Genomgång: Hantera projekt
Den här genomgången introducerar dig för projekthanteringsfunktionerna. Med Projekt kan du schemalägga förbrukningen av ditt företags resurser och hålla reda på de olika kostnader som är förknippade med resurser i ett visst projekt. I projekt ingår förbrukningen av anställdas arbetstimmar, maskintimmar, lagerartiklar samt andra typer av förbrukning som du behöver hålla koll på i takt med att arbetet fortskrider.
I den här genomgången beskrivs hur du lägger upp ett nytt projekt samt några av de vanligaste aktiviteterna, som att hantera fast prissättning, delbetalningar, bokföra fakturor från projekt och kopiera projekt.
Om den här genomgången
I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:
Konfigurera projekt
Med fältet budgetstrukturinställningar för projekt kan du skapa projekt på ett okomplicerat sätt. Den här genomgången beskriver följande procedurer:
- Lägga upp projektaktivitetsrader och planeringsrader.
- Skapa projektspecifika priser för artiklar, resurser och redovisningskonton.
- Fakturering från ett projekt.
Hantera fasta priser
Du kan hantera fasta priser och priser för tjänster och produkter som överenskommits i förväg med kunderna. I denna genomgång kan du göra följande:
- Se hur kontrakts- och fakturavärden fastställs.
- Lämna utrymme för extra (ej fakturerat) arbete i planeringen.
Kopiera ett projekt
I det här scenariot fokuserar vi på hur du kopierar en del eller hela projektet för att minska den manuella dataregistreringen och öka noggrannheten. Detta omfattar följande:
- Kopiera en del av ett projekt till ett nytt projekt.
- Kopiera projektspecifika priser.
- Kopiera planeringsrader.
Göra delbetalningar
När ett stort och kostsamt projekt sträcker sig över en längre period kommer oftast kunden överens med företaget om att dela upp betalningen. I det här scenariot visas hur du konfigurerar delbetalningar och det omfattar:
- Hur du skapar delbetalningar för ett projekt.
- Fakturera kunder för utbetalningar.
- Bokföra förbrukning i ett delbetalningsprojekt.
Roller
Den här genomgången innehåller aktiviteter för följande roller:
- Projektchef
- Projektmedlemmen
Förutsättningar
Innan du kan utföra aktiviteterna i den här genomgången måste du göra följande
- Installera demonstrationsdatabasen CRONUS.
- Skapa exempeldata med hjälp av stegen i följande avsnitt.
Situation
Det här scenariot handlar om CRONUS, ett design- och konsultföretag som ritar och bygger till exempel konferenshallar och kontor, med möbler, utrustning och lagerutrymmen. Deras arbete är för det mesta projektorienterat. Prakash, en projektledare på CRONUS använder projekt för att få en överblick över alla pågående aktiviteter som CRONUS har startat, sig samt de aktiviteter som har avslutats. Prakash brukar avtala med kunderna om vad som ska göras och registrerar grunderna för projektet, dvs. aktivitets- och planeringsrader samt priser, i Business Central. Prakash upptäcker att det är okomplicerat att skapa, underhålla och granska informationen. Prakash tycker också om hur Business Central aktiverar kopiering av projektet och delbetalningar.
Tricia, en projektmedlem som rapporterar till Prakash, är ansvarig för övervakning av projektets dagliga arbete. Tricia registrerar sitt eget arbete samt det arbete som utförs av teknikerna i varje aktivitet, registrerar de artiklar som de har använt och de kostnader som har uppstått.
Förbereda exempeldata
För att förbereda för genomgången måste du lägga till Tricia som en ny resurs.
Så här förbereder du exempeldata
Välj den
anger du Resurser och väljer sedan relaterad länk.Välj Ny för att skapa ett nytt resurskort.
Ange följande information i fälten på snabbfliken Allmänt:
- Nr: Tricia
- Namn: Tricia
- Typ: Person
I fältet Basenhet klickar du på Ny för att öppna sidan Resursenhet. I fältet Kod väljer du Timme.
På snabbfliken Fakturering anger du följande information:
- Inköpspris: 5
- Indirekt kostnad %: 4
- Styckkostnad: 10
- Produktbokföringsmall: Tjänster
- Moms produktbokföringsmall: Moms 25
Stäng sidan.
I nästa procedur skapar du en projektjournal för Tricia för att bokföra deras förbrukning.
Skapa en ny projektjournal
Välj ikonen med
anger du Projektjournaler och väljer sedan relaterad länk.På sidan Projektjournal i fönstret Projektjournal. Sidan Projektjournaler öppnas.
Välj åtgärden Ny för att skapa en rad med följande information:
- Namn: Tricia
- Beskrivning: Tricia
- Nr-serie: JJNL-GEN
Välj OK för att spara ändringar.
Konfigurera projekt
I det här scenariet har CRONUS tecknat ett avtal med en kund, Progressive Home Furnishings, för att inreda ett konferensrum och en matsal. Kunden finns i USA och programmet kommer att kräva särskild programvara. projektledaren går igenom upplägget med kunden och skapar ett projekt utifrån det.
Så här ställer du in ett projekt
Välj
ange Projekt och välj sedan relaterad länk.Välj Ny för att skapa ett nytt kort.
Ange följande information i fälten på snabbfliken Allmänt:
- Beskrivning: Rekommendationer för konferenslokal
- Faktureringskundnr: 01445544
På snabbfliken Bokföring anger du följande information:
- Status: Planering
- Projektbokföringsmall: Ställa in
- PIA-metod: Kostnadsvärde
På snabbfliken Varaktighet anger du dagens datum i fälten Startdatum och Slutdatum. Dessa datum underlättar när du ska konvertera valutor när projektet ska faktureras.
På snabbfliken Utlandshandel anger du valutakoden USD. Om du väljer USD i fältet Fakturavalutakod kommer projektet att faktureras i USD och planeras endast i den lokala valuta för CRONUS.
Du kan anpassa serviceprissättningen för kunder på projektbasis, beroende på vilka avtal som du har skapat. I nästa procedur anger projektchefen en kostnad för Tricias tid, priset för den obligatoriska programvaran och resekostnader som kunden har avtalat att betala.
Anpassa prissättning
Från projektkortet kan du välja åtgärden resurs.
På sidan Resurspriser för projekt anger du följande information:
- Kod: Tricia
- A-pris: 20
Stäng sidan.
Välj åtgärden Artikel.
På sidan Artikelpriser för projekt anger du följande information och anpassat pris:
- Artikelnr: 80201 (grafikprogram)
- A-pris: 200
Stäng sidan.
Välj åtgärden Redovisningskonto.
Ange följande information, och resekostnader, som kunden har avtalat att betala för kostnader, plus 25 procent, på sidan Redov.kontopris för projekt:
- Redovisningskonto: 8430 (resa)
- Styckkostnadsfaktor: 1,25
Stäng sidan.
Det slutliga steget i konfigurera ett projekt är att lägga till projektaktiviteterna och planeringsrader som ingår i varje aktivitet. Planeringsraderna styr vad kunden faktureras för.
Lägga till projektaktiviteter
På kortet preojekt för det nya projektet, väljer du åtgärden Projektaktivitetsrader.
I följande tabell beskrivs den information som du ska ange i fälten.
Projektuppgiftsnr Description Typ av projektuppgift 1 000 Rådgivning om inredning av konferenslokal Från-summa 1010 Rådgivningsmöte med kunden Bokföring 1020 Utveckling Bokföring 1090 Rådgivning, summa Till-summa Om du vill visa att vissa aktiviteter är underkategorier till andra aktiviteter väljer du åtgärden Indrag för projektaktiviteter.
En planeringsrad kan vara en av följande typer:
- Budget: Läggs till i schemat, men faktureras inte.
- Fakturerbart: Faktureras men läggs inte till i schemat.
- Både budget och fakturerbart: Faktureras och läggs till i schemat.
I den här genomgången använder projektchefen Både budget och fakturerbart. De skapar tre planeringsrader för aktivitet 1010 och två planeringsrader för aktivitet 1020.
Skapa planeringsrader
Välj rad 1010 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.
Skapa planeringsrader med följande information:
Rad Radtyp Planeringsdatum Typ Nr. Antal Styckpris 1 Både Budget och Fakturerbart (dagens datum) Resurs Tricia 40 2 Både Budget och Fakturerbart (dagens datum) Resurs Timothy 40 3 Både Budget och Fakturerbart (dagens datum) Redovisningskonto 8430 (resa) 2 400 Stäng sidan. Summorna uppdateras på sidan Projektaktivitetsrader.
Välj rad 1020 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader. Ange följande information:
Rad Radtyp Planeringsdatum Typ Nr. Antal Styckpris 1 Både Budget och Fakturerbart (dagens datum) Resurs Tricia 80 2 Både Budget och Fakturerbart (dagens datum) Artikel 80201 (grafikprogram) 1 Stäng sidan. Summorna uppdateras på sidan Projektaktivitetsrader.
Beräkna återstående förbrukning
Tricia, teamprojektmedlem, har arbetat med projektet ett tag och vill registrera sina timmar och sin förbrukning. Tricia har inte arbetat mer timmar än vad som överenskommits med kunden. Tricia använder batch-jobbet Ber. återstående förbrukning för att beräkna återstående förbrukning i en projektjournal. För varje projektaktivitet beräknas skillnaden mellan planerad förbrukning av artiklar, resurser, redovisningskostnader och verklig förbrukning i projekttransaktioner. Den återstående förbrukningen visas sedan i den projektjournal som hon kan bokföra den ifrån.
Så här beräknar du återstående förbrukning
- Välj anger du Projektjournaler och väljer sedan relaterad länk.
- På sidan Projektjournal, i fältet Journalnamn, öppnar du listan Projektjournaler. Välj projektjournalen Tricia.
- Välj åtgärden Ber. återstående förbrukning.
- På sidan Projekt – Beräkna återstående förbrukning, snabbfliken Projektaktivitet väljer du Projektnr. och välj relevant projektnummer, vanligtvis projekt J00010.
- På snabbfliken Alternativ skriver du J00001 i fältet Dokumentnr. Det gör det enklare att senare söka efter bokföringen.
- Ange dagens datum som bokföringsdatum.
- Välj OK. Detta kommer att generera projektjournalrader baserat på planeringsraderna som Prakash skapade.
- Välj OK på bekräftelsesidan. De genererade raderna läggs till i projektjournalen.
- Se till att alla dokument har numret J00001. Välj sedan åtgärden Bokföra. Klicka på knappen Ja för att bokföra.
Raderna är nu bokförda.
Skapa och bokföra en försäljningsfaktura för ett projekt
I nästa steg kan Tricia skapa en ny faktura för hela projektet eller för en del av ett projekt. Tricia kan även bifoga fakturan till en annan faktura för samma kund inom samma projekt. I detta fall kan Tricia fakturera hela projektet eftersom projektet nu är slutfört.
Så här skapar du en projektförsäljningsfaktura
- Välj den anger du Projekt och väljer sedan relaterad länk.
- Välj det projekt som du skapade tidigare och klicka på åtgärd Skapa försäljningsfaktura för projekt.
- På snabbfliken Projektaktivitet rensar du alla filter för Projektaktivitetsnr för att kunna fakturera projektet. I fältet Projektnr. markera relevant projekt.
- På snabbfliken Alternativ fyller du i bokföringsdatumet och anger om du vill skapa en faktura per aktivitet eller en enda faktura för samtliga aktiviteter.
- Välj OK för att skapa fakturan och välj sedan OK på bekräftelsesidan.
När Tricia har skapat fakturan kan hon nå den från rollcentret Försäljningsorderhandläggare till exempel.
Så här bokför du en ny försäljningsfaktura
- Välj den anger du försäljningsfakturor och väljer sedan relaterad länk.
- Öppna fakturan för kund nr. 01445544. Du kan se den information som registrerades från planeringsraderna.
- Välj åtgärden Bokföra. Klicka på knappen Ja för att bokföra.
Så här visar du den bokförda fakturan
- Öppna relevant projekt och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.
- Markera en av planeringsraderna som har fakturerats och klicka på Försäljningsfakturor/kreditnotor.
- På sidan Projektfakturor väljer du åtgärden Öppna försäljningsfaktura/-kreditnota.
Tricia vill visa information om priser, kostnader och vinster som avser det här projektet och det gör hon på sidan Statistik.
Så här öppnar du sidan Statistik
- Välj den anger du Projekt och väljer sedan relaterad länk.
- Välj åtgärden Statistik. Du kan granska detaljerad information om projektets priser, kostnader och vinster i både lokala och utländska valutor.
- Välj Stäng för att stänga sidan Projektstatistik.
Hantera fasta priser
CRONUS har fått uppdraget att inreda tio konferensrum. Som projektchef vill Prakash ha en god översikt över de aktiviteter som ska utföras i projektet samt tillhörande budget och kostnader för respektive aktivitet. Prakash vill dessutom veta det totala pris som överenskommits för projektet och det belopp som har fakturerats hittills. De har nått en överenskommelse med kunden om att projektet ska ha ett fast pris.
Så här hanterar du fast prissättning i projekt
Välj den
anger du Projekt och väljer sedan relaterad länk.Markera projektnummer Nyström och välj sedan åtgärd Projektaktivitetsrader.
Markera rad 1120 och i fältet Budget (totalkostnad) högerklickar du på beloppet och väljer Specificera.
Genom att granska Projektplaneringsrader inser Prakash att Tricia behövs i 30 timmar under den här projektfasen. Prakash kommer överens med kunden om ett fast pris.
På sidan Projektaktivitetsrader väljer du rad 1120 och väljer sedan åtgärden Projektplaneringsrader. Skapa en planeringsrad med följande information:
Rad Radtyp Typ Nr. Antal 1 Både Budget och Fakturerbart Resurs Tricia 30 Stäng sidan.
I fältet Budget (totalkostnad), högerklicka i fältet och välj Specificering igen på sidan Projektaktivitetsrader. Visa de ändringar som gjorts i schemat. Du ser att 30 timmar har lagts till i schemat.
Stäng sidorna.
När Tricia har lagts till i schemat för den här aktivitetsraden arbetar hon 25 timmar på projektet och registrerar dessa timmar i projektjournalen.
Så här registrerar du timmar i en projektjournal
Välj den
anger du Projektjournaler och väljer sedan relaterad länk.På den nya raden anger du följande information:
- Typ av rad: (tom)
- Bokföringsdatum: (dagens datum)
- Verifikationsnr: J00002
- Projektnr.: Nyström
- Projektuppgiftsnr.: 1120
- Typ: Resurs
- Nr: Tricia
- Antal: 25
Välj åtgärden Bokföra.
Några dagar senare arbetar Tricia för ytterligare tio timmar på projektet och har nu arbetat 35 timmar. Eftersom avtalet gäller för 30 timmar med kunden debiteras kunden endast 5 av dessa timmar. Tricia ska manuellt lägga till dessa extra fem timmar som hon arbetade i schemat.
På sidan Projektjournal väljer du åtgärden Ber. återstående förbrukning.
På sidan Projekt – Beräkna återstående förbrukning anger du följande information på snabbfliken Alternativ:
- Verifikationsnr: J00003
- Bokföringsdatum: (dagens datum)
Ange följande på snabbfliken Projektaktivitet:
- Projektnr.: Nyström
- Projektuppgiftsnr.: 1120
Klicka på OK för att köra beräkningen.
Det finns fem arbetstidar som återstår för Tricia. Fältet Radtyp är tomt, vilket innebär att endast förbrukningen återstår att bokföras eftersom arbetet redan är planerat.
I Projektjournaler skapar du en ny rad med följande information. Se till att båda projektnummer är i ordningen efter dem som du redan har använt:
- Typ av rad: budget
- Projektnr.: Nyström
- Projektuppgiftsnr.: 1120
- Typ: Resurs
- Nr: Tricia
- Antal: 5
Via Budget uppdateras de planerade kostnaderna och priset utan att uppdatera de kontraktskostnader och priser som faktureras kunden.
Välj åtgärden Bokföra. Välj OK för att stänga sidan.
Öppna listan Projekt.
Välj jobbet GUILDFORD och sedan i avsnittet Projektaktivitetsrader, välj raden 1120 och i fältet Budget (total kostnad) högerklicka på beloppet. Välj Specificera för att visa informationen.
Ändringar registreras automatiskt på raden för Projektaktivitetsnr. 1120 I totalkostnaden för det planerade arbetet är fem ytterligare arbetstimmarna som Tricia lagts till i schemat.
Välj Stäng för att stänga sidan.
Högerklicka på beloppet i fältet Kontrakt (totalkostnad) och välj Specificera för att visa informationen.
I kontraktets totalpris finns endast de ursprungligen kontrakterade 30 timmarna med, eftersom det är det som har överenskommits med kunden.
Kopiera projekt
Prakash har slutit ett avtal med en kund, Selagorian Ltd, om att inreda tio konferensrum. Avtalet påminner om ett tidigare projekt. Därför kan det spara tid att kopiera det tidigare projektet.
Markera de projekt- och aktivitetsrader som du vill kopiera på sidan Kopiera projekt. Du kan också välja att kopiera de ursprungliga projekttransaktionerna, som skapar planeringsrader baserat på faktisk förbrukning, eller så kan du kopiera de ursprungliga projektplaneringsraderna som kopierar de ursprungliga planeringsraderna till det nya projektet. Du kan då välja vilken planeringsrad- eller reskontratransaktionsradtyp som du vill inkludera, och endast välja det som är relevant för det nya projektet. Slutligen kan du välja det projekt som du vill kopiera till, och ange om priser och antal också ska kopieras.
För att kopiera ett projekt
Välj den
anger du Projekt och väljer sedan relaterad länk.Välj Ny för att skapa ett nytt projekt. Ange följande information:
- Beskrivning: Inreda tio konferensrum
- Faktureringskundnr: 20000
Välj åtgärden Kopiera projektaktiviteter från.
Ange följande på sidan Kopiera projektaktiviteter:
- Projektnr.: Nyström
- Projektaktivitetsnr. från: 1000
- Källa: Projektplaneringsrader
- Inkl. planeringsradtyp: Budget + fakturerbar
- Till projektnr: Guildford Inreda tio konferensrum
- Markera fälten Kopiera dimensioner och Kopiera antal.
Välj OK för att kopiera projektet och välj sedan åtgärden OK för att stänga bekräftelsesidan.
Genom att jämföra priser, projektaktivitetsrader och projektplaneringsrader för de två projekten kan du se att informationen kopieras korrekt.
Göra delbetalningar
CRONUS har precis fått ett stort projekt som kommer att pågå under ett år. Eftersom det krävs en hel del resurser gör projektledaren upp kontraktet så att kunden ska betala en del av projektet i förväg, en del när projektet är till hälften slutfört och resten när projektet är helt slutfört.
Så här lägger du upp ett nytt konto
Välj den
anger du kontoplan och väljer sedan relaterad länk.På sidan Kontoplan på fliken Ny för att skapa ett nytt kort.
På det nya redovisningskontokortet anger du följande information:
- Nr: 40255
- Namn: Projektbetalning
På snabbfliken Bokföring, i fältet Produktbokföringsmall väljer du Tjänster. Stäng sidan.
På sidan Kontoplan väljer du Nr 40255, projektbetalning, och välj Indrag av kontoplan. Välj Ja för att bekräfta.
Procedurerna visar hur du skapar ett nytt projekt, anger prissättning och ställer in möjlighet till delbetalningar. På projektaktivitetsraderna kan du skapa särskilda rader avsedda för delbetalningarna. Allt arbete som slutförs i projektet och läggs till i planen registreras på förbrukningsraderna. För varje ny betalningsaktivitetsrad på planeringsraderna är radtypen Fakturerbart, vilket innebär att kunden ska faktureras. Registrera en ny rad för handpenningen. På förbrukningsraden kan du ange information om de artiklar och resurser som har förbrukats i projektet och som utökar planen, t. ex. arbetstid och artiklar som används i projektet.
Så här gör du en delbetalning
Skapa ett nytt projekt.
På det nya projektkortet fyller du i följande information:
- Beskrivning: Renovering av reception
- Faktureringskundnr: 30000
- Projektbokföringsmall: Ställa in
- PIA-metod: Kostnadsvärde
På projektkortet, välj åtgärden Priser och välj sedan åtgärden Resursen. Ange följande information:
- Kod: Tricia
- A-pris: 10
Stäng sidan.
På kortet Jobb i avsnittet Aktiviteter, lägg till projektuppgiftsrader som beskrivs i följande tabell:
Rad Projektuppgiftsnr Description Typ av projektuppgift 1 1 000 Betalning – handpenning Bokföra 2 2000 Rapport Bokföra 3 3000 Betalning – halvvägs Bokföring 4 4000 Betalning – slutförande Bokföra Välj uppgift 1000 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.
Skapa en planeringsrad med följande information:
Rad Radtyp Planeringsdatum Typ Nr. Antal Styckpris 1 Fakturerbart (dagens datum) Redovisningskonto 40255 1 5000 Stäng sidan.
Välj uppgift 2000 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.
Skapa en planeringsrad med följande information:
Rad Radtyp Planeringsdatum Typ Nr. Antal 1 Budget (dagens datum) Resurs Tricia 120 2 Budget (dagens datum) Artikel 70104 10 Stäng sidan. På sidan Projektaktivitetsrader ser du de planerade belopp som har uppdaterats.
Välj uppgift 32000 och välj sedan åtgärden Projektplaneringsrader.
Skapa en planeringsrad med följande information:
Rad Radtyp Planeringsdatum Typ Nr. Antal Styckpris 1 Fakturerbart (ett framtida datum) Redovisningskonto 40255 1 5000 Stäng sidan.
Skapa en liknande planeringsradtransaktion för projektaktivitet 4000.
Nu när aktivitets- och planeringsraderna har registrerats kan Prakash skapa en faktura på den första betalningen. Prakash gör det från projektaktivitetsraderna för att vara säker på att fakturan bara innehåller raderna för den första betalningen. Du kan öppna försäljningsordern från planeringsraderna eller projektaktivitetsraderna.
Så här skapar du en faktura
- På sidan Projektaktivitetsrader väljer du rad 1000 och väljer sedan åtgärden Skapa förs.faktura.
- Ange dagens datum som bokföringsdatum på sidan Skapa försäljningsfaktura, ange Per aktivitet och välj OK för att skapa en faktura med standardinformationen. Välj OK för att stänga bekräftelsesidan.
- Välj åtgärden Skapa försäljningsfaktura/kreditnota. På försäljningsfakturan ser du att det bara är handpenningen som ingår i fakturan. Du kan nu skicka fakturan till kunden enligt överenskommelse.
Gå vidare
Den här genomgången har handlat om några av de grundläggande stegen när man arbetar med projekt i Business Central. Du har lärt dig hur du skapar ett nytt projekt, hur du kopierar ett projekt och hur du hanterar betalningar. Du har också sett en demonstration av hur du kan följa upp timmar och skapa fakturor.
Se även
Genomgång av affärsprocesser
Ställa in projekthantering
Använda resurser
Övervaka framsteg och resultat
Fakturera projekt
Arbeta med Business Central
Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här
Feedback
Kommer snart: Under hela 2024 kommer vi att fasa ut GitHub-problem som feedbackmekanism för innehåll och ersätta det med ett nytt feedbacksystem. Mer information finns i: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Skicka och visa feedback för