Plán prijatia služby Microsoft Fabric: Spravovanie zmien

Poznámka

Tento článok je súčasťou série článkov o prijatí služby Microsoft Fabric. Prehľad série nájdete v téme Plán prijatia služby Microsoft Fabric.

Pri práci na vylepšení prijatia údajov a analytických nástrojov (BI) by ste mali plánovať efektívnu správu zmien. V kontexte údajov a BI zahŕňa správa zmien postupy, ktoré sa zaoberajú vplyvom zmien pre ľudí v organizácii. Tieto postupy chránia pred prerušením a stratou produktivity v dôsledku zmien v riešeniach alebo procesoch.

Poznámka

Efektívna správa zmien je obzvlášť dôležitá pri migrácii do služby Power BI.

Efektívna správa zmien zlepšuje prijatie a produktivitu, pretože:

• Pomáha tvorcom obsahu a spotrebiteľom efektívnejšie a skôr používať analýzu.
• Obmedzuje redundanciu v údajoch, analytických nástrojoch a riešeniach.
• Znižuje pravdepodobnosť správania pri vytváraní rizika, ktoré ovplyvňuje zdieľané zdroje (napríklad kapacitu fabric) alebo dodržiavanie súladu organizácie (napríklad zabezpečenie údajov a ochrana osobných údajov).
• Zmierňuje odolnosť voči zmenám, ktoré bránia plánovaniu a bránia prijatiu u používateľov.
• Zmierni vplyv zmien a zlepší blahobyt používateľov znížením potenciálu na narušenie, stres a konflikty.

Efektívna správa zmien je pre úspešné prijatie na všetkých úrovniach kriticky dôležitá. Ak chcete úspešne spravovať zmeny, zvážte kľúčové akcie a aktivity popísané v nasledujúcich častiach.

Dôležité

Správa zmien je základnou prekážkou úspechu v mnohých organizáciách. Efektívna správa zmien vyžaduje, aby ste pochopili, že ide o ľudí – nie o nástroje ani procesy.

Úspešné riadenie zmien zahŕňa empatiu a komunikáciu. Uistite sa, že zmena nie je nútená alebo odolnosť voči zmenám sa ignoruje, pretože môže rozšíriť delenia organizácie a ďalej obmedzovať účinnosť.

Prepitné

Vždy, keď je to možné, odporúčame, aby ste popísali a podporovali zmeny ako vylepšenia – je to oveľa menej ohrozujúce. Pre mnohých ľudí zmena znamená náklady, pokiaľ ide o úsilie, zameranie a čas. Alternatívne zlepšenie znamená výhodu, pretože je to o tom, čo je lepšie.

Typy zmien na spravovanie

Pri implementácii údajov a riešení BI by ste mali spravovať rôzne typy zmien. V závislosti od rozsahu a rozsahu implementácie by ste tiež mali riešiť rôzne aspekty zmeny.

Ak plánujete prijatie služby Fabric, zvážte nasledujúce typy zmien, ktoré treba spravovať.

Zmeny na úrovni procesu

Zmeny na úrovni procesu sú zmeny, ktoré ovplyvňujú širšiu komunitu používateľov alebo celú organizáciu. Tieto zmeny majú zvyčajne väčší vplyv, preto si vyžadujú viac úsilia na spravovanie. Konkrétne toto úsilie o spravovanie zmien zahŕňa konkrétne plány a aktivity.

Tu je niekoľko príkladov zmien na úrovni procesu.

• Zmena z centralizovaného na decentralizované prístupy k vlastníctva (zmena vlastníctva obsahu a správy).
• Zmena z podniku na oddelenie alebo z tímu na doručovanie osobného obsahu (zmena rozsahu doručovania obsahu).
• Zmena štruktúry centrálneho tímu (napríklad vytvorenie Centra excelentnosti).
• Zmeny v politikách riadenia .
• Migrácia z iných analytických produktov do služby Fabric a zmeny, ktoré táto migrácia zahŕňa, zahŕňajú napríklad tieto:
  • Oddelenie sémantických modelov a zostáv a prístup k analýze založeným na modeli.
  • Prechádzanie z exportov alebo statických zostáv na interaktívne analytické zostavy, ktoré môžu zahŕňať filtrovanie a krížové filtrovanie.
  • Presunutie z distribúcie zostáv ako powerpointových súborov alebo plochých súborov na prístup k zostavám priamo z portálu služby Fabric.
  • Presúvanie z informácií v tabuľkách, stránkovaných zostavách a tabuľkových hárkoch na interaktívne vizualizácie a grafy.
  • Zmena z lokálnej platformy alebo platformy ako služby (PaaS) na nástroj na softvér vo forme služby (SaaS).

Poznámka

Vzdať sa procesov založených na exporte alebo vytvárania zostáv v Exceli je zvyčajne dôležitou výzvou. Dôvodom je, že tieto metódy sú zvyčajne hlboko zakorenené v organizácii a sú viazané na autonómiu a zručnosti dát vašich používateľov.

Zmeny na úrovni riešenia

Zmeny na úrovni riešenia sú zmeny, ktoré ovplyvňujú jedno riešenie alebo množinu riešení. Tieto zmeny obmedzujú svoj vplyv na komunitu používateľov týchto riešení a na ich závislé procesy. Hoci zmeny na úrovni riešenia majú zvyčajne nižší vplyv, zvyčajne sa vyskytujú aj častejšie.

Poznámka

V kontexte tohto článku je riešenie vytvorené tak, aby riešilo konkrétne obchodné potreby používateľov. Riešenie môže mať mnoho foriem, ako je napríklad kanál údajov, domov jazera, sémantický model alebo zostava. Dôležité informácie týkajúce sa spravovania zmien popísané v tomto článku sú relevantné pre všetky typy riešení a nielen pre projekty vytvárania zostáv.

Tu je niekoľko príkladov zmien na úrovni riešenia.

• Zmeny výpočtovej logiky pre kľúčové ukazovatele výkonu alebo mierky.
• Zmeny v spôsobe mapovania, zoskupovania alebo popisovania hlavných údajov alebo hierarchií podnikových atribútov.
• Zmeny aktuálnosti údajov, podrobností, formátu alebo zložitosti.
• Úvod do pokročilých analytických konceptov, ako sú napríklad prediktívne analýzy alebo normatívne analýzy či všeobecné štatistiky (ak komunita používateľov tieto koncepty ešte nepozná).
• Zmeny v prezentácii údajov, napríklad:
  • Možnosti štýlu, farieb a ďalších možností formátovania vizuálov.
  • Typ vizualizácie.
  • Spôsob zoskupenia alebo súhrnu údajov (ako je napríklad zmena z rôznych mierok strednej tendencie, ako je napríklad priemer, medián alebo geometrický priemer).
• Zmeny v spôsobe, akým spotrebitelia obsahu pracujú s údajmi (napríklad pripojenie k zdieľanému sémantickému modelu namiesto exportovania informácií pre scenáre osobného používania).

Spôsob prípravy plánov spravovania zmien a aktivít bude závisieť od typov zmien. Ak chcete úspešne a udržateľným spôsobom zvládnuť zmeny, odporúčame implementovať prírastkové zmeny.

Prírastková zmena adresy

Riadenie zmien môže byť významný podnik. Prírastkový prístup vám môže pomôcť uľahčiť zmenu spôsobom, ktorý je udržateľný. Ak chcete prijať prírastkový prístup, identifikujte zmeny s najvyššou prioritou a rozdelíte ich na časti, ktoré je možné spravovať, pričom každú časť implementujete do opakovaných fáz a plánov akcií.

Nasledujúce kroky popisujú, ako môžete prírastkovo riešiť zmenu.

1. Definujte, čo sa mení: Popíšte zmenu prehľadom stavov pred a po. Objasnite konkrétne časti procesu alebo situácie, ktoré zmeníte, odstránite alebo zavediete. Odôvodnite, prečo je táto zmena potrebná a kedy by mala nastať.
2. Popíšte vplyv zmeny: Pri každej z týchto zmien odhadnite vplyv na podnik. Identifikujte, ktoré procesy, tímy alebo jednotlivci zmena ovplyvní a aká rušivá to bude pre nich. Zvážte tiež všetky následné účinky, ktoré má táto zmena na iné závislé riešenia alebo procesy. Následné účinky môžu mať za následok ďalšie zmeny. Okrem toho zvážte, ako dlho situácia zostala rovnaká pred zmenou. Zmeny v dlhotrvajúcich procesoch majú tendenciu mať vyšší vplyv, keďže v priebehu času vznikajú preferencie a závislosti.
3. Identifikujte priority: Zamerajte sa na zmeny s najvyšším potenciálnym vplyvom. Pre každú zmenu opíšte podrobnejší popis zmien a to, ako to ovplyvní ľudí.
4. Plánovanie prírastkového vykonania zmeny: Identifikujte, či je možné rozdeliť zmeny s vysokým vplyvom do fáz alebo častí. V každej časti popíšte, ako sa môže prírastkovo implementovať vo fázach s cieľom obmedziť jej vplyv. Určte, či neexistujú obmedzenia alebo závislosti (napríklad kedy je možné vykonať zmeny, alebo kto ich môže vykonať).
5. Vytvorte akčný plán pre každú fázu: Naplánujte akcie, ktoré vykonáte na implementáciu a podporu každej fázy zmeny. Naplánujte si tiež, ako môžete zmierniť narušenie vo fázach s vysokým vplyvom. Nezabudnite do svojho plánu akcií zahrnúť plán vrátenia zmien vždy, keď je to možné.

Prepitné

Iteratívne naplánujete, ako implementujete každú fázu týchto prírastkových zmien ako súčasť štvrťročného taktického plánovania.

Ak plánujete zmierniť vplyv zmien na prijatie služby Power BI, zvážte aktivity popísané v nasledujúcich častiach.

Efektívne komunikovať zmenu

Uistite sa, že jasne a výstižne popisujete plánované zmeny v komunite používateľov. Dôležitá komunikácia by mala pochádzať od výkonného sponzora alebo iného vodcu s príslušnou autoritou. Nezabudnite uviesť nasledujúce podrobnosti.

• Čo sa mení: Čo je situácia teraz a čo bude po zmene.
• Prečo sa mení: Výhoda a hodnota zmeny pre cieľovú skupinu.
• Pri zmene: Odhad toho, kedy sa zmena prejaví.
• Ďalší kontext: Kde môžu používatelia získať ďalšie informácie.
• Kontaktné informácie: Kto ľudia by mali kontaktovať poskytovať spätnú väzbu, klásť otázky alebo vzbudzovať obavy.

Zvážte zachovanie histórie komunikácie na centralizovanom portáli. Týmto spôsobom je jednoduché nájsť komunikáciu, načasovanie a podrobnosti zmien po ich vykonaní.

Dôležité

Mali by ste komunikovať zmeny s dostatočným rozšíreným oznámením, aby boli ľudia pripravení. Čím vyšší potenciálny vplyv zmeny, tým skôr by ste ju mali oznámiť. Ak neočakávané okolnosti predídete predikcii, nezabudnite vo svojom oznámení vysvetliť príčinu.

Plánovanie školení a podpora

Zmeny nástrojov, procesov a riešení zvyčajne vyžadujú školenie, aby sa dali efektívne používať. Okrem toho sa môže vyžadovať dodatočná podpora na riešenie otázok alebo odpovedanie na žiadosti o podporu.

Tu je niekoľko akcií, ktoré môžete vykonať na plánovanie školení a podpory.

• Centralizujte školenia a podporu pomocou centralizovaného portálu. Portál môže pomôcť usporiadať diskusie, zhromažďovať pripomienky a distribuovať školiace materiály alebo dokumentáciu podľa témy.
• Zvážte stimuly na podporu vlastnej udržanie podpory v rámci komunity.
• Naplánujte si opakované úradné hodiny , aby ste mohli odpovedať na otázky a poskytovať mentorstvo.
• Vytváranie a predvedenie komplexných scenárov pre ľudí na precvičovanie nového procesu.
• Na zmeny s vysokým vplyvom pripravte plány školení a podpory, ktoré realisticky posúdia úsilie a opatrenia potrebné na to, aby zabránili zmene spôsobovať narušenie.

Poznámka

Tieto školenia a akcie podpory sa budú líšiť v závislosti od rozsahu a rozsahu zmeny. V prípade vysoko vplyvných a rozsiahlych zmien (ako je napríklad prechod z podniku na spravované samoobslužné prístupy k údajom a BI) pravdepodobne budete musieť plánovať iteračné viacfázové plány, ktoré zahŕňajú viacero období plánovania. V tomto prípade dôkladne zvážte úsilie a zdroje potrebné na dosiahnutie úspechu.

Zapojenie vedúceho pracovníka

Podpora vedúcich pracovníkov je rozhodujúca pre efektívne riadenie zmien. Keď vedúci pracovník podporuje zmenu, demonštruje jej strategický význam alebo prínos pre zvyšok organizácie. Toto potvrdenie zhora nadol a zvýraznenie je obzvlášť dôležité pre vysoko vplyvné, rozsiahle zmeny, ktoré majú vyšší potenciál na narušenie. V prípade týchto scenárov sa ubezpečte, že sa aktívne zapájate do procesu a zapojte svojho výkonného sponzora , aby ste zmenu schválili a posilnili.

Upozornenie

Odpor voči zmene z vedenia vedúceho pracovníka je často varovným znakom toho, že je potrebné silnejšie zarovnanie podniku medzi podnikovou stratégiou a stratégiami BI. V tomto scenári zvážte konkrétne relácie zarovnania a zmeňte akcie spravovania s vedením vedúceho pracovníka.

Zapojenie účastníkov projektu

Ak chcete efektívne riadiť zmeny, môžete sa obrátiť aj na prístup od základov tak, že zapojíte zainteresované strany, ktoré sú ľuďmi, ktorých zmena ovplyvňuje. Keď vytvoríte akčný plán na riešenie zmien, identifikujete a zapájate kľúčové zainteresované strany do zameraných obmedzených relácií. Týmto spôsobom môžete pochopiť vplyv zmeny na ľudí, ktorých práca bude ovplyvnená zmenou. Vezmite na vedomie ich obavy a ich nápady, ako by ste mohli znížiť vplyv tejto zmeny. Skontrolujte, či ste identifikovali potenciálne neočakávané účinky zmeny na iných ľudí a procesy.

Pracujte s odolnosťou voči zmenám

Je dôležité riešiť odpor voči zmenám, pretože môže mať podstatný negatívny vplyv na prijatie a produktivitu. Keď riešite odolnosť voči zmenám, zvážte nasledujúce akcie a aktivity.

• Zapojte svojho výkonného sponzora: Autorita, dôveryhodnosť a vplyv výkonného sponzora sú nevyhnutné na podporu riadenia zmien a riešenie sporov.
• Identifikácia problémov s blokovaním: Keď zmena narúša spôsob práce ľudí, táto zmena môže používateľom zabrániť v tom, aby účinne vykonávali úlohy v rámci svojich pravidelných aktivít. V prípade takýchto problémov s blokovaním identifikujte potenciálne riešenia, keď zoberiete do úvahy zmeny.
• Namiesto názorov sa zamerajte na údaje a fakty: Odolnosť voči zmenám je niekedy spôsobená názormi a preferenciami, pretože ľudia túto situáciu poznajú ešte pred touto zmenou. Pochopiť, prečo ľudia majú tieto názory a preferencie. Možno je to kvôli pohodliu, pretože ľudia nechcú investovať čas a úsilie do učenia sa nových nástrojov alebo procesov.
• Zamerajte sa na podnikové otázky a procesy namiesto požiadaviek: Zmeny často zavádzali nové procesy na riešenie problémov a dokončenie úloh. Nové procesy môžu viesť k odporu voči zmenám, pretože ľudia sa zameriavajú na to, čo im chýba, namiesto toho, aby úplne pochopili, čo je nové a prečo.

Okrem toho môžete mať významný vplyv na odolnosť proti zmenám prostredníctvom zapojenia propagátorov a detraktorov.

Identifikácia a zapojenie propagátorov

Propagátori sú hlasné, dôveryhodné jednotlivcov v komunite užívateľov, ktorí obhajujú v prospech nástroja, riešenia alebo iniciatívy. Propagátori môžu mať pozitívny vplyv na prijatie, pretože môžu ovplyvňovať kolegov, aby pochopili a akceptovali zmenu.

Ak chcete efektívne spravovať zmeny, mali by ste najskôr identifikovať a zapojiť propagátorov. Mali by ste ich zapojiť a informovať ich o zmene s cieľom lepšie využívať a rozšíriť ich advokáciu.

Prepitné

Propagátori, ktorých identifikujete, by mohli byť aj skvelými kandidátmi na sieť šampiónov.

Identifikácia a zapojenie detraktorov

Detraktory sú opačným smerom ako propagátory. Sú to hlasné, dôveryhodné jednotlivcov v komunite užívateľov, ktorí obhajujú nástroj, riešenie alebo iniciatívu. Detraktori môžu mať významný negatívny vplyv na prijatie, pretože môžu presvedčiť kolegov, že zmena nie je výhodná. Okrem toho môžu detraktori obhajovať alternatívne riešenia alebo riešenia označené pre odchod do dôchodku, čo sťažuje vyradenie starých nástrojov, riešení alebo procesov.

Ak chcete efektívne spravovať zmeny, mali by ste najskôr identifikovať a zapojiť detraktorov. Týmto spôsobom môžete zmierniť potenciálny negatívny vplyv, ktorý majú. Okrem toho, ak sa zaoberáte ich obavami, môžete skonvertovať týchto detraktorov na propagátorov, čo vám pomôže pri ich prijatí.

Prepitné

Bežným zdrojom detraktorov sú vlastníci obsahu pre riešenia, ktoré sa budú upravovať alebo nahrádzať. Zmena môže niekedy ohroziť týchto vlastníkov obsahu, ktorí sú motivovaní k tomu, aby odolali zmene v nádeji, že ich riešenie zostane v prevádzke. V tomto prípade identifikujte týchto vlastníkov obsahu včas a zapojte ich do zmeny. Dať týmto jednotlivcom pocit vlastníctva implementácie im pomôže prijať, a dokonca obhajovať v prospech, zmeny.

Otázky, ktoré je potrebné položiť

Pomocou otázok ako tie, ktoré sú uvedené nižšie, môžete posúdiť riadenie zmien.

• Je za riadenie zmien v organizácii zodpovedná rola alebo tím? Ak áno, ako sa zapoja do údajov a iniciatív BI?
• Vnímajú sa zmeny ako prekážka pri dosahovaní strategického úspechu medzi ľuďmi v organizácii? Uznáva organizácia dôležitosť spravovania zmien?
• Existujú v komunite používateľov nejaké významné propagátory údajov a riešení a procesov BI? A naopak, existujú nejaké významné detraktory?
• Aké úsilie v oblasti komunikácie a školení sa vykonáva pri spúšťaní nových dátových nástrojov a riešení? Ako dlho trvajú?
• Ako sa so zmenami v komunite používateľov zaobchádza (napríklad s novými novými pracovníkmi alebo propagovanými jednotlivcami)? Aké zaraďte aktivity, ktoré zavádzajú nových jednotlivcov do existujúcich riešení, procesov a politík?
• Cítia sa používatelia, ktorí vytvárajú excelové zostavy, ohrození alebo frustrovaní iniciatívami na automatizáciu vytvárania zostáv pomocou nástrojov BI?
• Do akej miery ľudia priraďujú svoje identity nástrojom, ktoré používajú, a riešenia, ktoré vytvorili a vlastnia?
• Ako sa naplánujú a spravujú zmeny existujúcich riešení? Sú zmeny plánované, s viditeľným plánom, alebo sú reaktívne? Dostanú ľudia dostatočné oznámenie o nadchádzajúcich zmenách?
• Ako často zmeny narúšajú existujúce procesy a nástroje?
• Ako dlho trvá vyradenie starších systémov alebo riešení, keď budú k dispozícii nové? Ako dlho trvá implementácia zmien existujúcich riešení?
• Do akej miery ľudia súhlasia s vyhlásením , že som ohromený množstvom informácií, ktoré som povinný spracovať? Do akej miery ľudia súhlasia s pocitom , že sa veci menia príliš veľa, príliš rýchlo?

Úrovne splatnosti

Hodnotenie správy zmien vyhodnocuje, ako efektívne môže organizácia uzákoniť zmeny a reagovať na tieto zmeny.

Nasledujúce úrovne splatnosti vám pomôžu vyhodnotiť aktuálny stav spravovania zmien v súvislosti s údajmi a iniciatívami bi.

Úrovni	Stav spravovania zmien
100: Počiatočná	• Zmena je zvyčajne reaktívna a tiež zle komunikovaná. • Účel alebo výhody zmeny nie sú dobre pochopiteľné a odpor voči zmene spôsobuje konflikt a narušenie. • Za správu zmien za iniciatívy v oblasti údajov nie sú zodpovedné žiadne jasné tímy ani roly.
200: Opakovateľné	• Vedenie a osoby s rozhodovacími právomocami uznávajú potrebu spravovania zmien v údajoch a projektoch a iniciatívach v oblasti BI. • Naplánovať alebo oznámiť zmenu sa vynakladá určitá snaha, sú však nekonzistentné a často reaktívne. Odolnosť voči zmenám je stále bežná. Zmena často narúša existujúce procesy a nástroje.
300: Definované	• Existujú formálne plány riadenia zmien alebo roly. Tieto plány zahŕňajú komunikačnú taktiku a školenie, ale nie sú konzistentne alebo spoľahlivo dodržiavané. Zmena príležitostne narúša existujúce procesy a nástroje. • Úspešné riadenie zmien presadzujú kľúčoví jednotlivci, ktorí prek mostujú organizačné hranice.
400: Schopné	• Empatia a účinná komunikácia sú neoddeliteľnou súčasťou stratégií riadenia. • Úlohy pri riadení zmien sú vlastnené určitými rolami alebo tímami a výsledkom efektívnej komunikácie je jasné pochopenie účelu a výhod zmeny. Funkcia Change zriedkavo prerušuje existujúce procesy a nástroje.
500: Efektívne	• Zmena je neoddeliteľnou súčasťou organizácie. Ľudia v organizácii pochopiť nevyhnutnosť zmeny, a vidieť to ako zdroj pre hybnosť namiesto narušenia. Zmena takmer nikdy zbytočne neprerušuje existujúce procesy alebo nástroje. • Systematické procesy riešia zmeny ako výzvu ľudí, a nie procesov.

Súvisiaci obsah

V nasledujúcom článku v sérii plánov prijatia služby Microsoft Fabric sa na záver oboznámite so zdrojmi týkajúcimi sa prijatia, ktoré môžu byť pre vás cenné.