoin d’une licence Power BI Pro ou Premium par utilisateur. En savoir plus sur les nouveaux espaces de travail.

    Les espaces de travail sont également là où vous créez, publiez et gérez des applications pour votre organisation. Considérez les espaces de travail comme des zones intermédiaires et des conteneurs pour le contenu d’une application Power BI. Qu’est-ce qu’une application ? Il s’agit d’une collection de tableaux de bord et de rapports destinés à fournir des mesures clés aux consommateurs de Power BI pour votre organisation. Les applications sont interactives mais les consommateurs ne peuvent pas les modifier. Les consommateurs des applications, les collègues qui ont accès aux applications, ne doivent pas nécessairement avoir des licences Premium par utilisateur.

Pour en savoir plus sur le partage en général, commencez par Méthodes pour partager votre travail via des tableaux de bord.

Étudions maintenant les cinq blocs de construction de Power BI.

Dataflows

Un dataflow aide les organisations à unifier les données à partir de sources disparates. Ils sont facultatifs et sont souvent utilisés dans des projets complexes ou de plus grande taille. Elles représentent les données préparées et prédéfinies pour une utilisation par des jeux de données. Les dataflows sont exposés dans Power BI Desktop avec un connecteur dédié pour activer la création de rapports. Quand vous vous connectez à un dataflow, votre jeu de données peut utiliser les données et la logique métier précédemment préparées, en promouvant une seule source de vérité et de réutilisabilité des données. Ils tirent parti de la collection complète de connecteurs de données Microsoft, ce qui permet l’ingestion de données à partir de sources de données locales et basées sur le cloud.

Les dataflows sont créés et gérés uniquement dans des espaces de travail (mais pas dans mon espace de travail) et ils sont stockés sous forme d’entités dans le modèle de données commun (CDM) de Azure Data Lake Storage Gen2. Ils sont généralement planifiés pour s’actualiser sur une base récurrente et stocker les données à jour. Ils sont idéaux pour la préparation des données à utiliser (et la réutilisation potentielle) par vos jeux de données. Pour plus d’informations, consultez l’article Préparation des données en libre-service dans Power BI.

Vous ne pouvez pas avoir de tableaux de bord ni de rapports sans données (vous pouvez par contre avoir des tableaux de bord et des rapports vides, mais ils ne sont pas utiles tant qu’ils ne contiennent pas de données). Pour commencer, intéressons-nous aux jeux de données.

Jeux de données

Un jeu de données est une collection de données que vous importez ou auxquelles vous vous connectez. Power BI vous permet de vous connecter à toutes sortes de jeux de données regroupés au même endroit et de les importer dans un même emplacement. Les jeux de données peuvent également fournir des données provenant de dataflows.

Les jeux de données associés aux espaces de travail et un même jeu de données peuvent faire partie de nombreux espaces de travail. Quand vous ouvrez un espace de travail, les jeux de données associés sont répertoriés sous l’onglet Jeux de données. Chaque jeu de données répertorié est une source de données disponible pour un ou plusieurs rapports. Le jeu de données peut contenir des données provenant d’une ou de plusieurs sources. Par exemple un classeur Excel sur OneDrive, un jeu de données tabulaire SSAS local ou un jeu de données Salesforce. Il existe de nombreuses sources de données différentes prises en charge et nous en ajoutons de nouvelles en permanence. Consultez la liste des types de jeux de données que vous pouvez utiliser avec Power BI.

Dans l’exemple ci-dessous, j’ai sélectionné Mon espace de travail, puis l’onglet Jeux de données + dataflows.

Capture d’écran de Power BI montrant l’exemple d’espace de travail avec des jeux de données sélectionnés.

UN jeu de données…

  • peut être utilisé plusieurs fois dans un ou plusieurs espaces de travail ;

  • peut être utilisé dans de nombreux rapports.

  • peut comprendre différentes visualisations, et ces visualisations peuvent être affichées dans de nombreux tableaux de bord différents.

    Diagramme montrant les relations des jeux de données avec le rapport et le tableau de bord.

Pour vous connecter à un jeu de données ou en importer un, sélectionnez Obtenir des données au bas du volet de navigation. Suivez les instructions permettant de vous connecter à la source spécifique ou de l’importer et d’ajouter le jeu de données à l’espace de travail actif. Les nouveaux jeux de données sont signalés par un astérisque jaune. Le travail que vous effectuez dans Power BI ne modifie pas le jeu de données sous-jacent.

Les jeux de données ajoutés par un membre de cet espace de travail sont accessibles pour les autres membres de l’espace de travail avec un rôle administrateur, membre ou contributeur.

Les jeux de données peuvent être actualisés, renommés, explorés et supprimés. Utilisez un jeu de données pour créer un rapport à partir de zéro ou en exécutant Informations rapides. Pour afficher les rapports et les tableaux de bord qui utilisent déjà un jeu de données, sélectionnez Afficher les éléments associés. Pour explorer un jeu de données, sélectionnez-le. En agissant ainsi, vous ouvrez le jeu de données dans l’éditeur de rapport, ce qui vous permet de vous pencher concrètement sur les données en créant des visualisations.

Intéressons-nous à présent à la rubrique suivante : les rapports.

Aller plus loin

Rapports

Un rapport Power BI correspond à une ou plusieurs pages de visualisations comme des graphiques en courbes, des cartes et des treemaps. Les visualisations sont également appelées visuels. Toutes les visualisations dans un rapport proviennent d’un seul jeu de données. Vous pouvez créer des rapports de toute pièce dans Power BI, les importer avec les tableaux de bord que des collègues partagent avec vous, ou Power BI peut les créer automatiquement quand vous vous connectez à des jeux de données à partir d’Excel, de Power BI Desktop, de bases de données et d’applications SaaS. Par exemple, quand vous vous connectez à un classeur Excel qui contient des feuilles Power View, Power BI crée un rapport basé sur ces feuilles. Et lorsque vous vous connectez à une application SaaS, Power BI importe un rapport prédéfini.

Il existe deux modes d’affichage et d’interaction pour les rapports : Mode Lecture et mode Édition. Lorsque vous ouvrez un rapport, celui-ci s’ouvre en mode Lecture. Si vous disposez des autorisations de modification, vous voyez Modifier le rapport dans le coin supérieur gauche, et vous pouvez afficher le rapport en mode Édition. Si un rapport se trouve dans un espace de travail, toute personne disposant d'un rôle administrateur, membre ou contributeur peut le modifier. Ces personnes ont accès à toutes les fonctionnalités d’exploration, de conception, de création et de partage du mode Édition pour ce rapport. Les personnes avec qui ils partagent le rapport peuvent l’explorer et interagir avec lui en mode Lecture.

Quand vous ouvrez un espace de travail, les rapports associés sont listés sous l’onglet Contenu. Chaque rapport listé représente une ou plusieurs pages de visualisations basées sur un seul des jeux de données sous-jacents. Pour ouvrir un rapport, sélectionnez-le.

Lorsque vous ouvrez une application, vous voyez un tableau de bord. Pour accéder à un rapport sous-jacent, sélectionnez une vignette de tableau de bord (nous approfondirons ce sujet ultérieurement) qui a été épinglée à partir d’un rapport. Gardez à l’esprit que toutes les vignettes ne sont pas épinglées à partir de rapports. Vous devrez donc peut-être cliquer sur quelques vignettes pour trouver un rapport.

Par défaut, le rapport s’ouvre en mode Lecture. Sélectionnez Modifier le rapport pour l’ouvrir en Mode Édition (si vous avez les autorisations requises).

Dans l’exemple ci-dessous, j’ai sélectionné Mon espace de travail, puis l’onglet Contenu.

Capture d’écran de Power BI montrant l’exemple d’espace de travail avec des rapports sélectionnés.

UN rapport…

  • est contenu dans un seul espace de travail.

  • peut être associé à plusieurs tableaux de bord au sein de cet espace de travail. Les vignettes épinglées à partir de ce rapport peuvent apparaître sur plusieurs tableaux de bord.

  • peut être créé à l'aide des données d'un jeu de données unique Power BI Desktop peut combiner plusieurs sources de données dans un jeu de données unique dans un rapport et que ce rapport peut être importé dans Power BI.

    Diagramme montrant les relations du rapport avec le jeu de données et le tableau de bord.

Aller plus loin

Tableaux de bord

Un tableau de bord est un élément que vous créez dans Power BI ou qu’un collègue crée dans le service Power BI et partage avec vous. Il s’agit d’un canevas unique qui contient zéro vignette et widget ou plus. Chaque vignette épinglée à partir d’un rapport ou de la zone Questions et réponses affiche une visualisation unique qui a été créée à partir d’un jeu de données et épinglée au tableau de bord. Des pages de rapport entières peuvent aussi être épinglées à un tableau de bord sous forme de vignette unique. Il existe plusieurs façons d’ajouter des vignettes à votre tableau de bord, bien trop nombreuses pour être traitées dans cette rubrique de présentation. Pour plus d’informations, consultez Vignettes de tableau de bord dans Power BI.

Pourquoi créer des tableaux de bord ? En voici quelques raisons :

  • Pour voir en un coup d’œil toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions.
  • Pour superviser les informations les plus importantes concernant votre activité.
  • Pour vous assurer que tous vos collègues accèdent à la même page, et qu’ils consultent et utilisent les mêmes informations que vous.
  • Pour surveiller la santé d’une entreprise, d’un produit, d’une unité organisationnelle, d’une campagne marketing, etc.
  • Pour créer une vue personnalisée d’un tableau de bord plus large en affichant les métriques qui vous intéressent.

Quand vous ouvrez un espace de travail, les tableaux de bord associés sont listés sous l’onglet Contenu. Pour ouvrir un tableau de bord, sélectionnez-le. Lorsque vous ouvrez une application, vous voyez un tableau de bord. Chaque tableau de bord représente une vue personnalisée d’un sous-ensemble des jeux de données sous-jacents. Si vous êtes propriétaire du tableau de bord, vous avez aussi accès en modification aux jeux de données et rapports sous-jacents. Si le tableau de bord a été partagé avec vous, vous pouvez interagir avec le tableau de bord et les rapports sous-jacents, mais vous ne pouvez pas enregistrer de modifications.

Il existe différentes manières de partager un tableau de bord. Power BI Pro est nécessaire pour partager un tableau de bord et peut être requis pour afficher un tableau de bord partagé.

UN tableau de bord…

  • est associé à un seul espace de travail.

  • peut afficher des visualisations à partir de nombreux jeux de données différents ;

  • peut afficher des visualisations à partir de nombreux rapports différents

  • peut afficher des visualisations épinglées à partir d’autres outils (par exemple, Excel)

    Diagramme montrant les relations du tableau de bord avec le jeu de données et le rapport.

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Classeurs

Les classeurs sont un type spécial de jeu de données. Si vous avez lu la section Jeux de données ci-dessus, vous savez presque tout sur les classeurs. Mais vous vous demandez peut-être pourquoi Power BI considère parfois un classeur Excel comme un jeu de données et parfois comme un classeur.

Lorsque vous utilisez Obtenir des données avec des fichiers Excel, vous avez la possibilité d’importer un fichier ou de vous connecter au fichier. Lorsque vous choisissez Se connecter, votre classeur apparaît dans Power BI comme il le ferait dans Excel Online. Mais, contrairement à Excel Online, vous disposez de caractéristiques utiles pour épingler des éléments directement de vos classeurs sur vos tableaux de bord.

Vous ne pouvez pas modifier votre classeur dans Power BI. Toutefois, si vous devez apporter des modifications, vous pouvez cliquer sur Modifier, puis choisir de modifier votre classeur dans Excel Online ou l’ouvrir dans Excel sur votre ordinateur. Toutes les modifications apportées sont enregistrées dans le classeur sur OneDrive.

Aller plus loin

Un tableau de bord dans Mon espace de travail

Nous avons couvert les espaces de travail et les principaux composants. Rassemblons tout ça et passons en revue les éléments qui composent un tableau de bord dans le service Power BI.

Capture d’écran du service Power BI dans un navigateur montrant les fonctionnalités numérotées listées ci-dessous.

1. Volet de navigation

Utilisez le volet de navigation pour rechercher et parcourir vos espaces de travail et les composants de Power BI : tableaux de bord, rapports, classeurs et jeux de données.

Capture d’écran du service Power BI montrant le volet de navigation.

  • Sélectionnez Obtenir des données pour ajouter des jeux de données, des rapports et des tableaux de bord à Power BI.
  • Développez et réduisez le volet de navigation avec cette icône. Capture d’écran du service Power BI montrant l’icône du volet de navigation..
  • Ouvrez ou gérez votre contenu favori en sélectionnant Favoris.
  • Affichez et ouvrez votre contenu le plus récemment visité en sélectionnant Récents.
  • Ajoutez des données pour créer un rapport en sélectionnant Créer.
  • Explorez les jeux de données de votre organisation pour trouver les données qui correspondent à vos besoins en sélectionnant Jeux de données.
  • Affichez, ouvrez ou supprimez une application en sélectionnant Applications.
  • Un collègue a partagé du contenu avec vous ? Sélectionnez Partagés avec moi pour rechercher et trier le contenu dont vous avez besoin.
  • Découvrez les rapports inspirants créés par la Communauté Power BI en sélectionnant Découvrir.
  • Accédez à votre hub pour toutes les formations Power BI en sélectionnant Formation.
  • Affichez et ouvrez vos espaces de travail en sélectionnant Espaces de travail.

Cliquez une seule fois sur ces éléments :

  • une icône ou un titre pour l’ouvrir en mode Contenu
  • une flèche vers la droite (>) pour ouvrir un menu contextuel Favoris, Récents et Espaces de travail.
  • une icône de chevron pour afficher la liste déroulante Mon espace de travail constituée de tableaux de bord, rapports, classeurs et jeux de données.

2. Canevas

Étant donné que nous avons ouvert un tableau de bord, le canevas affiche des vignettes de visualisation. Si, par exemple, nous avions ouvert l’éditeur de rapport, le canevas afficherait une page de rapport.

Les tableaux de bord se composent de vignettes. Les vignettes sont créées en mode Édition dans les rapports, dans Questions et réponses, dans d’autres tableaux de bord et peuvent être épinglées à partir d’Excel, de SSRS et bien plus encore. Un type spécial de vignette appelé widget est ajouté directement au tableau de bord. Les vignettes qui apparaissent dans un tableau de bord y ont été placées spécifiquement par un créateur/propriétaire de rapport. Le fait d’ajouter une vignette à un tableau de bord est appelé épinglage.

Capture d’écran du service Power BI montrant le canevas du tableau de bord.

Pour plus d’informations, consultez Tableaux de bord (ci-dessus).

3. Zone Questions et réponses

Une manière d’explorer vos données consiste à poser une question et à laisser Q&R Power BI y répondre, sous la forme d’une visualisation. La zone Questions et réponses peut être utilisée pour ajouter du contenu à un rapport ou tableau de bord.

La fonctionnalité Questions et réponses recherche une réponse dans le ou les jeux de données connectés au tableau de bord. Un jeu de données connecté possède au moins une vignette épinglée à ce tableau de bord.

Capture d’écran du service Power BI montrant la zone des questions et réponses.

Dès que vous commencez à taper votre question, Q&R vous conduit à la page Q&R. Au fur et à mesure que vous tapez du texte, la fonctionnalité Questions et réponses vous aide à poser la bonne question et à trouver la meilleure réponse via des reformulations, la saisie semi-automatique, des suggestions, etc. Quand vous obtenez une visualisation (réponse) qui vous satisfait, épinglez-la à votre tableau de bord. Pour plus d’informations, consultez Q&R dans Power BI.

4. Icônes dans la barre d’en-tête noire

Les icônes figurant dans l’angle supérieur droit sont des ressources vous permettant de définir des configurations, des notifications, d’effectuer des téléchargements, d’obtenir de l’aide et de fournir des commentaires à l’équipe Power BI.

Capture d’écran du service Power BI montrant les boutons d’icône.

5. Titre du tableau de bord

Comme il n’est pas toujours facile de déterminer quels espaces de travail et tableaux de bord sont actifs, Power BI vous montre l’espace de travail et le titre du tableau de bord. Dans cet exemple, vous voyez l’espace de travail (Mon espace de travail) et le titre du tableau de bord (Vue d’ensemble des ventes en magasin). Si nous avions ouvert un rapport, le nom du rapport serait affiché.

Capture d’écran du service Power BI montrant l’icône de classification des données.

6. Lanceur d’applications Microsoft 365

Avec le Lanceur d’applications, toutes vos applications Microsoft 365 sont facilement disponibles en un clic. En effet, il vous permet de démarrer rapidement votre e-mail, vos documents, votre calendrier et bien plus encore.

Capture d’écran du service Power BI montrant le lanceur d’applications Office.

7. Accueil de Power BI

Sélectionnez Power BI pour revenir à la page d’accueil de Power BI.

Capture d’écran du service Power BI montrant l’icône de retour à la page d’accueil de Power BI.

8. Icônes étiquetées dans la barre de menus grise

Cette zone de l’écran contient des options supplémentaires pour interagir avec le contenu (dans ce cas, avec le tableau de bord). En plus des icônes étiquetées que vous pouvez voir, la sélection de l’icône Plus d’options (...) révèle des options permettant d’afficher le contenu associé, d’ouvrir la vue de la traçabilité, d’ouvrir les métriques d’utilisation, etc.

Capture d’écran du service Power BI montrant les boutons d’icône étiquetés.

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