Настройка автосекретаряSet up an auto attendant

С помощью автосекретарей пользователи могут позвонить в вашу организацию и переходить в систему меню для общения с нужным Отделом, очередью звонков, лицом или оператором.Auto attendants let people call your organization and navigate a menu system to speak to the right department, call queue, person, or an operator. Вы можете создавать автоматические ассистенты в Организации с помощью центра администрирования Microsoft Teams или с помощью PowerShell.You can create auto attendants for your organization with the Microsoft Teams admin center, or with PowerShell.

Перед выполнением процедур, описанных в этой статье, убедитесь, что у вас есть план прочтения для команд автосекретаря и очереди звонков , а затем следуйте инструкциям по началу работы .Be sure you have read Plan for Teams auto attendants and call queues and followed the getting started steps before you follow the procedures in this article.

Автоматические ассистенты могут направлять звонки в соответствии с входными данными для вызывающего абонента в одном из указанных ниже мест. Auto attendants can direct calls, based on callers' input, to one of the following destinations:

  • Сотрудник Организации — сотрудник вашей организации, который может принимать голосовые звонки.Person in the organization - a person in your organization who is able to receive voice calls. Это может быть пользователь в сети или пользователь, размещенный в локальной среде, с помощью Skype для бизнеса Server.This can be an online user or a user hosted on-premises using Skype for Business Server.
  • Голосовое приложение — другой автоматический секретарь или очередь звонков.Voice app - another auto attendant or a call queue. (Выберите учетную запись ресурса, связанную с автосекретарем или очередью звонков при выборе этого пункта назначения.)(Choose the resource account associated with the auto attendant or call queue when choosing this destination.)
  • Внешний номер телефона — любой номер телефона.External phone number - any phone number. (Дополнительные технические сведения о внешних передачах).(See external transfer technical details).
  • Голосовая почта — голосовой почтовый ящик, связанный с указанными вами группами Microsoft 365.Voicemail - the voice mailbox associated with a Microsoft 365 group that you specify.
  • Operator — оператор, определенный для автосекретаря.Operator - the operator defined for the auto attendant. Определение оператора является необязательным.Defining an operator is optional. Этот оператор можно задать в качестве любого из других мест в этом списке.The operator can be defined as any of the other destinations in this list.

При настройке автосекретаря вам будет предложено выбрать один из этих вариантов на разных этапах.You'll be prompted to choose one of these options at various stages as you set up an auto attendant.

Чтобы настроить автосекретарь, в центре администрирования Teams разверните элемент Голосовая связь , выберите автосекретарьs и нажмите кнопку добавить.To set up an auto attendant, in the Teams admin center, expand Voice , click Auto attendants , and then click Add.

Общие сведенияGeneral info

Снимок экрана: параметры автосекретаря для имени, оператора, часового пояса, языка и входного голоса

  1. Введите имя автосекретаря в поле в верхней части экрана.Type a name for the auto attendant in the box at the top.

  2. Если вы хотите назначить оператор, укажите назначение для вызова оператора.If you want to designate an operator, specify the destination for calls to the operator. Это необязательно (но рекомендуется).This is optional (but recommended). Вы можете настроить параметр оператора , чтобы разрешить звонящим выйти из меню и поговорить с определенным человеком.You can set the Operator option to allow callers to break out of the menus and speak to a designated person.

  3. Укажите часовой пояс для этого автосекретаря.Specify the time zone for this auto attendant. Часовой пояс используется для вычисления рабочих часов, если вы создаете отдельный поток звонков в течение часа.The time zone is used for calculating business hours if you create a separate call flow for after hours.

  4. Укажите язык для этого автосекретаря.Specify a language for this auto attendant. Это язык, который будет использоваться для создаваемых системой голосовых запросов.This the language that will be used for system-generated voice prompts.

  5. Выберите этот параметр, если вы хотите включить голосовые данные.Choose if you want to enable voice inputs. Если этот параметр включен, имя каждого пункта меню становится ключевым словом распознавания речи.When enabled, the name of every menu option becomes a speech-recognition keyword. Например, вызывающие объекты могут сказать "один", чтобы выбрать параметр меню, сопоставленный с клавишей 1, или указать "продажи", чтобы выбрать пункт меню "продажи".For example, callers can say "One" to select the menu option mapped to key 1, or they can say "Sales" to select the menu option named "Sales."

  6. Нажмите кнопку Далее.Click Next.

Поток звонковCall flow

Снимок экрана: параметры сообщения приветствия

Укажите, нужно ли воспроизводить приветствие, когда автосекретарь отвечает на звонок.Choose if you want to play a greeting when the auto attendant answers a call.

Если выбрать команду Воспроизвести звуковой файл , вы можете использовать кнопку Добавить файл , чтобы отправить записанное приветствие, сохраненное в виде звукового файла. WAV,. MP3 или. Формат WMA.If you select Play an audio file you can use the Upload file button to upload a recorded greeting message saved as audio in .WAV, .MP3, or .WMA format. Размер записи не может превышать 5 МБ.The recording can be no larger than 5 MB.

Если вы выбрали команду Введите сообщение приветствия , система будет прочитать текст, который вы вводите (до 1000 символов), когда автосекретарь ответит на звонок.If you select Type a greeting message the system will read the text you the text that you type (up to 1000 characters) when the auto attendant answers a call.

Снимок экрана: настройки маршрутизации звонков

Укажите, как вы хотите перенаправить звонок.Choose how you want to route the call.

Если выбрать команду Отключить , автосекретарь будет зависнуть звонок.If you select Disconnect , the auto attendant will hang up the call.

Если вы выбрали команду перенаправить звонок , вы можете выбрать один из назначений маршрутизации звонков.If you select Redirect call , you can choose one of the call routing destinations.

Если вы выбрали пункт Параметры меню воспроизвести , вы можете Воспроизвести звуковой файл или ввести текст в сообщении приветствия , а затем выбрать параметры меню и поиск по каталогам.If you select Play menu options , you can choose to Play an audio file or Type in a greeting message and then choose between menu options and directory search.

Снимок экрана: параметры ключа набора

Для параметров набора номера можно назначить клавиши 0-9 на клавиатуре телефона одному из адресатов маршрутизации звонков.For dialing options, you can assign the 0-9 keys on the telephone keypad to one of the call routing destinations. (Клавиши * (Повтор) и # (назад) зарезервированы системой и не могут быть переназначены.)(The keys * (Repeat) and # (Back) are reserved by the system and can't be reassigned.)

Сопоставления клавиш не должны быть непрерывными.Key mappings don't have to be continuous. Например, можно создать меню с клавишами 0, 1 и 3, сопоставленными с параметрами, в то время как клавиша 2 не используется.It is possible, for example, to create a menu with keys 0, 1, and 3 mapped to options, while the 2 key isn't used.

Мы рекомендуем сопоставить ключ 0 с оператором, если вы настроили его.We recommend mapping the 0 key to the operator if you have configured one. Если оператор не имеет значения ни один из клавиш, голосовая команда "оператор" также отключается.If the operator isn't set to any key, the voice command "Operator" is also disabled.

Для каждого пункта меню укажите следующие параметры:For each menu option, specify the following:

  • Клавиша вызова — клавиша на клавиатуре телефона для доступа к этому параметру.Dial key - the key on the telephone keypad to access this option. Если входные данные доступны, вызывающий абонент также может сказать этот номер, чтобы получить доступ к параметру.If voice inputs are available, callers can also say this number to access the option.

  • Voice Command — определяет голосовую команду, которую вызывающий абонент может предоставить для доступа к этому параметру, если включены голосовые входные данные.Voice command - defines the voice command that a caller can give to access this option, if voice inputs are enabled. Она может содержать несколько слов, таких как "услуга обслуживания клиентов" или "операции и причины".It can contain multiple words like "Customer Service" or "Operations and Grounds." Например, вызывающий абонент может нажать 2, скажите "два" или скажите "продажи", чтобы выбрать параметр, сопоставленный с клавишей 2.For example, the caller can press 2, say "two," or say "Sales" to select the option mapped to the 2 key. Этот текст также отображается по тексту в речь для запроса на подтверждение службы, который может выглядеть примерно так, как "Передача звонка в продажи".This text is also rendered by text to speech for the service confirmation prompt, which might be something like "Transferring your call to sales."

  • Перенаправить на — назначение маршрутизации звонков, используемое для вызывающих абонентов, если этот параметр выбран.Redirect to - the call routing destination used when callers choose this option. Если вы перенаправлялись на автосекретарь или очередь звонков, выберите связанную с ней учетную запись ресурса.If you are redirecting to an auto attendant or call queue, choose the resource account associated with it.

Если вы назначаете ключи набора для конечных объектов, мы рекомендуем выбрать параметр None для поиска в каталоге.If you assign dial keys to destinations, we recommend that you choose None for Directory search. Если вызывающий абонент пытается набрать имя или расширение с помощью ключей, которые назначены конкретным получателям, они могут неожиданно перенаправляться в место назначения, прежде чем они закончит вводить имя или расширение.If a caller attempts to dial a name or extension using keys that are assigned to specific destinations, they may be unexpectedly routed to a destination before they finish entering the name or extension. Мы рекомендуем создать отдельный автосекретарь для поиска в службе каталогов и попросите основной автосекретарь на него через ключ набора.We recommend that you create a separate auto attendant for directory search and have your main auto attendant link to it via a dial key.

Если вы не назначаете ключи набора номера, выберите параметр для поиска по каталогу.If you didn't assign dial keys, then choose an option for Directory search.

Набрать номер — если вы включите этот параметр, вызывающие абоненты могут нанести имя пользователя или ввести его на клавиатуре телефона.Dial by name - If you enable this option, callers can say the user's name or type it on the telephone keypad. Любой пользователь в сети с лицензией на телефонную систему или любой пользователь, размещенный в локальной среде Skype для бизнеса Server, является подходящим пользователем и может быть найден с помощью набора номера по имени.Any online user with a Phone System license, or any user hosted on-premises using Skype for Business Server, is an eligible user and can be found with Dial by name. (Вы можете настроить пользователей, которые не включены в каталог на странице " область набора номера ".)(You can set who is and is not included in the directory on the Dial scope page.)

Набрать номер с помощью расширения если вы включите этот параметр, абоненты могут подключаться к своим пользователям из вашей организации, набирая их добавочные номера.Dial by extension - If you enable this option, callers can connect with users in your organization by dialing their phone extension. Любой пользователь в сети с лицензией на телефонную систему или любой пользователь, размещенный в локальной среде Skype для бизнеса Server, является подходящим пользователем и может быть найден с помощью набора номера по расширению.Any online user with a Phone System license, or any user hosted on-premises using Skype for Business Server, is an eligible user and can be found with Dial by extension. (Вы можете настроить пользователей, которые не включены в каталог на странице " область набора номера ".)(You can set who is and is not included in the directory on the Dial scope page.)

Для пользователей, которые должны быть доступны для набора номера с помощью расширения, необходимо задать расширение как часть одного из указанных ниже атрибутов, определенных в службе каталогов Active Directory или Azure Active Directory (Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление пользователей по отдельности или массовое заполнение ).Users you wish to make available for Dial By Extension need to have an extension specified as part of one of the following phone attributes defined in Active Directory or Azure Active Directory (See Add users individually or in bulk for more information.)

  • OfficePhoneOfficePhone
  • HomePhoneHomePhone
  • Мобильный или MobilePhoneMobile/MobilePhone
  • TelephoneNumber/заданныйTelephoneNumber/PhoneNumber
  • OtherTelephoneOtherTelephone

Формат, необходимый для ввода расширения в поле "телефонный номер пользователя", должен быть + <phone number> ext <extension> = или + <phone number> x <extension>.The required format to enter the extension in the user phone number field is either +<phone number>ext=<extension> or +<phone number>x<extension>.

Вы можете настроить расширение в центре администрирования Microsoft 365 или в центре администрирования Azure Active Directory.You can set the extension in the Microsoft 365 admin center or the Azure Active Directory admin center. Чтобы изменения были доступны для автосекретарей и очередей звонков, может потребоваться до 12 часов.It can take up to 12 hours before changes are available to auto attendants and call queues.

Примечание

Если вы хотите использовать функции набора номера по имени и набора номера , вы можете назначить для него ключ набора номера на основном автосекретаря, чтобы получить доступ к автосекретарь по имени.If you want to use both the Dial by name and Dial by extension features, you can assign a dial key on your main auto attendant to reach an auto attendant enabled for Dial by name. В рамках этого автосекретаря вы можете присвоить клавишу 1 (которая не имеет связанных с ней букв) и связаться с автосекретарем набора номера .Within that auto attendant, you can assign the 1 key (which has no letters associated with it) to reach the Dial by extension auto attendant.

Выбрав один из вариантов поиска в каталоге , нажмите кнопку Далее.Once you have selected a Directory search option, click Next.

Поток звонков за часыCall flow for after hours

Снимок экрана: Настройка дня и времени в течение часа

Рабочие часы можно настроить для каждого автосекретаря.Business hours can be set for each auto attendant. Если рабочие часы не настроены, по умолчанию устанавливается круглосуточный график работы без выходных дней.If business hours aren't set, all days and all hours in the day are considered business hours because a 24/7 schedule is set by default. Рабочие часы можно настроить с разбивкой на время в течение дня, а все часы, не заданные в качестве рабочих часов, рассматриваются после-часов.Business hours can be set with breaks in time during the day, and all of the hours that are not set as business hours are considered after-hours. Вы можете настроить различные параметры обработки входящих звонков и приветствия в течение не более часа.You can set different incoming call-handling options and greetings for after-hours.

В зависимости от того, как вы настроили автоматические ассистенты и очереди звонков, вам может потребоваться указать только после-часового звонка для автосекретарей с прямыми номерами телефонов.Depending on how you have configured your auto attendants and call queues, you may only need to specify after-hours call routing for auto attendants with direct phone numbers.

Если вы хотите отдельно настроить маршрутизацию звонков для вызывающих абонентов после выхода из него, укажите рабочие часы для каждого дня.If you want separate call routing for after-hours callers, then specify your business hours for each day. Нажмите кнопку Добавить , чтобы указать несколько наборов часов для определенного дня, например для выбора перерыва на обед.Click Add new time to specify multiple sets of hours for a given day, for example, to specify a lunch break.

После того как вы зауказали рабочее время, а затем выберете параметры маршрутизации звонков в течение часа.Once you have specified your business hours, then choose your call routing options for after hours. Те же параметры доступны для маршрутизации вызовов рабочих часов, указанных выше.The same options are available as for the business hours call routing that you specified above.

Когда все будет готово, нажмите кнопку Далее .Click Next when you're done.

Потоки звонка во время праздниковCall flows during holidays

Снимок экрана: параметры поздравления праздников и праздников

У автосекретаря может быть поток звонков для каждого настроенного праздника.Your auto attendant can have a call flow for each Holiday you've set up. Вы можете добавить до 20 запланированных праздников для каждого автосекретаря.You can add up to 20 scheduled holidays to each auto attendant.

  1. На странице Параметры звонка нажмите кнопку Добавить.On the Holiday call settings page, click Add.

  2. Введите имя для этого параметра праздников.Type a name for this holiday setting.

  3. Из раскрывающегося списка праздников выберите праздничный день, который вы хотите использовать.From the Holiday dropdown, choose the holiday that you want to use.

  4. Выберите тип приветствия, который вы хотите использовать.Choose the type of greeting that you want to use.

    Снимок экрана: параметры действия звонка в праздничные дни

  5. Выберите, хотите ли вы Отключить или перенаправить звонок.Choose if you want to Disconnect or Redirect the call.

  6. Если вы выбрали перенаправление, выберите назначение маршрутизации звонков для звонка.If you chose to redirect, choose the call routing destination for the call.

  7. Нажмите кнопку Сохранить.Click Save.

Снимок экрана с параметрами праздников в списке праздников

Повторите процедуру, если это необходимо для каждого дополнительного праздника.Repeat the procedure as needed for each additional holiday.

После добавления всех праздников нажмите кнопку Далее.When you've added all your holidays, click Next.

Область набора номераDial scope

Снимок экрана: параметры включения и исключения в области набора номера

Область набора номера определяет, какие пользователи доступны в каталоге, когда вызывающий абонент использует коммутируемое имя или коммутируемое подключение.The dial scope defines which users are available in the directory when a caller uses dial-by-name or dial-by-extension. Значения по умолчанию для всех пользователей в Организации включают в себя пользователей, которые являются сетевыми и подключенными к сети с помощью Skype для бизнеса Server.The default of All online users includes all users in your organization that are Online users with a Phone System license or hosted on-premises using Skype for Business Server.

Вы можете включить или исключить конкретных пользователей, выбрав пользовательскую группу в разделе включить или исключить и выбрать одну или несколько групп Microsoft 365, списков рассылки и групп безопасности.You can include or exclude specific users by selecting Custom user group under Include or Exclude and choosing one or more Microsoft 365 groups, distribution lists, or security groups. Например, вы можете исключить руководителей в организации из каталога набора.For example, you might want to exclude executives in your organization from the dialing directory. (Если пользователь входит в оба списка, они будут исключены из каталога.)(If a user is in both lists, they will be excluded from the directory.)

Примечание

Для нового пользователя в каталоге может потребоваться до 36 часов.It might take up to 36 hours for a new user to have their name listed in the directory.

Завершив настройку области набора номера, нажмите кнопку Далее.When you're done setting the dial scope, click Next.

Учетные записи ресурсовResource accounts

У всех автосекретарей должна быть соответствующая учетная запись ресурса.All auto attendants must have an associated resource account. Для автосекретаря первого уровня требуется по крайней мере одна учетная запись ресурса с соответствующим номером услуги.First level auto attendants will need at least one resource account that has an associated service number. При желании вы можете назначить несколько учетных записей ресурсов для автосекретаря, каждый из которых имеет отдельный номер Услуги.If you wish, you can assign several resource accounts to an auto attendant, each with a separate service number.

Снимок экрана: панель "Добавление учетных записей"

Чтобы добавить учетную запись ресурса, нажмите кнопку Добавить учетную запись и выполните поиск учетной записи, которую вы хотите добавить.To add a resource account, click Add account and search for the account that you want to add. Нажмите кнопку Добавить , а затем — Добавить.Click Add , and then click Add.

Снимок экрана: список "учетные записи ресурсов" с назначенным номером услуги

Завершив добавление учетных записей служб, нажмите кнопку Отправить.When you have finished adding service accounts, click Submit. После этого Автоматическая Настройка автосекретаря завершается.This completes the auto attendant configuration.

Внешние номера телефонов — технические сведенияExternal phone number transfers - technical details

Чтобы использовать автосекретарь для внешних передач звонков, ознакомьтесь с необходимыми условиями .Please refer to the Prerequisites in order to allow auto attendants to transfer calls externally. В дополнение:In addition:

  • Для учетной записи ресурса с номером плана звонков номер внешней передачи должен быть введен в формате E. 164 (+ [код страны] [код города] [телефонный номер]).For a resource account with a Calling Plan number, the external transfer phone number must be entered in E.164 format (+[country code][area code][phone number]).

  • Если для учетной записи ресурса задан прямой маршрутный номер, формат телефонной нумерации для внешнего перемещения зависит от параметров контроллера границ сеанса (SBC) .For a resource account with a Direct Routing number, the external transfer phone number format is dependant on the Session Border Controller (SBC) settings.

Отображаемый исходящий номер телефона определяется следующим образом:The outbound phone number that's displayed is determined as follows:

  • Для номеров планов звонков отображается номер телефона исходного вызывающего абонента.For Calling Plan numbers, the original caller's phone number is displayed.
  • Для прямых маршрутов номер отправляется на основе параметра P-Assert-Identity (PAI) на SBC, как описано ниже.For Direct Routing numbers, the number sent is based on the P-Asserted-Identity (PAI) setting on the SBC, as follows:
    • Если установлено значение "отключено", отображается номер телефона исходного вызывающего абонента.If set to Disabled, the original caller's phone number is displayed. Этот параметр является рекомендуемым по умолчанию.This is the default and recommended setting.
    • Если установлено значение "включено", отображается номер телефона учетной записи ресурса.If set to Enabled, the resource account phone number is displayed.

В гибридной среде Skype для бизнеса, чтобы передать автоматический звонок в КТСОП, создайте нового локального пользователя с переадресацией звонков, установленным на номер КТСОП.In a Skype for Business hybrid environment, to transfer an auto attendant call to the PSTN, create a new on-premises user with call forwarding set to the PSTN number. Пользователь должен быть активирован для корпоративной голосовой связи и имеет назначенную политику голосовой связи.The user must be enabled for Enterprise Voice and have a voice policy assigned. Дополнительные сведения можно найти в разделе Переадресация звонков по автосекретарем в КТСОП.To learn more, see Auto attendant call transfer to PSTN.

Создание автосекретаря с помощью PowerShellCreate an auto attendant with PowerShell

Вы также можете использовать PowerShell для создания и настройки автоматических ассистентов.You can also use PowerShell to create and set up auto attendants. Ниже приведены командлеты, необходимые для управления автосекретарем.Here are the cmdlets that you need to manage an auto attendant:

Возможности телефонной системыHere's what you get with Phone System

Получение номеров телефонов службGetting service phone numbers

Доступность аудиоконференций и планов звонков в различных странах и регионахCountry and region availability for Audio Conferencing and Calling Plans

Пример для малого бизнеса: Настройка автосекретаряSmall business example — Set up an auto attendant

Введение в Windows PowerShell и Skype для бизнеса OnlineAn introduction to Windows PowerShell and Skype for Business Online