![Diagrama de viaje de actualización, resaltado de la fase de definición del proyecto] (media/upgrade-banner-project-definition.png "Etapas del viaje de actualización, con énfasis en la fase de definición del proyecto")Upgrade journey diagram, highlighting the Project Definition stage

Este artículo forma parte de la etapa de definición de proyecto del viaje de actualización, una actividad completada después de crear un Coalition de patrocinio y un equipo de proyecto de las partes que identificó son fundamentales para el éxito del proyecto.This article is part of the Project Definition stage of your upgrade journey, an activity you complete after you create a sponsorship coalition and project team from the stakeholders you’ve identified are key to your project’s success. Antes de continuar, confirme que ha completado las siguientes actividades:Before proceeding, confirm that you’ve completed the following activities:

Definir el ámbito del proyectoDefine your project scope

Tomarse el tiempo para definir la visión, el ámbito, los objetivos y el gobierno del proyecto le ayudará a asegurarse de que todas las partes interesadas del proyecto estén alineadas y estén trabajando con los mismos resultados finales.Taking time to define your project vision, scope, goals, and governance will help ensure all project stakeholders are aligned and working toward the same end results. Esto es especialmente importante, ya que el equipo de preparación técnica y el equipo de preparación para el usuario trabajarán de forma independiente para reunir sus respectivas piezas.This is especially critical given that the technical readiness team and user readiness team will be working independently to pull their respective pieces together. Una vez completada esta sección, haga referencia a ella en todo el proyecto para asegurarse de que está al tanto de el estado final deseado.After you complete this section, refer to it throughout your project to ensure you’re on track to achieve the end state you wanted. Use los objetivos que usted identifica a continuación para medirlos con sus resultados y mitigarlos según sea necesario.Use the goals that you identify below to measure against your outcomes, and mitigate as needed.

Un icono que muestra puntos de decisión
Puntos de decisiónDecision points
  • ¿Qué desea hacer con este proyecto (en otras palabras, ¿por qué lo está haciendo)?What do you want to accomplish with this project (in other words, why are you doing it)?
  • ¿Qué aspecto tiene el éxito?What does success look like?
  • ¿Cuáles son los riesgos y cuál es su plan para mitigar esos riesgos?What are the risks, and what’s your plan to mitigate those risks?
Un icono que muestra los pasos siguientes
Pasos siguientesNext steps
  • Comente las siguientes secciones con el equipo del proyecto y los patrocinadores.Discuss the following sections with your project team and sponsors.
  • Documente su visión, alcance, metas y riesgos para este proyecto.Document your vision, scope, goals, and risks for this project.
  • Vuelva a visitar el equipo del proyecto para validar que ha contratado el equipo adecuado.Revisit your project team to validate that you’ve engaged the right team.

Visión del proyectoProject vision

Su visión es el "panorama general" o el estado final eventual que responde a la pregunta "¿por qué estamos haciendo este proyecto?"Your vision is the “big picture” or eventual end-state that answers the question, “Why are we doing this project?” Una visión ideal se dirige a los impulsores empresariales y el valor de usuario de la organización, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos:An ideal vision addresses your organization’s business drivers and user value-add perspectives, as shown in the following examples:

  • Impulsor de empresade la organización: la estandarización en Microsoft Teams se alinea con nuestra transformación de espacio de trabajo digital y nos permite impulsar las eficiencias operativas, eliminar las soluciones redundantes y ahorrar USD5 millones de dólares.Organization business driver: Standardizing on Microsoft Teams aligns with our digital workplace transformation and enables us to drive operational efficiencies, eliminate redundant solutions, and save USD5 million.
  • Valor agregado de usuario: Microsoft Teams (1) ahorra tiempo al proporcionar una única ubicación para las notas de proyecto, los documentos de Office, los miembros del equipo, las conversaciones y las reuniones; (2) simplifica la comunicación mediante el uso de una lista de contactos centralizada y el seguimiento de chats persistentes para acceder rápidamente a sus conversaciones y (3) evita la frustración de intentar encontrar ese archivo adjunto de correo electrónico perdido almacenando y accediendo a los archivos en un solo lugar.User value-add: Microsoft Teams (1) saves time by providing a single location for project notes, Office docs, team members, conversations, and meetings; (2) simplifies communication by using a centralized contact list and persistent chat tracking for quick access to your conversations, and (3) alleviates the frustration of trying to find that lost email attachment by storing and accessing files in one place.

Considere los siguientes puntos de discusión para ayudarle a afinar su visión:Consider the following discussion points to help refine your vision:

  • Descripción del proceso de negocio actualDescription of the current business process

  • Desafíos con el proceso empresarial existenteChallenges with the existing business process

  • De qué manera la tecnología puede ayudar a alcanzar estos retos.How technology can help overcome these challenges

  • Los resultados empresariales que se esperan y que se pueden medir si se superan los retos.The expected and measurable business outcomes if these challenges are overcome

Sugerencia

Identifique casos de uso y personas para refinar aún más la visión del proyecto.Identify use cases and personas to further refine your project vision.

Ámbito del proyectoProject scope

Es posible que su visión solo se pueda realizar a lo largo del tiempo, a través de varias fases.Your vision might only be realized over time, through various phases. El ámbito del proyecto define el foco de su proyecto en este momento y sirve para mantener el equipo del proyecto centrado en sus tareas actuales, permitiéndole realizar su visión a largo plazo.The project scope defines the focus of your project at this time and serves to keep your project team focused on their current tasks, enabling you to realize your long-term vision. Por ejemplo, su ámbito puede que le llame para ejecutar una prueba piloto, implementar una carga de trabajo específica como voz o reuniones, o habilitar equipos junto a Skype empresarial, a medida que planea la actualización a lo largo del tiempo.For example, your scope might call for you to run a pilot, deploy a specific workload such as voice or meetings, or enable Teams alongside Skype for Business as you plan for your upgrade over time. Como parte del ámbito del proyecto, debe evaluar:As part of the project scope, you should assess:

  • Los distintos modosde coexistencia y cuáles serían óptimos para su organización.The various coexistence modes, and which would be optimal for your organization.
  • La mejor manera de que Skype empresarial y los equipos coexistan antes de pasar a teams.The best way for Skype for Business and Teams to coexist before you move to Teams.
  • Si debe realizar una prueba piloto para validar la disponibilidad técnica y de usuario de su organización.Whether you should conduct a pilot to validate technical and user readiness in your organization.

Objetivos del proyectoProject goals

Sus objetivos definen el resultado deseado y le permiten medir el éxito del proyecto.Your goals define the outcome you want and enable you to measure the success of the project. Los objetivos se pueden definir como objetivos y resultados clave (OKRs), y las medidas de éxito del proyecto se pueden definir como indicadores clave de éxito (KSIs).Goals can be defined as objectives and key results (OKRs), and the measures of project success can be defined as key success indicators (KSIs). Es esencial que obtenga una participación completa de las partes interesadas del proyecto al definir OKRs y KSIs, para garantizar que sienten una sensación de propiedad y a alinear estas medidas de éxito con las tareas del proyecto definidas.It’s essential that you get full participation from project stakeholders in defining OKRs and KSIs, to help ensure they feel a sense of ownership and align these measures of success to defined project tasks. Los objetivos deben incluir una combinación de éxito técnico y centrado en el usuario.Goals should include a mix of technical and user-focused success.

  • OKRs contienen los objetivos que ha establecido al principio del proyecto y los resultados de las teclas que se miden en una cadencia definida (por ejemplo, mensual o trimestral).OKRs contain the objectives you set at the beginning of the project and the key results you measure on a defined cadence (for example, monthly or quarterly). Al revisar los resultados clave, puede asegurarse de que las entregas del proyecto estén en programación o de identificar y mitigar problemas para que el proyecto vuelva a estar en seguimiento. OKRs se clasifican generalmente como "alcanzado" o "no alcanzado".By reviewing your key results, you can ensure your project deliverables are on schedule, or identify and mitigate issues to get your project back on track. OKRs are typically categorized as “achieved” or “not achieved.”
  • KSIs Mida la calidad y el éxito de los resultados clave y complemente la naturaleza binaria de OKRs detallando los resultados positivos y/o incorrectos.KSIs measure quality and success of the key results and complement the binary nature of OKRs by detailing good and/or bad results. Al definir KSIs, le recomendamos que use criterios "específicos, medibles, asignables, realistas, realistas y relacionados con el tiempo" (inteligente):When defining KSIs, we recommend that you use “specific, measurable, assignable, realistic, time-related” (SMART) criteria:
    • Específico: destinar un área específica para mejorarSpecific: target a specific area for improvement
    • Medible: cuantificar o, al menos, sugerir un indicador de progresoMeasurable: quantify, or at least suggest an indicator of, progress
    • Asignable: especificar quién lo haráAssignable: specify who will do it
    • Realista: indicar qué resultados pueden lograrse de manera realista, dados los recursos disponiblesRealistic: state what results can realistically be achieved, given available resources
    • Relacionados con el tiempo: especificar Cuándo se pueden lograr los resultadosTime-related: specify when the results can be achieved

En la tabla siguiente se muestran ejemplos de OKRs y KSIs para las fases iniciales de un proyecto de actualización de Skype empresarial a teams.The following table shows examples of OKRs and KSIs for the initial phases of a Skype for Business to Teams upgrade project.

ManeraObjective Resultado de la claveKey result Tareas pendientesTo do
Equipos piloto junto a Skype empresarial, en modo de solo colaboraciónPilot Teams alongside Skype for Business, in collaboration-only mode FY18Q2:500-usuario piloto realizado y completadoFY18Q2: 500-user pilot conducted and completed
  • Identificar usuarios pilotoIdentify pilot users
  • Crear un plan de pruebas pilotoCreate a pilot test plan
  • Habilitar a los usuarios piloto en TeamsEnable pilot users on Teams
  • Implementar la prueba pilotoImplement the pilot
  • Ejecutar una encuesta de comentarios de la prueba pilotoExecute a pilot feedback survey
  • Medir el éxito de la prueba pilotoMeasure pilot success
Ejecutar correctamente el modo de solo colaboración para todos los usuarios de la organización junto con Skype empresarialSuccessfully run collaboration-only mode for all users in the organization alongside Skype for Business
  • 60% de los usuarios de Skype para empresas usan Teams dentro de los 30 días posteriores al lanzamiento60% of Skype for Business users are using Teams within 30 days of rollout
  • La satisfacción del usuario con Teams es ≥80%User satisfaction with Teams is ≥80%
  • Diseñar y ejecutar un plan más amplio de comunicaciones y formaciónDesign and execute a broad communications and training plan
  • Habilitar todos los usuarios para Teams en modo de solo colaboraciónEnable all users for Teams in collaboration-only mode
  • Realizar un seguimiento mensualTrack usage monthly
  • Recopilar comentarios del usuarioGather user feedback
  • Supervisar la calidad o el estado de la redMonitor network health/quality
  • Mitigar según sea necesarioMitigate as needed
TipoType Indicador clave de éxitoKey success indicator Cómo se midenHow measured Criterios de éxitoSuccess criteria MedidosMeasured
Red y calidadNetwork and quality El porcentaje de llamadas de audio deficientes debe ser mínimoPercentage of poor audio calls should be minimal Panel de calidad de llamadas (CQD)Call Quality Dashboard (CQD) <3% de llamadas inadecuadas con equipos<3% of poor calls with Teams Semanal y después mensualWeekly, then monthly
Uso y concienciaUsage and awareness El chat, las reuniones y la experiencia de llamadas son iguales o mejores que Skype empresarialThe chat, meetings, and calling experience is equal to or better than Skype for Business EncuestaSurvey 80% de acuerdo o totalmente de acuerdo80% agree or strongly agree Semana a través de pruebas piloto, posteriores a la implementaciónWeekly through pilot, post-rollout
Uso y adopciónUsage and adoption Los usuarios utilizan la solución activamenteUsers actively use the solution Informes de Office 365 o CQDOffice 365 reports or CQD 90% de la participación de usuarios piloto, mejor que la solución actual90% participation from pilot users, better than the current solution Semanal y después mensualWeekly, then monthly
Uso y formaciónUsage and training Disponíamos de recursos de aprendizaje/ayuda adecuados para usar Teams correctamenteI had adequate training/help resources to successfully use Teams Encuesta posterior a la prueba pilotoPost-pilot survey 80% de acuerdo o totalmente de acuerdo80% agree or strongly agree Posterior a la implementación después de la prueba pilotoPost-pilot, post-rollout
Satisfacción del usuarioUser satisfaction Recomendaría Teams a otros usuariosI would recommend Teams to others Puntuación de Promoter neta (NPS) a través de una encuesta posterior a la prueba pilotoNet Promoter Score (NPS) via post-pilot survey NPS > 0NPS > 0 Posterior a la implementación después de la prueba pilotoPost-pilot, post-rollout
Impulsor de negociosBusiness driver Ahorro de costosCost savings Cuentas por pagarAccounts Payable $X millones de gastos en soluciones de terceros$X million cost expenditure in third-party solutions Seis meses, después un año, después de cinco años posterior al lanzamientoSix months, then one year, then five years post-rollout

Sugerencia

Para asegurarse de que su proyecto permanece en el buen camino, considere la posibilidad de definir hitos más pequeños y a corto plazo además de objetivos más grandes a largo plazo.To help ensure your project stays on track, consider defining smaller, short-term milestones in addition to bigger, long-term goals. Esto puede incluir métricas que se capturarán como parte de la prueba piloto de usuario.This can include metrics that you’ll capture as part of your user pilot. Cuando considere la escala de tiempo, use la hoja de ruta de Microsoft 365 si está esperando características que aún no están disponibles en Teams.When considering your timeline, use the Microsoft 365 Roadmap if you’re waiting for features that aren’t yet available in Teams.

Riesgos y mitigaciónRisks and mitigation

Con cualquier proyecto, pueden surgir eventos imprevistos u otros factores y, de estarlo, iniciar su proyecto fuera de la pista. Es importante evaluar proactivamente posibles riesgos y definir un plan de mitigación para superar los problemas que puedan surgir, de modo que el proyecto pueda continuar con sus objetivos.With any project, unforeseen events or other factors can arise and throw your project off track. It’s important to proactively assess potential risks and define a mitigation plan for overcoming the issues that might arise, so your project can continue toward your goals. Un registro de riesgos es una herramienta excelente para realizar un seguimiento de los riesgos del proyecto, junto con la probabilidad de que sean y su posible impacto, y la captura de su plan de mitigación.A risk register is an excellent tool for tracking project risks—along with how likely they are and their potential impact—and capturing your mitigation plan. En la tabla siguiente se muestra un registro de riesgo de ejemplo.The following table shows a sample risk register.

RiesgoRisk ProbabilidadLikelihood ImpactoImpact GeneralOverall Plan de mitigaciónMitigation plan
Calidad de redNetwork quality MedioMedium AltoHigh AltoHigh Ejecute un ejercicio de planificación de redes.Execute a network planning exercise.
Baja adopción por el usuarioLow user adoption AltoHigh AltoHigh AltoHigh Trabajar de forma proactiva con los usuarios durante las fases piloto y de implementación; Implemente una campaña de aprendizaje y aprendizaje orientada para crear el deseo de hacerlo.Proactively work with users during the pilot and deployment phases; implement a targeted awareness and training campaign to create desire.

EscalaTimeline

Mientras define el alcance de la actualización, asegúrese de establecer una escala de tiempo para los hitos clave (por ejemplo, habilitar Teams junto con Skype empresarial para todos los usuarios) además de la fecha de finalización.As you scope your upgrade journey, be sure to set a timeline for key milestones (for example, enabling Teams alongside Skype for Business for all users) in addition to the completion date. Una escala de tiempo definida ayuda a que el equipo del proyecto funcione a un estado final coherente e informa de la programación de trabajo de vuelta, lo que ayuda a garantizar el seguimiento del proyecto. Considere una escala de tiempo que no es demasiado acelerada (donde se pueden perder las tareas) o demasiado lejana (donde se puede perder el impulso).A defined timeline helps your project team drive toward a consistent end state and informs the right work-back schedule, helping to ensure that your project stays on track. Consider a timeline that’s not too accelerated (where tasks might be overlooked) or too distant (where momentum might be lost). La escala de tiempo ideal para:The ideal timeline accounts for:

  • Preparación del producto para los requisitos de escenario de usuario y cumplimiento: Consulte la Guía básica de productos para evaluar Cuándo estarán listos los equipos para su organización.Product readiness for compliance and user scenario requirements: Refer to the product roadmap to gauge when Teams will be ready for your organization.
  • Grupos de actualización: Determine si va a habilitar equipos o actualizar usuarios mediante la actualización de grupos, lo que puede afectar a la escala de tiempo de su viaje general de actualización.Upgrade groups: Determine whether you’ll be enabling Teams or upgrading users by upgrade groups, which could affect the timeline of your overall upgrade journey.
  • Factores de organización como inmovilizar cambios, fin del año fiscal, ciclos de vida de implementación: comente y tenga en cuenta los procesos internos que puedan influir en la escala de tiempo de la actualización.Organizational factors such as change freeze, fiscal year end, deployment lifecycles: Discuss and account for any internal processes that might influence your upgrade timeline.
  • Otros cambios que se producen en la misma hora o en el mismo momento: considere la posibilidad de agrupar cambios o espaciarlos para facilitar una experiencia de usuario positiva y minimizar el impacto en la productividad.Other changes that are occurring at or around the same time: Consider bundling changes or spacing them out to facilitate a positive user experience and minimize any impact on productivity.
  • Reaprovisionamiento: confirme la asignación de recursos con los participantes del proyecto para asegurarse de que el equipo del proyecto que ha unido tiene suficiente ancho de banda para completar todas las tareas necesarias.Resourcing: Confirm resource allocation with your project stakeholders to ensure that the project team you’ve brought together has enough bandwidth to complete all necessary tasks.

Como punto de referencia, se proporciona una escala de tiempo de ejemplo para las fases anteriores a la actualización, actualización y posterior a la actualización del viaje de actualización Pro, que le recomendamos que ajuste según sea necesario para alinearse con las necesidades específicas de su organización.As a reference point, a sample timeline is provided for the pre-upgrade, upgrade, and post-upgrade phases of the Upgrade Pro journey, which we encourage you to adjust as needed to align with the specific needs of your organization.

Después de completar las actividades descritas anteriormente, debe disponer de una base sólida para el proyecto.After you’ve completed the activities described above, you should have a solid foundation for your project. Continúa con tus actividades técnicas de planificación y preparación de la organización .Continue with your technical readiness and organizational readiness planning activities.