![Fases de la actualización viaje, con especial hincapié en la fase de definición del proyecto] (media/upgrade-banner-project-definition.png "Fases de la actualización viaje, con especial hincapié en la fase de definición del proyecto")Stages of the upgrade journey, with emphasis on the Project Definition stage

En este artículo forma parte de la fase de proyecto definición de su viaje de actualización, una actividad completar después de crear una asociación de patrocinadores y equipo del proyecto de las partes interesadas que ha identificado son fundamentales para el éxito del proyecto.This article is part of the Project Definition stage of your upgrade journey, an activity you complete after you create a sponsorship coalition and project team from the stakeholders you’ve identified are key to your project’s success. Antes de continuar, confirme que ha realizado las siguientes actividades:Before proceeding, confirm that you’ve completed the following activities:

Definir el ámbito del proyectoDefine your project scope

Poner el tiempo para definir la visión del proyecto, ámbito, objetivos y gobierno le ayudará a asegurarse de que todas las partes interesadas del proyecto se alinean y trabajar hacia los mismos resultados finales.Taking time to define your project vision, scope, goals, and governance will help ensure all project stakeholders are aligned and working toward the same end results. Esto es especialmente importante dado que el equipo de preparación técnica y equipo de preparación de usuarios va a trabajar por separado para reunir sus respectivos partes.This is especially critical given that the technical readiness team and user readiness team will be working independently to pull their respective pieces together. Después de completar esta sección, hacer referencia a él en todo el proyecto para asegurarse de que está en el camino para lograr el estado final que desea.After you complete this section, refer to it throughout your project to ensure you’re on track to achieve the end state you wanted. Use los objetivos que identifique debajo a medir los resultados empresariales y mitigar según sea necesario.Use the goals that you identify below to measure against your outcomes, and mitigate as needed.


Puntos de decisiónDecision points
  • Lo que desea llevar a cabo con este proyecto (en otras palabras, ¿por qué lo hace)?What do you want to accomplish with this project (in other words, why are you doing it)?
  • ¿Qué es correcto el aspecto?What does success look like?
  • ¿Cuáles son los riesgos, y cuál es su plan para mitigar estos riesgos?What are the risks, and what’s your plan to mitigate those risks?

Pasos siguientesNext steps
  • Se describen en las siguientes secciones con su equipo de proyecto y patrocinadores.Discuss the following sections with your project team and sponsors.
  • Documentar su visión, ámbito, objetivos y los riesgos de este proyecto.Document your vision, scope, goals, and risks for this project.
  • Revisar el equipo del proyecto para validar que ha ocupado el equipo adecuado.Revisit your project team to validate that you’ve engaged the right team.

Visión del proyectoProject vision

Su visión es el "Panorama general" o eventual estado final que responde a la pregunta, "¿por qué vamos a hacer este proyecto?"Your vision is the “big picture” or eventual end-state that answers the question, “Why are we doing this project?” Una visión ideal soluciona los impulsores de negocios de su organización y usuario de valor agregado perspectivas, tal como se muestra en los ejemplos siguientes:An ideal vision addresses your organization’s business drivers and user value-add perspectives, as shown in the following examples:

  • Impulsor de negocios de la organización: estandarización en Microsoft Teams alinea con nuestro transformación de espacio de trabajo digital y que nos permite unidad eficacia operativa, eliminar soluciones redundantes y guardar USD5 millones.Organization business driver: Standardizing on Microsoft Teams aligns with our digital workplace transformation and enables us to drive operational efficiencies, eliminate redundant solutions, and save USD5 million.
  • Agregar valor de usuario: Microsoft Teams (1) ahorra tiempo, ya que proporciona una sola ubicación para las notas del proyecto, documentos de Office, los miembros del equipo, conversaciones y reuniones; (2) simplifica la comunicación mediante el uso de una lista de contactos centralizado y seguimiento de chat persistente para un acceso rápido a las conversaciones y (3) alivia la frustración de tratar de encontrar que los datos adjuntos de correo electrónico perdido por almacenar y obtener acceso a archivos en un solo lugar.User value-add: Microsoft Teams (1) saves time by providing a single location for project notes, Office docs, team members, conversations, and meetings; (2) simplifies communication by using a centralized contact list and persistent chat tracking for quick access to your conversations, and (3) alleviates the frustration of trying to find that lost email attachment by storing and accessing files in one place.

Tenga en cuenta los siguientes puntos de discusión para ayudar a perfeccionar su visión:Consider the following discussion points to help refine your vision:

  • Descripción del proceso de negocio actualDescription of the current business process

  • Desafíos con el proceso de negocio existenteChallenges with the existing business process

  • De qué manera la tecnología puede ayudar a alcanzar estos retos.How technology can help overcome these challenges

  • Los resultados empresariales que se esperan y que se pueden medir si se superan los retos.The expected and measurable business outcomes if these challenges are overcome

Sugerencia

Identificar roles para restringir aún más la visión del proyecto y los casos de uso.Identify use cases and personas to further refine your project vision.

Ámbito del proyectoProject scope

Su visión sólo puede llevarse a cabo a través del tiempo, a través de varias fases.Your vision might only be realized over time, through various phases. El ámbito del proyecto define el enfoque de su proyecto en este momento y sirve para mantener su equipo de proyecto que se centra en sus tareas actuales, lo que permite obtener su visión a largo plazo.The project scope defines the focus of your project at this time and serves to keep your project team focused on their current tasks, enabling you to realize your long-term vision. Por ejemplo, su ámbito podría llamar para que pueda ejecutar a una prueba piloto, implemente una carga de trabajo específica, como voz o las reuniones o permiten a los equipos junto con Skype para la empresa al planear para la actualización a través del tiempo.For example, your scope might call for you to run a pilot, deploy a specific workload such as voice or meetings, or enable Teams alongside Skype for Business as you plan for your upgrade over time. Como parte del ámbito de proyecto, debe evaluar:As part of the project scope, you should assess:

  • Los distintos modos de coexistencia, y que sería óptima para su organización.The various coexistence modes, and which would be optimal for your organization.
  • La mejor forma de Skype para profesionales y los equipos coexistir antes de mover a los equipos.The best way for Skype for Business and Teams to coexist before you move to Teams.
  • Si debe realizar una prueba piloto para validar preparación técnico y de usuario en la organización.Whether you should conduct a pilot to validate technical and user readiness in your organization.

Objetivos del proyectoProject goals

Los objetivos de definición los resultados que desee y permite medir el éxito del proyecto.Your goals define the outcome you want and enable you to measure the success of the project. Objetivos pueden definirse como objetivos y los resultados de la claves (OKRs) y las medidas de éxito de un proyecto pueden definirse como indicadores clave para el éxito (KSIs).Goals can be defined as objectives and key results (OKRs), and the measures of project success can be defined as key success indicators (KSIs). Es esencial que obtener una completa participación de las partes interesadas del proyecto en la definición OKRs y KSIs, para ayudar a garantizar que sienten de propiedad y alineación estas medidas de éxito a tareas del proyecto definido.It’s essential that you get full participation from project stakeholders in defining OKRs and KSIs, to help ensure they feel a sense of ownership and align these measures of success to defined project tasks. Objetivos deben incluir una combinación de técnica y centrados en el usuario correcto.Goals should include a mix of technical and user-focused success.

  • OKRs contienen los objetivos establecidos al principio del proyecto y los resultados claves medir en una cadencia definido (por ejemplo, mensuales o trimestrales).OKRs contain the objectives you set at the beginning of the project and the key results you measure on a defined cadence (for example, monthly or quarterly). Revisando los resultados de la claves, puede asegurarse de las entregas del proyecto se encuentran en la programación, o identifican y mitigan los problemas para obtener el proyecto en el camino. OKRs normalmente se clasifican como "alcanzado" o "no alcanzado".By reviewing your key results, you can ensure your project deliverables are on schedule, or identify and mitigate issues to get your project back on track. OKRs are typically categorized as “achieved” or “not achieved.”
  • KSIs medir el éxito de los resultados de la claves y la calidad y complementar la naturaleza binaria de OKRs por la que se detalla los resultados de una buena o incorrectos.KSIs measure quality and success of the key results and complement the binary nature of OKRs by detailing good and/or bad results. Al definir KSIs, se recomienda que use "específicos, cuantificables, puede asignables, realistas, relacionados con el tiempo" criterios (SMART):When defining KSIs, we recommend that you use “specific, measurable, assignable, realistic, time-related” (SMART) criteria:
    • Específica: un área específica de mejora de destinoSpecific: target a specific area for improvement
    • Cuantificar cuantificables: o Sugerir al menos un indicador de progresoMeasurable: quantify, or at least suggest an indicator of, progress
    • Puede asignar: especificar quién llevará a caboAssignable: specify who will do it
    • Realistas: estado ¿qué resultados de forma realista pueden lograr, al indicar recursos disponiblesRealistic: state what results can realistically be achieved, given available resources
    • Relacionados con el tiempo: especificar cuándo se pueden lograr los resultadosTime-related: specify when the results can be achieved

En la siguiente tabla se muestra ejemplos de OKRs y KSIs para las fases iniciales de un Skype para la empresa a los equipos de proyecto de actualización.The following table shows examples of OKRs and KSIs for the initial phases of a Skype for Business to Teams upgrade project.

ObjetivoObjective Tecla resultadoKey result Para hacerTo do
Equipos pilotos junto con Skype para la empresa, en modo de solo colaboraciónPilot Teams alongside Skype for Business, in collaboration-only mode FY18Q2: 500 usuarios piloto que ha tenido lugar y completadoFY18Q2: 500-user pilot conducted and completed
  • Identificar a los usuarios pilotosIdentify pilot users
  • Crear un plan de pruebas pilotoCreate a pilot test plan
  • Permitir que los usuarios pilotos en los equiposEnable pilot users on Teams
  • Implementar la prueba pilotoImplement the pilot
  • Ejecutar una encuesta de comentarios pilotoExecute a pilot feedback survey
  • Medir el éxito pilotoMeasure pilot success
Ejecutar correctamente el modo de solo colaboración para todos los usuarios de la organización junto con Skype para la empresaSuccessfully run collaboration-only mode for all users in the organization alongside Skype for Business
  • 60% de Skype para usuarios profesionales usa los equipos dentro de 30 días de implantación60% of Skype for Business users are using Teams within 30 days of rollout
  • Satisfacción de los usuarios con equipos es & #8805; 80%User satisfaction with Teams is ≥80%
  • Diseñar y ejecutar una amplia communications y el plan de formaciónDesign and execute a broad communications and training plan
  • Habilitar a todos los usuarios para los equipos en modo de solo colaboraciónEnable all users for Teams in collaboration-only mode
  • Seguimiento del uso de todos los mesesTrack usage monthly
  • Recopilar comentarios del usuarioGather user feedback
  • Calidad sanitaria de la red de MonitorMonitor network health/quality
  • Mitigar según sea necesarioMitigate as needed
TipoType Indicador de clave para el éxitoKey success indicator Cómo se midenHow measured Criterios de éxitoSuccess criteria MedidosMeasured
Red y calidadNetwork and quality Porcentaje de llamadas de audio deficientes debería ser mínimoPercentage of poor audio calls should be minimal Panel de calidad de llamada (CQD)Call Quality Dashboard (CQD) <3% de llamadas deficientes con los equipos<3% of poor calls with Teams Semanal y mensualWeekly, then monthly
Conocimiento y usoUsage and awareness La charla, reuniones y experiencia de llamada es igual o superior de Skype para la empresaThe chat, meetings, and calling experience is equal to or better than Skype for Business EncuestaSurvey 80% de acuerdo o totalmente de acuerdo80% agree or strongly agree Semanalmente a través de la prueba piloto, posteriores a la implantaciónWeekly through pilot, post-rollout
Uso y adopciónUsage and adoption Los usuarios utilizan la solución activamenteUsers actively use the solution Informes de Office 365 o CQDOffice 365 reports or CQD participación del 90% de los usuarios pilotos, es mejores que la solución actual90% participation from pilot users, better than the current solution Semanal y mensualWeekly, then monthly
Uso y aprendizajeUsage and training He tenido recursos de aprendizaje y ayuda adecuada para usar correctamente los equiposI had adequate training/help resources to successfully use Teams Encuesta posteriores a la prueba pilotoPost-pilot survey 80% de acuerdo o totalmente de acuerdo80% agree or strongly agree Posterior a la prueba piloto, posteriores a la implantaciónPost-pilot, post-rollout
Satisfacción de los usuariosUser satisfaction Recomendaría equipos a otros usuariosI would recommend Teams to others Net promotor puntuación (NPS) a través de encuesta posteriores a la prueba pilotoNet Promoter Score (NPS) via post-pilot survey NPS > 0NPS > 0 Posterior a la prueba piloto, posteriores a la implantaciónPost-pilot, post-rollout
Impulsor de negociosBusiness driver Ahorro de costosCost savings Cuentas por pagarAccounts Payable $X gastos de costo millones en soluciones de terceros$X million cost expenditure in third-party solutions Seis meses, a continuación, un año, a continuación, después de la implantación de cinco añosSix months, then one year, then five years post-rollout

Sugerencia

Para ayudar a garantizar que su proyecto permanece en el camino, considere la posibilidad de definir hitos pequeños y a corto plazo, además de los objetivos más grandes y a largo plazo.To help ensure your project stays on track, consider defining smaller, short-term milestones in addition to bigger, long-term goals. Esto puede incluir las métricas que podrá capturar como parte de la prueba piloto de usuario.This can include metrics that you’ll capture as part of your user pilot. Al considerar la escala de tiempo, use la Guía básica de 365 de Microsoft si está esperando para las características que aún no están disponibles en los equipos.When considering your timeline, use the Microsoft 365 Roadmap if you’re waiting for features that aren’t yet available in Teams.

Los riesgos y mitigaciónRisks and mitigation

Con cualquier proyecto, eventos imprevistos u otros factores pueden surgir e inicia el proyecto de control. Es importante evaluar los posibles riesgos de forma proactiva y definir un plan de mitigación para superar los problemas que puedan surgir, por lo que el proyecto puede continuar hacia los objetivos.With any project, unforeseen events or other factors can arise and throw your project off track. It’s important to proactively assess potential risks and define a mitigation plan for overcoming the issues that might arise, so your project can continue toward your goals. Un riesgo registrar es una herramienta excelente para el seguimiento de riesgos del proyecto, junto con la posibilidad de son y su impacto potencial — y capturar el plan de mitigación.A risk register is an excellent tool for tracking project risks—along with how likely they are and their potential impact—and capturing your mitigation plan. En la siguiente tabla se muestra un registro de riesgos de ejemplo.The following table shows a sample risk register.

RiesgoRisk ProbabilidadLikelihood ImpactoImpact GeneralOverall Plan de mitigaciónMitigation plan
Calidad de la redNetwork quality MedioMedium AltoHigh AltoHigh Ejecutar una ejercicio de planificación de red.Execute a network planning exercise.
Adopción de usuario bajoLow user adoption AltoHigh AltoHigh AltoHigh Trabajar de forma proactiva con los usuarios durante las fases de prueba piloto e implementación; implementar un destino conocimiento del producto y campaña de aprendizaje para crear el deseo.Proactively work with users during the pilot and deployment phases; implement a targeted awareness and training campaign to create desire.

línea de tiempoTimeline

Tal y como se define el ámbito de su viaje por la actualización, asegúrese de establecer una escala de tiempo para los hitos clave (por ejemplo, habilitar los equipos junto con Skype para la empresa para todos los usuarios) además de la fecha de finalización.As you scope your upgrade journey, be sure to set a timeline for key milestones (for example, enabling Teams alongside Skype for Business for all users) in addition to the completion date. Una escala de tiempo definido ayuda a la unidad de equipo de proyecto hacia un estado coherente final y se informa a la programación de copia de trabajo a la derecha, ayudar a garantizar que el proyecto se ajusta en el camino. Considere la posibilidad de una escala de tiempo que no se demasiado acelerado (donde tareas es posible que se puede pasar por alto) o demasiado lejano (donde se podrían perder momentum).A defined timeline helps your project team drive toward a consistent end state and informs the right work-back schedule, helping to ensure that your project stays on track. Consider a timeline that’s not too accelerated (where tasks might be overlooked) or too distant (where momentum might be lost). Las cuentas de escala de tiempo ideal para:The ideal timeline accounts for:

  • Preparación de producto para los requisitos de escenario de usuario y de cumplimiento de normas: consulte la Guía del producto para estimar cuando los equipos estará listos para su organización.Product readiness for compliance and user scenario requirements: Refer to the product roadmap to gauge when Teams will be ready for your organization.
  • Actualizar grupos: determinar si se debe permitir a los equipos o actualización de los usuarios por grupos de actualización, que pueden afectar a la escala de tiempo de su viaje actualización general.Upgrade groups: Determine whether you’ll be enabling Teams or upgrading users by upgrade groups, which could affect the timeline of your overall upgrade journey.
  • Organizativa factores, como cambiar inmovilizar, fin de año fiscal, los ciclos de vida de implementación: se abordan y de cuenta para los procesos internos que pueden influir en la escala de tiempo de actualización.Organizational factors such as change freeze, fiscal year end, deployment lifecycles: Discuss and account for any internal processes that might influence your upgrade timeline.
  • Otros cambios que se producen en o alrededor de la misma hora: considere la posibilidad de agrupación de los cambios o espaciado para facilitar un usuario positivo experiencia y minimizar cualquier impacto en la productividad.Other changes that are occurring at or around the same time: Consider bundling changes or spacing them out to facilitate a positive user experience and minimize any impact on productivity.
  • Recursos: confirmar la asignación de recursos con las partes interesadas de proyecto para asegurarse de que el equipo del proyecto que ha llevado conjuntamente tiene suficiente ancho de banda para llevar a cabo todas las tareas necesarias.Resourcing: Confirm resource allocation with your project stakeholders to ensure that the project team you’ve brought together has enough bandwidth to complete all necessary tasks.

Como punto de referencia, se proporciona una escala de tiempo de ejemplo de previos a la actualización, actualización y las fases posteriores a la actualización de actualización para profesionales de viaje, que le animamos a que ajustar según sea necesario para alinear con las necesidades específicas de su organización.As a reference point, a sample timeline is provided for the pre-upgrade, upgrade, and post-upgrade phases of the Upgrade Pro journey, which we encourage you to adjust as needed to align with the specific needs of your organization.

Una vez que haya completado las actividades descritas anteriormente, debe tener una base sólida para el proyecto.After you’ve completed the activities described above, you should have a solid foundation for your project. Continuar con la preparación de la organización las actividades de planificación y Preparación técnica .Continue with your technical readiness and organizational readiness planning activities.