Registrare acquisti con fatture e ordini di acquisto

È possibile creare una fattura o un ordine di acquisto per registrare il costo di acquisto e per tenere traccia del conto fornitori. Le fatture e gli ordini di acquisto vengono utilizzati per aggiornare in modo dinamico i livelli di magazzino in modo da ridurre i costi di magazzino al minimo e migliorare l'assistenza clienti. I costi di acquisto, incluse le spese di assistenza, e i valori di magazzino derivanti dalla registrazione delle fatture o degli ordini di acquisto contribuiscono alle cifre di profitto e altri indicatori KPI finanziari in Gestione ruolo utente.

Registrare acquisti con fatture di acquisto

Quando si ricevono gli articoli di magazzino, o quando il servizio acquistato viene completato, si registra la fattura di acquisto per aggiornare il magazzino e i record finanziari e per attivare il pagamento al fornitore in base alle condizioni di pagamento. Effettuare i pagamenti.

Attenzione

Non registrare gli articoli fisici per una fattura di acquisto fino a quando non si ricevono gli articoli e si conosce il costo finale dell'acquisto, incluse le spese aggiuntive. In caso contrario, il valore di magazzino e le cifre di margine possono risultare distorti.

Creare e registrare una fattura di acquisto

I passaggi seguenti descrivono come creare una fattura di acquisto. I passaggi per la creazione di un ordine di acquisto sono simili. La differenza principale è che gli ordini acquisto hanno campi e azioni aggiuntivi per la gestione fisica degli articoli.

1. Scegli l'icona immetti Fatture di acquisto, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Nel campo Nome fornitore, inserisci il nome di un fornitore esistente.

   Altri campi nella pagina Fattura di vendita ora vengono compilati con le informazioni standard del fornitore selezionato. Se il fornitore non è registrato, è necessario attenersi alla seguente procedura:

   1. Nel campo Nome fornitore immettere il nome del nuovo fornitore.
   2. Nella finestra di dialogo relativa alla registrazione del nuovo fornitore fare clic su Sì.
   3. Per ulteriori informazioni su come compilare la scheda fornitore, vai a Registrare nuovi fornitori.
   4. Una volta completata la scheda fornitore, fai clic su OK per tornare alla pagina Fattura di acquisto.

3. Compilare i restanti campi della pagina Fattura di acquisto in base alle proprie esigenze. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

   A questo punto si è pronti a compilare le righe della fattura di acquisto con gli articoli o le risorse acquistati presso il fornitore.

   Nota

   Se sono state impostate righe di acquisto periodiche per il fornitore, ad esempio un ordine di rifornimento mensile, è possibile inserire queste righe nella fattura scegliendo l'azione Ottieni righe acquisto ricorrenti.

4. Sulla FastTab Righe, nel campo N. elemento, inserisci il numero di un articolo d'inventario o di un servizio.

5. Nel campo Quantità immettere il numero di articoli da acquistare.

   Il campo Importo riga viene aggiornato al valore del campo Costo unitario diretto moltiplicato per il valore del campo Quantità.

   Il prezzo e l'importo riga vengono visualizzati con o senza le tasse di vendita a seconda della selezione nel campo Prezzi IVA inclusa della scheda fornitore.

   I campi dei totali sotto le righe vengono automaticamente aggiornati, quando si creano o si modificano le righe, per visualizzare gli importi che verranno registrati nei libri contabili.

6. Nel campo Importo sconto fatt. immettere un importo che deve essere dedotto dal valore indicato nel campo Totale IVA incl. nella parte inferiore della fattura.

   Nota

   Se sono stati impostati gli sconti sulla fattura per il fornitore, allora la percentuale specificata verrà automaticamente inserita nel campo Vendor Invoice Discount % se vengono soddisfatti i criteri. Il relativo importo viene quindi inserito nel campo Importo sconto fatt..

7. Quando ricevi gli articoli o i servizi acquistati, scegli Registra.

L'acquisto si riflette ora nel magazzino, nei movimenti contabili risorse e nei record finanziari e il pagamento fornitore viene attivato. La fattura di acquisto viene rimossa dall'elenco delle fatture di acquisto e sostituita con un nuovo documento nell'elenco delle fatture di acquisto registrate. Per ulteriori informazioni su cosa accade quando si registrano i documenti di acquisto, vedi Registrazione degli acquisti.

Nota

In casi rari, gli importi registrati possono discostarsi da ciò che viene visualizzato nei campi dei totali. Ciò è in genere dovuto ai calcoli di arrotondamento in relazione all'IVA o all'imposta sulle vendite.

Per verificare gli importi che verranno effettivamente registrati, vai alla pagina Statistiche, che tiene conto dei calcoli nel conto. Inoltre, se si sceglie l'azione Rilascia, i campi dei totali verranno aggiornati per includere i calcoli di arrotondamento.

Fatture registrate

Una volta che la fattura è stata registrata, è possibile trovarla nell'elenco delle fatture registrate. Gli elenchi Fatture vendita registrate e Fatture acquisto registrate mostrano le fatture registrate con i numeri di fattura finali. Dall'elenco è possibile cercare ogni fattura registrata ed è possibile correggere o annullare una fattura registrata.

Per ogni fattura registrata, è possibile cercare statistiche, dimensioni e movimenti contabili che sono il risultato della fattura registrata. È inoltre possibile stampare o inviare la fattura registrata.

È possibile correggere o annullare in modo semplice una fattura di acquisto registrata prima che venga pagata al fornitore. Ciò risulta utile se si desidera correggere un errore di digitazione o se si desidera modificare l'acquisto in una fase iniziale dell'elaborazione dell'ordine. Ulteriori informazioni in Correggere o annullare le fatture di acquisto non pagate. Per stornare un acquisto per gli articoli o i servizi elencati nella fattura di acquisto registrata per cui il pagamento viene elaborato, devi creare una nota di credito di acquisto. Ulteriori informazioni in Elaborare i resi o gli annullamenti acquisti.

Apri l'elenco Fatture acquisto registrate in Business Central.

Acquisto di articoli non in magazzino

Le righe di una fattura di acquisto possono essere di tipo Risorsa o Articolo. Le schede articolo possono essere classificate come tipo Inventario, Assistenza o Non inventario per specificare se la scheda articolo rappresenta un'unità fisica di inventario, un'unità di misura del tempo (applicabile anche per le risorse) della manodopera o un'unità fisica non registrata in magazzino. Ulteriori informazioni in Registrare nuovi articoli. Il processo della fattura di acquisto è lo stesso per tutti i tipi menzionati.

Nota

Con il tipo di riga acquisto Risorsa, è inoltre possibile acquistare risorse esterne, ad esempio, per fatturare a un fornitore per il lavoro eseguito. Ulteriori informazioni in Impostare risorse.

Per utilizzare una risorsa acquistata, potrebbe essere necessario impostare la capacità della risorsa e assegnarla manualmente a un progetto. L'acquisto di una risorsa crea un movimento contabile di risorsa, tuttavia, i movimenti contabili non vengono monitorati per quantità e valore come, ad esempio, per gli articoli. Se è richiesto il monitoraggio della quantità e del valore, considera l'utilizzo di altri tipi di voci.

Quando utilizzare gli ordini di acquisto

Utilizzare gli ordini di acquisto se il processo di acquisto richiede la registrazione delle le ricevute parziali di una quantità di un ordine, ad esempio, perché la quantità completa non è disponibile presso il fornitore. Se si consegni articoli venduti direttamente dal fornitore al cliente, come una spedizione diretta, è necessario utilizzare anche gli ordini di acquisto. Ulteriori informazioni su Effettuare spedizioni dirette.

In tutti gli altri aspetti, gli ordini di acquisto funzionano come le fatture di acquisto. La seguente procedura è basata su una fattura di acquisto. I passaggi sono simili per un ordine di acquisto.

Ricevere gli articoli con un ordine di acquisto

I passaggi seguenti descrivono come ricevere gli articoli con un ordine di acquisto.

1. Scegli l'icona immetti Ordini acquisto, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Aprire un ordine di acquisto esistente o crearne uno.

3. Nel campo Qtà da Ricevere immettere la quantità ricevuta.

   Nota

   Se la quantità ricevuta è superiore a quella nell'ordine acquisto, e il fornitore è stato configurato per consentire le ricevute in eccesso, puoi utilizzare il campo Ricezione eccessiva per gestire la quantità in eccesso. Ulteriori informazioni nella sezione Per ricevere più articoli di quelli ordinati.

4. Scegli l'azione Registra.

Il valore nel campo Qtà ricevuta viene aggiornato. Se si tratta di una ricezione parziale, il valore è inferiore al valore nel campo Quantità.

Nota

Se usi la gestione warehouse, non puoi utilizzare l'azione Registra sull'ordine di acquisto per registrare la ricevuta. Questo perché un addetto warehouse ha già registrato la quantità dell'ordine di acquisto ricevuta. Per ulteriori informazioni vedi Dettagli di progettazione - Flusso warehouse in entrata.

Ricevere più articoli di quelli ordinati

Quando arrivano più merci di quelle ordinate, potresti volerle mantenere anziché annullare il carico. Ad esempio, potrebbe essere più economico mantenere l'eccesso di articoli nell'inventario anziché restituirli oppure il fornitore potrebbe offrire uno sconto per accettarlo.

Configurare le ricevute in eccesso

Crea i codici di ricevuta in eccesso per definire una percentuale in base alla quale una quantità ricevuta può superare la quantità ordinata. Specifica la percentuale nel campo % tolleranza per ricezione eccessiva. Quindi assegna il codice nelle pagine Scheda articolo o Scheda fornitore per articoli e fornitori.

1. Scegli l'icona immetti Codici di ricezione eccessiva, quindi scegli il collegamento correlato.
2. Compila i campi in base alle esigenze. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

Assegnare il codice di ricezione eccessiva a un articolo

1. Scegli l'icona , inserisci Elemento e scegli il link relativo.
2. Apri la pagina Scheda articolo per l'articolo.
3. Nel campo Codice di ricezione eccessiva, scegli il codice che contiene la percentuale che desideri consentire per le ricezioni in eccesso.

Il codice di ricezione eccessiva viene assegnato all'articolo. Gli ordini di acquisto o le ricevute warehouse per l'articolo ora consentono di ricevere più della quantità ordinata in base alla percentuale di tolleranza di ricezione eccessiva.

Nota

È possibile configurare un flusso di lavoro di approvazione per richiedere che le ricezioni eccessive debbano essere approvate prima di poter essere gestite. Seleziona la casella di conteollo Approvazione richiesta nella pagina Codici di ricezione eccessiva. Ulteriori informazioni in Creare workflow.

Ricezione eccessiva di un ordine

Sulle righe di acquisto e sulle righe di ricevuta del magazzino, il campo Quantità di ricezione eccessiva viene utilizzato per registrare le quantità ricevute in eccesso, ovvero le quantità che superano il valore nel campo Quantità, la quantità ordinata.

Quando si gestisce una ricezione in eccesso, puoi aumentare il valore nel campo Qtà da Ricevere per la quantità effettivamente ricevuta. Il campo Quantità di ricezione in eccesso viene aggiornato per mostrare la quantità in eccesso. In alternativa, è possibile inserire la quantità in eccesso nel campo Quantità di ricezione in eccesso. Il campo Qtà da Ricevere viene aggiornato per mostrare la quantità ordinata più quella in eccesso. La seguente procedura ha descritto come compilare il campo Qtà da Ricevere.

1. In un ordine di acquisto o in un documento di ricevuta di magazzino in cui la quantità ricevuta è superiore a quella ordinata, immettere la quantità effettivamente ricevuta nel campo Qtà da Ricevere.

   Se l'aumento rientra nella tolleranza specificata dal codice di ricezione eccessiva assegnato, il campo Quantità di ricezione eccessiva viene aggiornato per mostrare la quantità che il valore nel campo Quantità ha superato.

   Se l'aumento è superiore alla tolleranza, la ricezione eccessiva non è consentita. Verifica se un altro codice di ricevuta in eccesso la consente. In caso contrario, è possibile ricevere solo la quantità ordinata e la quantità in eccesso deve essere gestita altrimenti, ad esempio, restituendola al fornitore.

2. Registra la ricevuta come faresti per qualsiasi altra ricevuta.

Nota

Business Central non gestisce automaticamente gli aspetti finanziari delle ricevute in eccesso. È necessario gestirle manualmente in accordo con il fornitore, ad esempio, chiedendo al fornitore di inoltrare una fattura nuova o aggiornata.

Numero di documento esterni

Nei documenti acquisto e nelle registrazioni è possibile specificare un numero documento che fa riferimento al sistema di numerazione del fornitore. Utilizzare questo campo per registrare il numero assegnato dal fornitore all'ordine, alla fattura o alla nota di credito. Il numero potrà essere utilizzato per cercare la riga dopo che questa sia stata contabilizzata.

Il campo Nr. doc. esterno obblig. nella pagina Setup contabilità fornitori specifica se è obbligatorio inserire un numero di documento esterno nelle seguenti situazioni:

• Nel campo Nr. fattura fornitore, Nr. ordine fornitore o Nr. nota credito for. in una testata acquisto

• Nel campo Nr. documento esterno in una riga registrazioni COGE, dove il campo Tipo di Documento è impostato su Fattura, Nota Credito o Nota addebito interessi e il campo Tipo conto è impostato su Fornitore.

Selezionando questo campo con un segno di spunta, non sarà possibile registrare alcuna fattura, nota di credito o riga delle registrazioni generali del tipo descritto sopra senza un numero di documento esterno.

Il numero del documento esterno è incluso nei documenti registrati in cui è possibile eseguire la ricerca in base al numero pertinente. È inoltre possibile eseguire la ricerca utilizzando il numero di documento esterno durante la navigazione nei movimenti contabili fornitori.

Un modo diverso di gestire i numeri dei documenti esterni consiste nell'utilizzare il campo Vs. riferimento. Se viene utilizzato il campo Vs. riferimento, il numero verrà incluso nei documenti registrati e puoi cercarlo come per i valori dei campi Nr. documento esterno . Ma il campo non è disponibile nelle righe di registrazione.

Registrazione di acquisti

In un documento di acquisto, è possibile scegliere tra le seguenti azioni di registrazione:

• Registra
• Anteprima registrazione
• Registra e stampa

• Registra batch

Quando un documento di acquisto viene registrato, il conto del fornitore, la contabilità generale e i movimenti contabili risorse vengono aggiornati.

Per ciascun documento di acquisto viene creato un movimento di acquisto nella tabella Movimenti C/G. Vengono inoltre creati un movimento nel conto del fornitore nella tabella Mov. contabili fornitori e un movimento C/G nel relativo conto passività verso il fornitore. Inoltre, la registrazione dell'acquisto può generare un movimento IVA e un movimento C/G relativi all'importo dello sconto. La registrazione di un movimento relativo allo sconto dipende dal contenuto del campo Registrazione Sconti nella pagina Setup contabilità fornitori.

Per ogni riga di acquisto, se applicabile, verranno create le seguenti voci:

• Tabella Mov. Contabile Articoli se la riga di acquisto è di tipo Articolo.
• Tabella Movimento C/G se le righe di acquisto sono di tipo Conto G/C.
• Tabella Movimento contabile risorsa se la riga di acquisto è di tipo Risorsa.

Inoltre, i documenti di acquisto vengono sempre registrati nelle tabelle Testata carico acq. e Testate fatt. acq.

È sempre possibile rivedere i vari movimenti contabili che vengono creati in seguito alle registrazioni. Scegli Anteprima registrazione per convalidare il documento e ispezionare i movimenti contabili previsti.

Importante

Quando si registra un ordine acquisto per gli articoli, è possibile creare sia un carico che una fattura. Ciò può avvenire in modo simultaneo oppure indipendente. Prima di effettuare la registrazione, è inoltre possibile creare una ricevuta parziale e una fattura parziale immettendo le necessarie informazioni nei campi Qtà da ricevere e Qtà da fatturare delle singole righe dell'ordine di acquisto. Tieni presente che non puoi creare una fattura di acquisto da un ordine di acquisto per prodotti o servizi che non sono stati ricevuti. Questo significa che è necessario registrare una ricezione prima di emettere una fattura oppure la ricezione e la fattura devono essere contemporanee.

È possibile effettuare la registrazione oppure effettuare la registrazione e stampare. Quando si seleziona Registra e stampa, viene stampato un report al momento della registrazione dell'ordine. È inoltre possibile scegliere l'azione Registra batch per registrare più ordini contemporaneamente. Ulteriori informazioni in Registrare più documenti contemporaneamente.

Visualizzazione di movimenti contabili

Una volta completata la registrazione, le righe di acquisto registrate vengono rimosse dall'ordine. Un messaggio avviserà l'utente che la registrazione è completata. Dopodiché sarà possibile visualizzare i movimenti registrati nelle varie pagine, come ad esempio le pagine Movimenti contabili fornitori, Movimenti C/G, Mov. contabili articoli, Movimenti contabili risorse, Ricezioni acquisti e Fatture acquisto registrate.

Nella maggior parte dei casi, è possibile aprire i movimenti contabili dalla scheda o dal documento interessato. Ad esempio, nella pagina Scheda fornitore scegliere l'azione Movimenti.

Modifica di movimenti contabili

È possibile modificare determinati campi nei documenti di acquisto registrati, come ad esempio Riferimento pagamento. Ulteriori informazioni in Modificare i documenti registrati. Per i campi più critici che influiscono sulla traccia di controllo, è necessario stornare o annullare la registrazione. Ulteriori informazioni in Stornare le registrazioni e annullare carichi/spedizioni errati.

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