Registrare e rimborsare le spese dei dipendenti

Business Central supporta le transazioni per i dipendenti in modo simile alle transazioni per i fornitori. Di conseguenza, sono disponibili alcune categorie di registrazione dipendenti che consentono di assicurarsi che i movimenti contabili per i dipendenti siano registrati nei conti di pertinenza nella contabilità COGE.

Nota

I rimborsi ai dipendenti non supportano sconti e e tolleranze sui pagamenti.

Se i dipendenti spendono denaro personale durante le attività lavorative, è possibile registrare le spese nei conti dei dipendenti. È quindi possibile rimborsare il dipendente effettuando un pagamento sul conto bancario del dipendente, analogamente a quando si pagano i fornitori.

Questo articolo spiega come registrare le spese nei libri e come rimborsare il dipendente. L'organizzazione potrebbe avere un portale o un'app in cui i dipendenti possono inviare le proprie note spese.

Business Central è sufficientemente flessibile per adattarsi a molte pratiche diverse. I numeri di account esatti da utilizzare dipendono dalla configurazione e dai processi dell'organizzazione.

È possibile utilizzare le registrazioni generali dei conti dei dipendenti per registrare le spese dei dipendenti e le transazioni di rimborso in valuta estera, quindi tenere facilmente traccia degli importi e confrontarli con le entrate. Lascia la calcolatrice nel cassetto della scrivania: Business Central può modificare il tasso di cambio per te. Quando utilizzi le registrazioni generali per registrare le transazioni per i conti dei dipendenti, ad esempio rimborsi le spese, puoi utilizzare il campo Codice valuta per specificare la valuta per le transazioni. La specifica di una valuta ti consente di utilizzare le stesse funzionalità di quando registri le transazioni nei registri clienti e fornitori. Ad esempio, i dipendenti possono registrare una spesa in euro ma essere pagati in dollari.

Per garantire che il tasso di cambio degli importi sia aggiornato, puoi rettificare i saldi dei dipendenti quando esegui il processo batch del tasso di cambio valuta. Se desideri utilizzare la tabella dei tassi di cambio, ma liquidare i saldi dei dipendenti nella valuta locale, puoi escludere i conti dei dipendenti quando rettifichi i tassi di cambio.

Per registrare le spese di un dipendente

Le spese del dipendente vengono registrate nella pagina Contabilità generale.

1. Scegli l'icona a forma di immetti Registrazioni COGE, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Apri il batch registrazioni COGE appropriato. Per ulteriori informazioni, vedi Elaborazione delle registrazioni COGE.

3. In una nuova riga di registrazione, compilare i campi in base alle esigenze. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

   Nota

   Per impostazione predefinita, le registrazioni COGE mostrano solo un numero limitato di campi nella riga delle registrazioni. Per visualizzare ulteriori campi, come il campo Tipo conto, selezionare l'azione Mostra più colonne. Per nascondere i campi aggiuntivi, scegliere l'azione Mostra meno colonne. Quando sono visualizzate meno colonne, la stessa data di registrazione viene utilizzata per tutte le righe. Se si desidera avere più date di registrazione per la stessa voce di registrazione, selezionare l'azione Mostra più colonne.

4. Ripetere il passaggio 3 per le spese che il dipendente ha pagato.

   Suggerimento

   Se si desidera immettere più righe di spesa sopra una riga di contropartita per il conto bancario del dipendente, selezionare la casella di controllo Suggerisci importo contropartita nella riga del batch nella pagina Batch registrazioni COGE. Il campo Importo nella riga di contropartita viene precompilato automaticamente con il valore necessario per pareggiare le spese.

5. Scegliere l'azione Registra per registrare spese nel conto del dipendente.

Per rimborsare un dipendente

I dipendenti vengono rimborsati registrando i pagamenti nei relativi conti bancari nella pagina Registrazioni pagamenti.

1. Scegli l'icona a forma di immetti Registrazioni pagamenti, quindi scegli il collegamento correlato.
2. Aprire il batch registrazioni pagamenti appropriato. Per ulteriori informazioni, vedi Elaborazione delle registrazioni COGE.
3. Compilare i campi in base alle esigenze. Per ulteriori informazioni, vedi Effettuare i pagamenti.
4. In alternativa, scegliere l'azione Suggerisci pagamenti dipendente per inserire automaticamente righe di registrazione per rimborsi in sospeso al dipendente.
5. Scegliere l'azione Registra per registrare il rimborso.

Per riconciliare i rimborsi con movimenti contabili del dipendente

I pagamenti dei dipendenti si applicano ai movimenti contabili aperti correlati come si fa per i pagamenti dei fornitori, ad esempio nella pagina Registrazione riconciliazione pagamenti, in base ai movimenti relativi dell'estratto conto. Per ulteriori informazioni, vedere Collegare i pagamenti automaticamente e riconciliare i conti correnti bancari. In alternativa, è possibile applicarli manualmente nella pagina Movimenti contabili dipendente. Per ulteriori informazioni, vedere Riconciliare manualmente i pagamenti ai fornitori con la registrazioni pagamenti o dai movimenti contabili fornitori.

Vedere anche

Registrare le transazioni direttamente nella contabilità generale
Utilizzare le registrazioni COGE
Stornare le registrazioni e annullare carichi/spedizioni errati
Finanze
Utilizzare Business Central

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui