Evaluar la compatibilidad de Office

  • Se aplica a: _ _Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas, Office 2019 y Office 2016*

Importante

Office Panel de telemetría se quitará de Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, a partir de la versión 2208 de agosto de 2022. Para obtener más información, consulta Eliminación del Panel de telemetría de Office de Aplicaciones Microsoft 365 para empresas.

Mantener un proyecto de implementación de Office en el buen camino requiere dos aspectos clave: el uso del proceso adecuado para evaluar la compatibilidad de Office y el uso de herramientas que le ayudan a comprender los riesgos potenciales de una actualización de Office. Office le ayuda a hacer ambas cosas. Al usar el proceso descrito en este tema con las herramientas que se encuentran en Office, como el Panel de telemetría de Office, puede acelerar las implementaciones de Office y poner a los usuarios en funcionamiento en la nueva versión de Office con interrupciones mínimas. En este artículo, obtendrás más información sobre el proceso de compatibilidad y cómo encaja Office Panel de telemetría en este proceso.

¿Qué es Office Panel de telemetría?

Office El Panel de telemetría y sus componentes son un marco de supervisión de compatibilidad introducido en Office 2013 que reemplazó a las herramientas de compatibilidad de Office 2010 Office Migration Planning Manager (OMPM), Office Inspector de compatibilidad de código (OCCI) y Office Herramienta de evaluación del entorno (OEAT). Al usar Office Panel de telemetría como parte del proceso de compatibilidad de Office, ayuda a minimizar el tiempo que dedica a evaluar Office compatibilidad. También reduce los riesgos asociados con una actualización de Office.

Office Panel de telemetría funciona de la siguiente manera: Cuando Office se carga, usa, cierra o genera un error en determinadas aplicaciones de Office, la aplicación agrega un registro sobre el evento a un almacén de datos local. Cada registro incluye una descripción del problema y un vínculo a más información. También se realiza un seguimiento de los datos de inventario y uso.

¿Cómo funciona Office Panel de telemetría en versiones anteriores de Office? Office Panel de telemetría no está integrado en Office 2003, Office 2007 ni Office 2010. Para esos clientes, que ya no son compatibles, implementa un agente que recopila información sobre los complementos instalados y los documentos usados más recientemente. No recibirá datos de eventos de aplicación para estos clientes, como ocurre con los clientes de Office más recientes, pero obtendrá datos de inventario y uso que le ayudan a descubrir lo que se está usando y es probable que sea importante para su empresa.

Importante

El proceso de compatibilidad Office

Las herramientas de compatibilidad Office solucionan problemas comunes que pueden dificultar las implementaciones de Office. Estas herramientas ayudan a acelerar las implementaciones, reducir los factores desconocidos de la implementación mediante la generación de informes y sentar las bases para futuras actualizaciones de Office. Para obtener los mejores resultados, use la infraestructura de compatibilidad integrada en Office y use un enfoque por fases para evaluar Office compatibilidad.

Fases del proceso de compatibilidad de Office

Fase Descripción
Icono de la fase Descubrir. Descubra qué es lo que se está usando, por quién y con qué frecuencia. Esto le ayudará a determinar qué se debe probar para la compatibilidad con la versión de Office que está actualizando. Los documentos y soluciones que se usan con frecuencia y por varios usuarios son buenos candidatos para las pruebas.
Icono de la fase Racionalizar. Asóciate con grupos empresariales para identificar lo que es fundamental para la empresa. Los datos que encuentre durante la fase de detección pueden ayudarle a iniciar y guiar esta discusión. El objetivo es identificar los documentos y soluciones críticos para la empresa que tienen que estar listos el primer día de la implementación de Office.
Icono de la fase Validar. Inicie una implementación piloto en la que los usuarios prueben los documentos y soluciones necesarios para administrar la empresa con Office. Llamamos a esta prueba de aceptación de usuario. Solucione los problemas que se produzcan en los documentos y soluciones que deben estar listos el primer día de la implementación.
Icono de la fase Administrar. Implemente Office y siga supervisando sus documentos y soluciones. Esté atento a las tendencias en Office rendimiento y comportamiento a medida que se implementan soluciones de Office actualizadas. Use los recursos del departamento de soporte técnico para solucionar problemas a medida que se producen en documentos y soluciones que no son críticos para la empresa.

En este artículo, analizaremos cada fase del proceso de compatibilidad y describiremos cómo puede usar Office Panel de telemetría para admitir el proceso.

Fase 1: Descubrir qué documentos y soluciones de Office se están usando

Su objetivo para la fase Descubrir es saber qué es lo que más se usa y por quién. Hay dos enfoques que puede tomar para iniciar el proceso de detección.

  • El enfoque preferido es empezar a implementar el Agente de telemetría de Office para ayudarle a descubrir el uso en grupos supervisados y, a continuación, usar esos resultados para iniciar discusiones con grupos empresariales.

  • Otra opción es asociarse con los grupos empresariales y pedirles una lista de sus documentos y soluciones críticos para la empresa. Si tienen un plan de recuperación ante desastres, es probable que encuentre esta lista en su plan. La desventaja de este enfoque es que es posible que sus listas no estén actualizadas. Tiene que planear el uso de datos para refinar estas listas si elige este enfoque.

Independientemente de si empieza con una lista en blanco, no se puede evitar trabajar con los grupos empresariales. Las herramientas no pueden indicarle lo que es importante para la empresa. Las herramientas pueden proporcionarle algunos clientes potenciales sobre lo que es importante en función del uso, pero solo los grupos empresariales pueden indicarle qué dependencia tiene su negocio de esos documentos y soluciones. Por ejemplo, si solo basa su trabajo en datos, puede perderse soluciones usadas estacionalmente, como informes de ventas de fin de año o plantillas de revisión de rendimiento anuales, u otros documentos que no se estén usando en el momento en que recopila los datos.

Ahora es el momento de empezar a realizar planes para implementar el agente en los clientes Office existentes. Estas son algunas consideraciones que debe tener en cuenta antes de implementar el agente. Encontrará los requisitos para implementar el agente en Office Agente de telemetría. Si aún no ha implementado Office Panel de telemetría, encontrará esa información en Implementar Office Panel de telemetría.

Elegir qué equipos cliente Office supervisar

Le recomendamos que supervise aproximadamente el 20 % de los equipos cliente en toda la organización. Este ejemplo debe incluir usuarios representativos de cada grupo empresarial para que pueda identificar las soluciones de línea de negocio que se usan en los bolsillos de la organización. Asegúrese de incluir usuarios expertos en esa muestra y usuarios que expresen interés en la Office piloto. Puede haber casos en los que la supervisión de un grupo completo o una unidad organizativa (OU) sea menos restrictiva o más fácil que seleccionar equipos cliente independientes para participar. Las organizaciones pequeñas también pueden optar por supervisar todos los equipos cliente.

Identificar problemas de privacidad con las partes interesadas del grupo empresarial

Algunos grupos empresariales, como los recursos humanos, los jurídicos y las finanzas, pueden tener inquietudes sobre la exposición de archivos personales o confidenciales en los datos. Office Panel de telemetría ofrece varias formas de evitar la exposición de estos datos. Por ejemplo, puede configurar el agente para que oculte los nombres de archivo y los títulos de forma intencionada. También puede evitar que se notimenten datos de determinadas aplicaciones. Puedes obtener más información sobre la configuración de privacidad en Administrar la privacidad de los datos supervisados por Office Panel de telemetría. Revise las opciones de privacidad con los grupos empresariales y decida qué tipos de datos de Office desea excluir de los informes en Office Panel de telemetría.

Decidir cómo desea categorizar los clientes que se muestran en Office Panel de telemetría

Al implementar el agente en clientes, puede especificar hasta cuatro etiquetas que describan a los clientes. Estas etiquetas le ayudan a filtrar datos en el panel para que pueda centrarse en grupos empresariales individuales, tipos específicos de usuarios, usuarios de determinadas ubicaciones geográficas, etc. Desarrolle esta lista mientras trabaja con grupos empresariales. Puede obtener más información sobre cómo configurar etiquetas al implementar el Panel de telemetría de Office, en la sección Habilitar y configurar el agente.

Fase 2: Racionalizar los datos del inventario para identificar documentos y soluciones críticos para la empresa Office

El objetivo de la fase racionalizar es identificar los documentos y soluciones críticos para el negocio Office. Le recomendamos que recopile datos en Office Panel de telemetría durante al menos un día antes de empezar a buscar tendencias.

Las secciones siguientes le ayudarán a interpretar los datos, trabajar con grupos empresariales y decidir qué probar.

Obtener información de los datos del Panel de telemetría de Office

A medida que los datos empiezan a rellenarse en Office Panel de telemetría, puede empezar a buscar tendencias de uso. Estas son algunas sugerencias para empezar.

  • Mire para ver si los departamentos o grupos no están representados, pero debe serlo. Por ejemplo, si no se usan soluciones financieras, es posible que haya olvidado habilitar la supervisión para el grupo financiero.

  • Busque documentos y soluciones que usan más del 10 % de los usuarios. Estos son candidatos para una evaluación adicional.

  • Busque los documentos que usan 3 o más usuarios. ¿Existe una tendencia para la coautoría? ¿Son estas plantillas? Es posible que descubra que se comparten menos documentos que soluciones.

  • Tome nota de las soluciones que sabe que son muy importantes que querrá realizar un seguimiento en el futuro incluso si los números de usuario son bajos.

  • Compruebe desde dónde se abrieron los documentos. Esto puede ayudarle a diferenciar entre datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico y un documento editado con frecuencia.

  • Busque varios tamaños de archivo de la misma solución o documento. Esto podría indicar que se están usando varias versiones. Son candidatos para la consolidación futura.

Trabajar con grupos empresariales para decidir qué Office documentos y soluciones para probar

En este punto, es posible que ya haya trabajado con grupos empresariales para identificar sus documentos y soluciones críticos. Compara la lista que te dieron con los datos de uso que se muestran en Office Panel de telemetría. ¿Los datos de uso admiten la entrada de los grupos empresariales? Si no es así, ¿podría haber una explicación estacional? Por ejemplo, ¿se usan más algunas soluciones al final del ejercicio? Vale la pena mantener otra conversación con grupos empresariales sobre las diferencias que encuentre para que pueda ajustar sus planes para las pruebas de aceptación de usuarios.

Si aún no ha trabajado con grupos empresariales, este es el momento de abordarlos. Los datos de uso iniciales pueden ayudarle a crear una lista de documentos y soluciones que son candidatos para pruebas y corrección. Sin embargo, en lugar de asignar niveles de prioridad, como alto, medio o bajo, es mejor clasificar documentos y soluciones por el tipo de pruebas a las que se someterán. Pida a sus grupos empresariales que les asignen una de las opciones de la tabla siguiente:

Clasificar Office documentos y soluciones para probar

Tipo de documentos y soluciones Pruebas necesarias
Documentos y soluciones de los que la TI es responsable y deben seguir funcionando a todos los costos
Pruebas proactivas
Estos documentos y soluciones de alta prioridad se prueban, corrigen y están listos para usarse el primer día de la implementación de Office.
Documentos y soluciones que TI corregirá si alguien llama sobre ellos
Pruebas reactivas
Estas soluciones se corrigen solo cuando un usuario informa de un problema a su departamento de soporte técnico.
Documentos y soluciones que a nadie le importan
No probar

Cuando se acerque a grupos empresariales para clasificar sus documentos y soluciones, es posible que se encuentre con cierta resistencia de los grupos empresariales que asignan todo a la lista de prioridad alta. Uno de nuestros Office expertos en compatibilidad, Chris Jackson, escribió un artículo para TechNet Magazine que describe algunos costos detrás Office pruebas de compatibilidad. Puede usar esta información para justificar las pruebas reactivas y aliviar los temores emocionales que a menudo afectan a Office migraciones. Más información en Microsoft Office: Las matemáticas de la compatibilidad con Office.

Fase 3: Validar que funcionan los archivos y soluciones de Office

Después de completar las fases Descubrir y Racionalizar, es el momento de empezar a probar los documentos y soluciones de alta prioridad para la compatibilidad con Office. El objetivo de la fase Validar es comprobar que las soluciones y documentos funcionan en el entorno en el que los usuarios necesitan que trabajen. Esto no significa que la solución o el documento no contenga errores. Solo significa que los errores no impiden que los usuarios realicen su trabajo.

Desafortunadamente, no hay ninguna herramienta que haga este trabajo por usted. Debe pedir a los usuarios que prueben los documentos y soluciones haciendo su trabajo en Office. Llamamos a esta prueba de aceptación de usuario y es inevitable. La buena noticia es que las pruebas de aceptación de usuario son mucho más fáciles ahora con Hacer clic y ejecutar, lo que ayuda a transformar las pruebas de aceptación de usuario en pruebas piloto. Anime a los usuarios a usar sus documentos y soluciones en la nueva versión de Office y a recomendarles que usen su versión anterior de Office si tienen problemas.

Los datos del Panel de telemetría de Office también son de gran ayuda en esta fase, ya que pueden indicarte qué es lo que se ha roto y cómo. Office Panel de telemetría muestra tendencias positivas y negativas que pueden ayudarle a ver rápidamente la estabilidad de los documentos o soluciones a medida que se actualizan.

Estas son algunas instrucciones que le ayudarán a planear y supervisar las pruebas de aceptación de usuarios.

Identificar usuarios para las pruebas de aceptación de usuarios

Los propietarios de los documentos y soluciones críticos para la empresa son candidatos sólidos para participar en las pruebas de aceptación de usuarios. Al observar la lista que generó durante el descubrimiento, cada departamento puede identificar a los propietarios. Si no es así, los datos pueden ayudarle mostrándole los usuarios más activos.

También debe contratar usuarios técnicos dentro de cada departamento, ya que es probable que conozcan los detalles de cómo funciona la solución o el documento. Busque también una base diversa de evaluadores en todos los niveles de trabajo, roles y ubicaciones.

Configurar un entorno para las pruebas de aceptación de usuarios

Una regla importante de las pruebas de aceptación de usuarios es que el entorno de prueba debe ser lo más similar posible al entorno de producción. Hay varias maneras de configurar un entorno de prueba. Puede configurar una unidad organizativa independiente dentro del dominio de producción o configurar un entorno de prueba completamente independiente que sea idéntico al entorno de producción. Quiere que el entorno de prueba sea fácil de configurar y fácil de configurar para que los usuarios puedan acceder a él. El objetivo es eliminar las barreras a las pruebas y minimizar las quejas de los usuarios que dicen que no hay tiempo para probar. Es posible que su organización ya tenga un entorno de pruebas aprovisionado y administrado de forma centralizada. Si es así, úsalo. Si aún no tiene un entorno de prueba, no configure uno. Use Hacer clic y ejecutar en su lugar.

Hacer clic y ejecutar proporciona todas las ventajas de las pruebas en producción sin ningún riesgo. La instalación de Office mediante Hacer clic y ejecutar permite a los usuarios ejecutar sus versiones anteriores de Office junto con la versión actual de Office. Si surge un problema o incompatibilidad, los usuarios pueden seguir haciendo su trabajo con la versión anterior de Office.

Es mucho más fácil transformar las pruebas de aceptación de usuario en pruebas piloto al usar Hacer clic y ejecutar. Implementa el nuevo entorno a la vez que se mantiene el anterior y puede supervisar el estado de las implementaciones de Hacer clic y ejecutar de Office mediante Office Panel de telemetría. Puedes ver qué compilaciones se están usando y los problemas de compatibilidad que se están notificando. Supervisar las pruebas de aceptación de usuarios y la prueba piloto mediante Office Panel de telemetría ayuda a aliviar el temor de no conocer el impacto de la nueva versión. Puede ofrecer más información a los grupos empresariales y Office propietarios de soluciones más allá del estado de la implementación.

Importante

Le recomendamos que use instalaciones en paralelo de Office como solución temporal para pruebas de aceptación del usuario y pruebas piloto, no como una solución a largo plazo para entornos de producción. Planee eliminar por fases la versión anterior de Office cuando comiencen las implementaciones de producción.

Solucionar problemas de alta prioridad Office documentos y soluciones

Ahora ya ha identificado los documentos y soluciones de alta prioridad que tienen que estar listos en el primer día de la implementación y los usuarios los han probado con Office. Además de los informes de errores de los usuarios, los datos del Panel de telemetría de Office indican cómo funcionan Word, Excel y Microsoft Outlook cuando se usan con sus documentos y soluciones Office existentes. A medida que va recopilando información sobre errores y otros problemas, trabaje con desarrolladores internos y administradores de grupos empresariales para crear planes de corrección. Tendrá que decidir si retirar las soluciones o corregirlas (si se desarrollaron en la empresa) y trabajar con los proveedores para obtener versiones actualizadas (para productos de terceros).

Tanto Office Panel de telemetría como Office registro de telemetría pueden ayudarle durante este proceso. Puede supervisar el estado de Word, Excel y Microsoft Outlook al implementar correcciones incrementales o nuevas versiones de soluciones de Office. Los desarrolladores pueden usar el Registro de telemetría de Office para observar los eventos de compatibilidad que se producen en el equipo local cuando Word, Excel y Microsoft Outlook se usan con documentos y soluciones existentes.

Es posible que sus equipos de desarrollo tengan herramientas de pruebas automatizadas que pueden ayudarle con el proceso de prueba. Asegúrese de que las herramientas están ajustadas de tal forma que solo los problemas que bloquean la implementación estén marcados y corregidos para su preparación el primer día de la implementación. Probablemente no valga la pena corregir errores que no afecten al trabajo diario del usuario, al menos no durante el primer día. Estas soluciones se pueden corregir con el tiempo si es necesario.

Nota

Es posible que se pregunte si es una buena idea sustituir las declaraciones de soporte técnico del proveedor por pruebas de compatibilidad. Chris Jackson cubre los costos y desventajas de investigar el soporte de proveedores en su artículo Microsoft Office: The Mathematics of Office Compatibility.

Fase 4: Administrar la transición a la nueva versión de Office

Sus objetivos para la fase Administrar son usar Office Panel de telemetría para supervisar Office uso y complementos, y preparar a los usuarios para la transición a Office. También puede establecer el modo de compatibilidad para Office para asegurarse de que los usuarios que sigan usando versiones anteriores de Office tengan todas las capacidades de edición al colaborar con usuarios que ya han realizado la transición a la nueva versión de Office.

A medida que implemente Office, empezará a ver tendencias de uso y mantenimiento Office que le ayudan a desbloquear el valor de sus inversiones en Office y proporcionarle información sobre futuras implementaciones. Por ejemplo, saber qué controles de ActiveX se usan puede ayudar con futuras actualizaciones de Windows. ¿Excel se usa no solo como una herramienta de hoja de cálculo, sino como una aplicación front-end que usa una conexión de datos? ¿Cómo afectan las nuevas soluciones Office al entorno? Cuando llegue el momento de realizar otra implementación de Office, es posible que descubra que puede omitir el proceso de detección por completo, ya que sabrá exactamente lo que se está usando y lo que es importante.

En estas secciones se proporciona más información sobre la fase de administración.

Administrar Office complementos con el Panel de telemetría de Office

A medida que supervisa las soluciones que usa Office, es probable que encuentre complementos que tardan en cargarse o que se bloqueen con frecuencia. También puede encontrar complementos que no deben usarse en su organización. directiva de grupo configuración le permite administrar estos complementos cuando se usan con Office.

Office Panel de telemetría proporciona una interfaz para configurar estas opciones. En la hoja de cálculo Soluciones, seleccione el vínculo Administración de complementos en la parte superior de la página, que le lleva a la hoja de cálculo de administración de complementos. En esa hoja de cálculo, puede ver datos sobre cada complemento y seleccionar una configuración de directiva de grupo para controlar cada complemento. Use las instrucciones de la hoja de cálculo para generar un script que puede ejecutar para aplicar el GPO a una unidad organizativa de Active Directory.

Hay configuraciones de administración de complementos individuales para cada aplicación de Office compatible. Se encuentran en las siguientes rutas:

  • Configuración de usuario\Directivas\Plantillas\ administrativas Office nombre de la aplicación\Varios\Lista de complementos administrados

  • Configuración de usuario\Directivas\Plantillas\ administrativas Office nombre de la aplicación\Varios\Bloquear todos los complementos no administrados

Eliminar gradualmente las versiones anteriores de Office

Le recomendamos que ejecute una versión más reciente de Office con una versión anterior de Office en paralelo solo como solución de compatibilidad a corto plazo durante las pruebas piloto. Cuando finalice la fase piloto y comiencen las implementaciones de producción, le recomendamos que empiece a quitar versiones anteriores de Office de equipos de producción que ejecuten una versión más reciente de Office. Esto evita los problemas generalizados que pueden deberse a asociaciones de tipos de archivo que podrían romperse después de las actualizaciones o las operaciones de reparación.

Administrar el modo de compatibilidad en Office

En Office, el modo de compatibilidad se usa automáticamente para abrir documentos creados en versiones anteriores de aplicaciones de Office. El modo de compatibilidad bloquea las características nuevas o mejoradas de Office para ese documento. Esto garantiza que los usuarios que tengan versiones anteriores de Office seguirán teniendo capacidades de edición completas cuando abran el mismo documento. El modo de compatibilidad también conserva el diseño del documento.

Como parte de su plan general de aprendizaje de Office, debe proporcionar orientación a los usuarios sobre cómo funciona el modo de compatibilidad. Para obtener más información sobre la configuración administrativa del modo de compatibilidad, consulta Administrar el modo de compatibilidad para Office.

Preparar el departamento de soporte técnico y los usuarios para el cambio

El servicio de asistencia debe ponerse en marcha en Office y estar preparado para dar soporte a los usuarios. Deberían empezar yendo a Microsoft 365 Training.