个人见解部署指南

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作为管理员，你可以从了解Microsoft Viva Insights为其参与者提供的内容以及你可以执行哪些操作来启用和增强他们的体验中受益。

什么是Viva Insights？

若要快速了解Viva Insights，检查Microsoft Viva Insights。

使用的好处

Viva Insights可以帮助参与者加强工作关系，有更多的时间专注于重要工作，并改善工作与生活的平衡。 Viva Insights通过向用户显示有关其工作习惯的见解来执行此操作。 它从有关电子邮件、会议、通话和聊天的 Microsoft 365 数据中获得这些见解。 .

通过使用Viva Insights，你和你的团队可以完成伟大的事情。

  • 通过个人生产力见解改进工作模式 - Viva Insights使用 Microsoft 365 中的日常数据来深入了解如何花费时间以及帮助你更智能地工作的技巧。
  • 改善关系 - 增加协作时间、改进团队会议并扩大网络。
  • 获得更多专注时间 - 找到更多时间来消除干扰、停止多任务处理，并专注于核心优先级。
  • 改善工作与生活的平衡 – 改善工作模式，减少工作时间，以更好地平衡工作与生活和整体幸福。

Viva Insights的业务价值

比以往更多的人觉得他们对工作时间缺乏控制。 许多团队在一周中花费 80-90% 的时间参加会议、发送电子邮件和打电话。 但是，50%的会议时间被认为没有成效，几乎一半的员工报告说，他们的工作干扰了他们的家庭生活。

Viva Insights是 Microsoft 365 客户体验的扩展，可帮助你找到机会来培养更好的习惯并重新控制你的时间。

你和你的用户负责

数据隐私

用户的个人信息都不会与其同事或经理共享。 Viva Insights遵守符合性法规，例如 GDPR。 另请参阅 面向管理员的隐私指南。

授予访问权限

将具有Microsoft Viva Insights服务计划的许可证分配给用户后不久，他们将访问个人见解元素，例如 Teams 和 Web 中的Viva Insights、摘要电子邮件、Outlook 中的内联建议、Viva Insights Outlook 加载项和Viva Insights欢迎消息。

对这些元素的访问权限取决于组织中的计划。 有关详细信息，请参阅访问Viva Insights元素。

Microsoft Viva Insights的个人见解是一种易于部署的现成解决方案，可帮助你和同事提高个人工作效率习惯。 它广泛适用于具有 这些服务计划的 Microsoft 365 用户。 分配许可证后，默认情况下，Viva Insights处于打开状态，不过你可以按照本指南中的步骤自定义部署。

推出Viva Insights

可以在组织中一次性或分阶段部署Viva Insights。 在任一情况下，在广泛推出产品之前，我们建议你获得额外的购买，这是以下 准备步骤 部分中所述的可选步骤。

Viva Insights推出清单

  1. (可选) 完成 准备步骤。
  2. 选择推出方案。
  3. 完成所选的推出方案中的步骤。

准备步骤

可以轻松为组织中的所有用户启用Viva Insights，因为它随 Microsoft 365 订阅一起提供。 下面是你的组织在启用Viva Insights之前可能考虑的建议但可选的步骤列表：

  • 创建通信计划 - 确定组织在推出Viva Insights期间和之后如何有效地与用户进行通信。 让用户轻松查找有关Viva Insights的信息。 例如，使用Viva Engage组或 SharePoint 网站来帮助用户了解在其组织中使用Viva Insights的好处。
  • 考虑利益干系人 - 在推出Viva Insights之前，确定利益干系人并与利益干系人进行沟通可能很重要。 请参阅 包括利益干系人。
  • 首先考虑运行试点 – 在将Viva Insights扩展到整个组织之前，你可能需要考虑使用一部分用户运行试点推出。 尤其是对于大型组织，首先通过进行试点来验证用户就绪情况、识别和缓解问题，并帮助确保组织范围内的成功实施，这是一个自然而然的步骤，即首先在小规模上测试广泛推出。
  • 安全和隐私 - Viva Insights是安全的，旨在保护用户隐私。 隐私指南介绍了Viva Insights如何遵守隐私法规。 我们建议你与安全和隐私团队共享此隐私指南，以便他们更好地了解Viva Insights的隐私功能。
  • 与现有计划挂钩 - 引入Viva Insights时，请将其与组织中的现有计划或培训计划（例如员工福利计划）关联。 避免将其引入为技术工具，而是作为与组织价值观集成的改变习惯的工具。

包括利益干系人

在向用户发送欢迎电子邮件之前识别并通知关键利益干系人可能是推出过程中的重要初步步骤。 这些利益干系人应了解推出欢迎电子邮件后的价值、时间线和预期体验。 主动管理后，这些利益干系人可以成为推进推出过程的宝贵拥护者。

以下是在推出项目中可能会考虑的一些角色：

  • 执行发起人发送有关Viva Insights的欢迎电子邮件，最好是提供有关其产品体验的报价。
  • 安全主管 - 查看隐私指南，了解Viva Insights中的数据安全。
  • Microsoft 365 管理员 - 根据业务需求启用和禁用Viva Insights访问;请参阅推出方案。
  • 支持或技术支持主管 - 管理用户提出的问题。 可以在 个人见解常见问题解答中找到一些有用的答案。
  • 培训主管 - 举办有关Viva Insights的培训研讨会。

选择推出方案

本部分介绍部署Viva Insights的四种方案。 Microsoft 365 管理员可以通过使用 PowerShell 或使用Microsoft 365 管理中心来实现上述任何方案。 通常，管理员使用管理中心为大多数或所有用户广泛配置Viva Insights，并使用 PowerShell 为所选用户设置特定配置。

推出方案

选择并完成以下方案之一：

  • 默认值为 on。 对于所有用户，默认情况下会打开Viva Insights的所有图面。 这是默认方案。
  • 默认值为 off。 默认情况下，Viva Insights处于关闭状态;用户可以单独打开部分或全部Viva Insights图面。
  • 混合部署。 某些用户已选择加入，某些用户选择退出所有Viva Insights图面。

默认值为

在此方案中，默认情况下，Viva Insights的所有图面都会为所有用户启用。 他们将收到欢迎电子邮件和后续的 Viva 摘要电子邮件，并有权访问 Web 上的 Viva Insights 应用、Viva Insights Outlook 加载项和 Outlook 中的内联建议。

在 配置个人见解默认值中了解如何实现此推出方案。

默认关闭

在此方案中，Viva Insights默认处于关闭状态，但用户可以自行打开它-一次性所有功能或单个功能。 用户不会收到 Viva 摘要电子邮件，但他们可以通过 Teams 或 Web 中的Viva Insights应用单独选择加入每个图面。

在配置个人见解默认值中了解如何实现此推出方案

混合部署

在此方案中，一些用户已选择加入，一些用户选择退出所有Viva Insights图面。 选择加入的用户会收到摘要电子邮件，可以在 Teams 和 Web 中打开Viva Insights，并在 Outlook 中查看Viva Insights加载项。 从选择退出开始的用户会看到此处显示的默认“关闭”页面，他们可以使用“设置”选择加入任何Viva Insights图面。

在 配置个人见解默认值中了解如何实现此推出方案。

运行试点推出

对于大型组织，建议在将Viva Insights部署到整个组织之前运行小规模的试点推出。 此试点可帮助你验证就绪情况，并识别和缓解任何问题，以帮助确保成功推出。 本部分提供提示并介绍运行试点的步骤。

为了从试点中获得最现实的结果，它应该涉及一组实际用户，他们热衷于尝试新技术，并愿意与同事分享他们的经验。

试点先决条件

在开始试点之前，请准备好以下操作：

  • 设置和度量目标。 你需要明确定义目标来衡量试点的成功。
  • 持续时间。 确定试点的开始和结束日期。 提示：让它运行至少 45 天。
  • 招募试点用户。 在试点组中包括利益干系人和参与者的平衡组合。 包括一系列不同的角色，例如具有直接下属的经理和来自不同部门的用户。
  • 加快工作进度。 从小规模开始，并花时间暂停、评估结果和调整试点。

试点时间线

建议按照以下步骤进行试点：

  1. 发送欢迎电子邮件 – 向所有试点用户发送一封介绍Viva Insights的电子邮件，并邀请他们参加培训。
  2. 培训试点参与者如何使用Viva Insights。
  3. 分配服务计划 – 在向试点用户推出Viva Insights之前，请确保已将所有用户分配到Microsoft 365 管理中心中的Viva Insights服务计划。
  4. 启动试点 - 开始试点。 向试点参与者宣布试点正在启动，并提醒他们其持续时间和任务，如 测试计划中所述。 有关更多详细信息 ，请参阅进行试点 。
  5. 咨询利益干系人 – 在整个试点过程中，请与 项目利益干系人 会面，在用户反馈到达时查看用户反馈，并解决出现的任何技术问题，以确保试点顺利运行。
  6. 评估和计划 - 使用试点的结果来规划后续步骤。 请参阅 评估试点课程并制定计划。

设置和度量目标

要判断试点的成功，你需要知道参与者是否从产品中获得了价值，并会将其推荐给同事。 考虑使用调查来评估产品的情绪和有用性。

设计测试计划

若要获得成功的试点体验，请为参与者提供明确定义的要完成的任务以及共享其反馈的方式。 用户可以在Viva Insights中执行的操作的示例包括：

  • 选择加入一项或全部Viva Insights功能。
  • 每天自动获取焦点时间。
  • 使用“见解”选项卡可以跟进未完成的任务、准备会议或跟进未读文档。

收集反馈

确保有一个开放的反馈渠道来跟踪进度和衡量结果，例如：

  • 设计调查并在试点完成后使用它来捕获和评估结果。
  • 创建 Teams 频道或Viva Engage社区，供试点参与者加入并分享其体验。 或者，使用 Viva Engage。

招募试点用户

试点用户是公司推出的第一阶段的一部分。 与他们沟通，他们是新工具的第一批用户，以提升个人工作效率并改进工作模式。 他们应愿意提供反馈。 与他们分享，他们的反馈将帮助改进配置知识、内部文档和向参与者发送通知，使所有其他人员在部署的后续阶段更加轻松。 请注意，最好是试点用户不是执行主管。

确定试点用户可能需要 IT 团队与目标组的部门负责人讨论。 在此讨论中，尝试确定热衷于使用新工具改进工作的用户。

推荐： 考虑将试点用户分组到对应于不同 推出方案的组中。 这样，Microsoft 365 管理员就可以在更大规模地实施不同方案之前获得有关不同方案的反馈。

培训飞行员参与者

组织可以选择负责培训试点用户的内部人员。

进行试点

下面是 45 天试点时间线示例。

  • 在试点启动前的一周内：

    • 向试点用户发送有关预期内容和时间的初始通信。 这也是进行培训或共享有关如何使用Viva Insights的培训材料的好机会。 还可以立即发送调查，以在试点前后比较用户情绪。
    • 分配Viva Insights服务计划以在Microsoft 365 管理中心中试点用户。 选择推出方案，并按照管理员推出步骤将用户注册到Viva Insights。

  • 第 1 天 - 发送通知电子邮件，指出试点已开始。

  • 第 14 天 - 向试点用户发送中点通信，并选择性地发送调查。

  • 第 40 天 - 向试点用户发送最终通信。 对他们的经验进行最终调查。

  • 第 41-45 天 - 评估试点结果并规划后续步骤。

评估试点课程并制定计划

完成试点后，收集所有反馈调查、支持票证和其他指标。 根据你的目标来分析它们，并规划实际Viva Insights推出。 使用对试点的分析来确定组织是否已准备好广泛部署Viva Insights。 如果不是，请考虑将试点扩展到更多用户。 请参阅 试点后选项。

试点后选项

试点目标是否已实现？ 请考虑后续步骤
是 (例如，用户满意度很高) 你已准备好开始推出阶段。 根据目标，可以执行下列操作之一：
  • 将试点扩展到其他参与者，可能具有不同的角色或与初始试点组不同的协作模式。
  • 为组织中的其他选择组选择加入Viva Insights。
  • 为组织中的所有其他用户选择加入Viva Insights。
否 调整计划并重新访问试点。 若要确保实现目标，建议将目标与组织内的现有计划挂钩。

支持文档

如果用户对使用Viva Insights有疑问，请指向个人见解常见问题解答以获取答案。

面向利益干系人的资源