Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenLearn about retention policies and retention labels

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Hinweis

Wenn Sie Nachrichten zu Aufbewahrungsrichtlinien in Teams sehen oder Sie Fragen zu Aufbewahrungsbezeichnungen in Ihren Apps haben, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um Informationen darüber zu erhalten, wie diese für Sie konfiguriert wurden. In der Zwischenzeit könnten die folgenden Artikel für Sie hilfreich sein:If you're seeing messages about retention policies in Teams or have questions about retention labels in your apps, contact your IT department for information about how they have been configured for you. In the meantime, you might find the following articles helpful:

Die Informationen auf dieser Seite richten sich an IT-Administratoren, die aus Compliancegründen Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen erstellen können.The information on this page is for IT administrators who can create retention policies and retention labels for compliance reasons.

In den meisten Organisationen nimmt die Menge und Komplexität der Daten täglich zu – E-Mails, Dokumente, Chatnachrichten usw. Eine effektive Verwaltung bzw. Governance dieser Informationen ist wichtig, da Sie:For most organizations, the volume and complexity of their data is increasing daily—email, documents, instant messages, and more. Effectively managing or governing this information is important because you need to:

  • branchenspezifische Vorschriften und interne Richtlinien einhalten müssen, nach denen Inhalte für eine bestimmte Mindestdauer aufzubewahren sind – z. B. müssen Sie gemäß dem Sarbanes-Oxley Act möglicherweise bestimmte Arten von Inhalten sieben Jahre lang aufbewahren.Comply proactively with industry regulations and internal policies that require you to retain content for a minimum period of time—for example, the Sarbanes-Oxley Act might require you to retain certain types of content for seven years.

  • das Risiko bei Rechtsstreitigkeiten oder einer Sicherheitsverletzung reduzieren müssen, indem Sie alte Inhalte, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen, endgültig löschen.Reduce your risk in the event of litigation or a security breach by permanently deleting old content that you're no longer required to keep.

  • Ihrer Organisation dabei helfen müssen, effektiven Wissensaustausch zu betreiben und agiler zu werden, indem Sie sicherstellen, dass die Benutzer nur mit Inhalten arbeiten, die aktuell und für sie relevant sind.Help your organization to share knowledge effectively and be more agile by ensuring that your users work only with content that's current and relevant to them.

Aufbewahrungseinstellungen, die Sie konfigurieren, können Ihnen helfen, diese Ziele zu erreichen.Retention settings that you configure can help you achieve these goals. Zum Verwalten von Inhalten sind häufig zwei Aktionen erforderlich:Managing content commonly requires two actions:

AktionAction ZweckPurpose
Inhalte beibehaltenRetain content Dauerhafte Löschung vermeiden und für eDiscovery verfügbar bleibenPrevent permanent deletion and remain available for eDiscovery
Löschen von InhaltDelete content Dauerhaftes Löschen von Inhalten aus Ihrer OrganisationPermanently delete content from your organization

Mit diesen beiden Aufbewahrungsaktionen können Sie Aufbewahrungseinstellungen für die folgenden Ergebnisse konfigurieren:With these two retention actions, you can configure retention settings for the following outcomes:

  • Nur Aufbewahren: Aufbewahren von Inhalten für immer oder für einen bestimmten Zeitraum.Retain-only: Retain content forever or for a specified period of time.
  • Nur löschen: Inhalt nach einem bestimmten Zeitraum dauerhaft löschen.Delete-only: Permanently delete content after a specified period of time.
  • Aufbewahren und dann löschen: Inhalte für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren und dann dauerhaft löschen.Retain and then delete: Retain content for a specified period of time and then permanently delete it.

Diese Aufbewahrungseinstellungen arbeiten mit bereits vorhandenen Inhalten und ersparen Ihnen den zusätzlichen Aufwand für die Erstellung und Konfiguration von zusätzlichem Speicherplatz, wenn Sie Inhalte aus Compliancegründen aufbewahren müssen.These retention settings work with content in place that saves you the additional overheads of creating and configuring additional storage when you need to retain content for compliance reasons. Außerdem müssen Sie keine benutzerdefinierten Prozesse implementieren, um diese Daten zu kopieren und zu synchronisieren.In addition, you don't need to implement customized processes to copy and synchronize this data.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr darüber, wie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungskennzeichnungen funktionieren, wann sie zu verwenden sind und wie sie sich gegenseitig ergänzen.Use the following sections to learn more about how retention policies and retention labels work, when to use them, and how they supplement each other. Wenn Sie jedoch bereit sind, loszulegen und Aufbewahrungseinstellungen für einige gängige Szenarien zu implementieren, lesen Sie den Abschnitt Erste Schritte mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.But if you're ready to get started and deploy retention settings for some common scenarios, see Get started with retention policies and retention labels.

Funktionsweise von Aufbewahrungseinstellungen bei vorhandenem InhaltHow retention settings work with content in place

Wenn einem Inhalt Aufbewahrungseinstellungen zugewiesen sind, bleibt dieser Inhalt an seinem ursprünglichen Speicherort. Die Benutzer können weiterhin mit ihren Dokumenten oder E-Mails arbeiten, als ob sich nichts geändert hätte. Wenn aber Inhalte bearbeitet oder gelöscht werden, die in die Aufbewahrungsrichtlinie einbezogen sind, wird eine Kopie des Inhalts automatisch aufbewahrt.When content has retention settings assigned to it, that content remains in its original location. People can continue to work with their documents or mail as if nothing's changed. But if they edit or delete content that's included in the retention policy, a copy of the content is automatically retained.

  • Für SharePoint-und OneDrive-Websites: Die Kopie wird im Permanenten Dokumentarchiv aufbewahrt.For SharePoint and OneDrive sites: The copy is retained in the Preservation Hold library.

  • Für Exchange-Postfächer: Die Kopie wird im Ordner Wiederherstellbare Elemente aufbewahrt.For Exchange mailboxes: The copy is retained in the Recoverable Items folder.

  • Für Teams- und Chatnachrichten: Die Kopie wird in einem verborgenen Ordner namens SubstrateHolds als Unterordner im Exchange-Ordner Wiederherstellbare Objekte aufbewahrt.For Teams and Yammer messages: The copy is retained in a hidden folder named SubstrateHolds as a subfolder in the Exchange Recoverable Items folder.

Hinweis

Das permanente Dokumentarchiv verbraucht Speicherplatz, der nicht vom Speicherkontingent für die Website ausgenommen ist.The Preservation Hold library consumes storage that isn't exempt from a site's storage quota. Möglicherweise müssen Sie den Speicherplatz erhöhen, wenn Sie Aufbewahrungseinstellungen für SharePoint und Microsoft 365-Gruppen verwenden.You might need to increase your storage when you use retention settings for SharePoint and Microsoft 365 groups.

Diese sicheren Speicherorte und die aufbewahrten Inhalte sind für die meisten Benutzer nicht sichtbar.These secure locations and the retained content are not visible to most people. In den meisten Fällen müssen die Benutzer gar nicht wissen, dass ihre Inhalte Aufbewahrungseinstellungen unterliegen.In most cases, people do not even need to know that their content is subject to retention settings.

Ausführlichere Informationen zur Funktionsweise von Aufbewahrungseinstellungen mit unterschiedlichen Workloads finden Sie in den folgenden Artikeln:For more detailed information about how retention settings work for different workloads, see the following articles:

Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenRetention policies and retention labels

Verwenden Sie zum Zuweisen der Aufbewahrungseinstellungen auf Inhalte Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsrichtlinien mit Bezeichnungsrichtlinien.To assign your retention settings to content, use retention policies and retention labels with label policies. Sie können nur eine dieser Methoden verwenden oder kombinieren.You can use just one of these methods, or combine them.

Verwenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, um dieselben Aufbewahrungseinstellungen für Inhalte auf einer Website- oder Postfachebene zuzuweisen, und verwenden Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung, um Aufbewahrungseinstellungen auf Elementebene (Ordner, Dokument, E-Mail) zuzuweisen.Use a retention policy to assign the same retention settings for content at a site or mailbox level, and use a retention label to assign retention settings at an item level (folder, document, email).

Wenn beispielsweise alle Dokumente auf einer SharePoint-Website fünf Jahre lang aufbewahrt werden sollen, ist es effizienter, dies mit einer Aufbewahrungsrichtlinie zu tun, als alle Dokumente auf dieser Website mit derselben Aufbewahrungsbezeichnung anzuwenden.For example, if all documents in a SharePoint site should be retained for 5 years, it's more efficient to do this with a retention policy than apply the same retention label to all documents in that site. Wenn jedoch einige Dokumente auf dieser Website fünf Jahre lang aufbewahrt werden sollen und andere für zehn Jahre, kann dies in einer Aufbewahrungsrichtlinie nicht erfolgen.However, if some documents in that site should be retained for 5 years and others retained for 10 years, a retention policy wouldn't be able to do this. Wenn Sie Aufbewahrungseinstellungen auf Elementebene angeben müssen, verwenden Sie Aufbewahrungsbezeichnungen.When you need to specify retention settings at the item level, use retention labels.

Im Gegensatz zu Aufbewahrungsrichtlinien bleiben die Aufbewahrungseinstellungen von Aufbewahrungsbezeichnungen mit dem Inhalt erhalten, wenn dieser an einen anderen Speicherort innerhalb des Microsoft 365-Mandanten verschoben wird.Unlike retention policies, retention settings from retention labels travel with the content if it’s moved to a different location within your Microsoft 365 tenant. Darüber hinaus haben Aufbewahrungsbezeichnungen die folgenden Funktionen, die von den Aufbewahrungsrichtlinien nicht unterstützt werden:In addition, retention labels have the following capabilities that retention policies don't support:

  • Optionen zum Starten des Aufbewahrungszeitraums ab dem Zeitpunkt, ab dem die Inhalte bezeichnet wurden, statt anhand des Inhaltsalters oder dem Datum der letzten Änderung.Options to start the retention period from when the content was labeled or based on an event, in addition to the age of the content or when it was last modified.

  • Verwenden Sie trainierbare Klassifizierer, um die zu bezeichnenden Inhalte zu identifizieren.Use trainable classifiers to identify content to label.

  • Wenden Sie eine Standardbezeichnung für SharePoint-Dokumente an.Apply a default label for SharePoint documents.

  • Unterstützen Sie die Überprüfung der Disposition , um den Inhalt zu überprüfen, bevor er endgültig gelöscht wird.Support disposition review to review the content before it's permanently deleted.

  • Kennzeichnen Sie den Inhalt als Datensatz als Teil der Bezeichnungseinstellungen und haben Sie immer einen  Nachweis über die Disposition , wenn der Inhalt am Ende seines Aufbewahrungszeitraums gelöscht wird.Mark the content as a record as part of the label settings, and always have proof of disposition when content is deleted at the end of its retention period.

AufbewahrungsrichtlinienRetention policies

Aufbewahrungsrichtlinien können auf die folgenden Speicherorte angewendet werden:Retention policies can be applied to the following locations:

  • Exchange-E-MailExchange email
  • SharePoint-WebsiteSharePoint site
  • OneDrive-KontenOneDrive accounts
  • Microsoft 365-GruppenMicrosoft 365 Groups
  • Skype for BusinessSkype for Business
  • Öffentliche Exchange-OrdnerExchange public folders
  • Teams-KanalnachrichtenTeams channel messages
  • Teams-ChatsTeams chats
  • Nachrichten in der Yammer-CommunityYammer community messages
  • Benutzernachrichten in YammerYammer user messages

Sie können eine einzelne Richtlinie sehr effizient auf mehrere Speicherorte oder auf bestimmte Speicherorte oder Benutzer anwenden.You can very efficiently apply a single policy to multiple locations, or to specific locations or users.

Als Beginn des Aufbewahrungszeitraums können Sie auswählen, wann der Inhalt erstellt wurde oder – nur unterstützt für Dateien und die SharePoint-, OneDrive- und Microsoft 365-Gruppen-Speicherorte – wann der Inhalt zuletzt geändert wurde.For the start of the retention period, you can choose when the content was created or, supported only for files and the SharePoint, OneDrive, and Microsoft 365 Groups locations, when the content was last modified.

Elemente erben die Aufbewahrungseinstellungen aus ihren Containern, die in der Aufbewahrungsrichtlinie angegeben sind.Items inherit the retention settings from their container specified in the retention policy. Wenn sie dann aus diesem Container verschoben werden, wird, sofern die Richtlinie für die Beibehaltung von Inhalten konfiguriert ist, eine Kopie des jeweiligen Elements am gesicherten Speicherort des Workloads beibehalten.If they are then moved outside that container when the policy is configured to retain content, a copy of that item is retained in the workload's secured location. Allerdings bleiben die Einstellungen für die Aufbewahrung nicht zusammen mit dem Inhalt an seinem neuen Speicherort erhalten.However, the retention settings don't travel with the content in its new location. Verwenden Sie in diesem Fall Aufbewahrungsbezeichnungen anstelle von Aufbewahrungsrichtlinien.If that's required, use retention labels instead of retention policies.

AufbewahrungsbezeichnungenRetention labels

Verwenden Sie Aufbewahrungsbezeichnungen für unterschiedliche Inhaltstypen, für die unterschiedliche Aufbewahrungseinstellungen erforderlich sind. Beispiel:Use retention labels for different types of content that require different retention settings. For example:

  • Steuerformulare, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen.Tax forms that need to be retained for a minimum period of time.

  • Pressematerialien, die nach dem Erreichen eines bestimmten Alters dauerhaft gelöscht werden müssen.Press materials that need to be permanently deleted when they reach a specific age.

  • Im Wettbewerb stehende Forschungen, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und dann endgültig gelöscht werden müssen.Competitive research that needs to be retained for a specific period and then permanently deleted.

  • Arbeitsvisa, die als Datensatz gekennzeichnet werden müssen, damit sie nicht bearbeitet oder gelöscht werden.Work visas that must be marked as a record so that they can't be edited or deleted.

In all diesen Fällen können Sie mit Hilfe von Aufbewahrungsbzeichnungen Aufbewahrungseinstellungen für die Governance-Kontrolle auf der Elementebene (Dokument oder E-Mail) anwenden.In all these cases, retention labels let you apply retention settings for governance control at the item level (document or email).

Mit Aufbewahrungsbezeichnungen können Sie Folgendes:With retention labels, you can:

  • Personen in Ihrer Organisation die Möglichkeit zum manuellen Anwenden einer Aufbewahrungsbezeichnung bieten, und zwar auf Inhalte in Outlook und Outlook im Web, OneDrive, SharePoint und Microsoft 365-Gruppen.Enable people in your organization to apply a retention label manually to content in Outlook and Outlook on the web, OneDrive, SharePoint, and Microsoft 365 groups. Benutzer wissen häufig am besten, mit welcher Art von Inhalten sie arbeiten, sodass sie diese klassifizieren und die entsprechenden Aufbewahrungseinstellungen anwenden lassen können.Users often know best what type of content they're working with, so they can classify it and have the appropriate retention settings applied.

  • Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen automatisch auf Inhalt anwenden, wenn er bestimmten Bedingungen entspricht:Apply retention labels to content automatically if it matches specific conditions, such as when the content contains:

    • Der Inhalt enthält bestimmte vertrauliche Informationen.Specific types of sensitive information.
    • Der Inhalt enthält bestimmte Stichwörter, die einer von Ihnen erstellten Abfrage entsprechen.Specific keywords that match a query you create.
    • Musterübereinstimmungen für eine trainierbare Klassifizierung.Pattern matches for a trainable classifier.
  • Beginnen Sie den Aufbewahrungszeitraum ab dem Zeitpunkt der Bezeichnung des Inhalts für Dokumente auf SharePoint-Websites und in OneDrive-Konten sowie für E-Mail-Elemente mit Ausnahme von Kalenderelementen.Start the retention period from when the content was labeled for documents in SharePoint sites and OneDrive accounts, and to email items with the exception of calendar items. Wenn Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung mit dieser Konfiguration auf ein Kalenderelement aufbringen, beginnt der Aufbewahrungszeitraum ab dem Zeitpunkt, an dem es gesendet wird.If you apply a retention label with this configuration to a calendar item, the retention period starts from when it is sent.

  • Starten des Aufbewahrungszeitraums, wenn ein Ereignis auftritt, z. B. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen oder Verträge ablaufen.Start the retention period when an event occurs, such as employees leave the organization, or contracts expire.

  • Wenden Sie eine Standardaufbewahrungsbezeichnung auf eine Dokumentbibliothek, einen Ordner oder eine Dokumentenmappe in SharePoint an, sodass alle an diesem Speicherort gespeicherten Dokumente mit der Standardaufbewahrungsbezeichnung versehen werden.Apply a default retention label to a document library, folder, or document set in SharePoint, so that all documents that are stored in that location inherit the default retention label.

Aufbewahrungsbezeichnungen unterstützen darüber hinaus die Datensatzverwaltung für E-Mails und Dokumente in Microsoft 365-Apps und -Diensten.Additionally, retention labels support records management for email and documents across Microsoft 365 apps and services. Sie können eine Aufbewahrungsbezeichnung verwenden, um Elemente als Datensätze zu kennzeichnen.You can use a retention label to mark items as a record. Wenn dies geschieht und der Inhalt in Microsoft 365 bleibt, legt die Bezeichnung weitere Einschränkungen für die Inhalte fest, die aus rechtlichen Gründen möglicherweise erforderlich sind.When this happens and the content remains in Microsoft 365, the label places further restrictions on the content that might be needed for regulatory reasons. Weitere Informationen finden Sie unter Vergleichen Sie die Einschränkungen für die zulässigen oder blockierten Aktionen.For more information, see Compare restrictions for what actions are allowed or blocked.

Aufbewahrungsbezeichnungen bleiben im Gegensatz zu Vertraulichkeitsbezeichnungen nicht erhalten, wenn der Inhalt außerhalb von Microsoft 365 verschoben wird.Retention labels, unlike sensitivity labels, do not persist if the content is moved outside Microsoft 365.

Für die Anzahl der Aufbewahrungsbezeichnungen, die für einen Mandanten unterstützt werden, gibt es keine Beschränkung. Es werden jedoch maximal 10.000 Richtlinien für einen Mandanten unterstützt. Dazu gehören die Richtlinien, mit denen die Bezeichnungen angewendet werden (Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien und automatische Aufbewahrungsrichtlinien), sowie Aufbewahrungsrichtlinien.There is no limit to the number of retention labels that are supported for a tenant. However, 10,000 is the maximum number of policies that are supported for a tenant and these include the policies that apply the labels (retention label policies and auto-apply retention policies), as well as retention policies.

Klassifizieren von Inhalten ohne Anwendung von AktionenClassifying content without applying any actions

Obwohl der Hauptzweck von Aufbewahrungsbezeichnungen darin besteht, Inhalte beizubehalten oder zu löschen, können Sie auch Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden, ohne die Aufbewahrung oder andere Aktionen einzuschalten.Although the main purpose of retention labels is to retain or delete content, you can also use retention labels without turning on any retention or other actions. In diesem Fall können Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung einfach als Beschriftung verwenden, ohne irgendwelche Aktionen zu erzwingen.In this case, you can use a retention label simply as a text label, without enforcing any actions.

Sie können z. B. eine Aufbewahrungsbezeichnung mit dem Namen "Später überprüfen" ohne Aktionen erstellen und anwenden und dann diese Bezeichnung verwenden, um diesen Inhalt später wiederzufinden.For example, you can create and apply a retention label named "Review later" with no actions, and then use that label to find that content later.

Bezeichnungseinstellungen auf „Nur klassifizieren“ festlegen

Verwenden einer Aufbewahrungsbezeichnung als Bedingung in einer DLP-RichtlinieUsing a retention label as a condition in a DLP policy

Sie können eine Aufbewahrungsbezeichnung als Bedingung in einer DLP-Richtlinie für Dokumente in SharePoint angeben.You can specify a retention label as a condition in a data loss prevention (DLP) policy for documents in SharePoint. Konfigurieren Sie beispielsweise eine DLP-Richtlinie, um zu verhindern, dass Dokumente außerhalb der Organisation freigegeben werden, wenn auf sie eine bestimmte Aufbewahrungsbezeichnung angewendet wurde.For example, configure a DLP policy to prevent documents from being shared outside the organization if they have a specified retention label applied to it.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden einer Aufbewahrungsbezeichnung als Bedingung in einer DLP-Richtlinie.For more information, see Using a retention label as a condition in a DLP policy.

Aufbewahrungsbezeichnungen und Richtlinien, die sie anwendenRetention labels and policies that apply them

Wenn Sie Aufbewahrungsbezeichnungen veröffentlichen, sind diese in einer Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinie enthalten, sodass Administratoren und Benutzer sie auf Inhalte anwenden können.When you publish retention labels, they're included in a retention label policy that makes them available for admins and users to apply to content. Betrachten Sie das folgende Diagramm:As the following diagram shows:

  1. Eine einzelne Aufbewahrungsbezeichnung kann in mehrere Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien einbezogen werden.A single retention label can be included in multiple retention label policies.

  2. Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien geben die Speicherorte zum Veröffentlichen der Aufbewahrungsbezeichnungen an.Retention label policies specify the locations to publish the retention labels. Mehrere Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien können den gleichen Speicherort einbeziehen.The same location can be included in multiple retention label policies.

Hinzufügen von Aufbewahrungsbezeichnungen zu Bezeichnungsrichtlinien, die Speicherorte angeben

Sie können auch eine oder mehrere Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien für die automatische Anwendung mit jeweils einer einzelnen Aufbewahrungsbezeichnung erstellen.You can also create one or more auto-apply retention label policies, each with a single retention label. Bei dieser Richtlinie wird automatisch eine Aufbewahrungsbezeichnung angebracht, wenn die Bedingungen, die Sie in der Richtlinie angeben, erfüllt sind.With this policy, a retention label is automatically applied when conditions that you specify in the policy are met.

Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien und SpeicherorteRetention label policies and locations

Verschiedene Arten von Aufbewahrungsbezeichnungen können an verschiedenen Speicherorten veröffentlicht werden, je nach Funktion der Aufbewahrungsbezeichnung.Different types of retention labels can be published to different locations, depending on what the retention label does.

Wenn für die Aufbewahrungsbezeichnung Folgendes gilt:If the retention label is… Anwendungsmöglichkeit der BezeichnungsrichtlinieThen the label policy can be applied to…
Veröffentlicht für Administratoren und EndbenutzerPublished to admins and end users
Exchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365-GruppenExchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365 Groups
Basierend auf Typen vertraulicher Informationen oder trainierbaren Klassifizierer automatisch angewendetAuto-applied based on sensitive information types or trainable classifiers
Exchange (nur alle Postfächer), SharePoint, OneDriveExchange (all mailboxes only), SharePoint, OneDrive
basieren auf einer Abfrage automatisch angewendetAuto-applied based on a query
Exchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365-GruppenExchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365 Groups

In Exchange werden Aufbewahrungsbezeichnungen, die Sie automatisch anwenden, nur auf neu gesendete Nachrichten (in Übertragung begriffene Daten) angewendet, und nicht auf alle Elemente, die sich derzeit im Postfach befinden (ruhende Daten). Außerdem werden automatisch angewendete Aufbewahrungsbezeichnungen für vertrauliche Informationstypen und trainierbare Klassifizierer auf alle Postfächer angewendet. Sie können keine bestimmten Postfächer auswählen.In Exchange, retention labels that you auto-apply are applied only to messages newly sent (data in transit), not to all items currently in the mailbox (data at rest). Also, auto-apply retention labels for sensitive information types and trainable classifiers apply to all mailboxes; you can't select specific mailboxes.

Öffentliche Exchange-Ordner, Skype-, Teams- und Yammer-Nachrichten unterstützen keine Aufbewahrungsbezeichnungen.Exchange public folders, Skype, Teams and Yammer messages do not support retention labels. Zum Aufbewahren und Löschen von Containern an diesen Speicherorten verwenden Sie stattdessen Aufbewahrungsrichtlinien.To retain and delete contain from these locations, use retention policies instead.

Jeweils nur eine AufbewahrungsbezeichnungOnly one retention label at a time

Auf eine E-Mail-Nachricht oder ein Dokument kann jeweils nur eine einzige Aufbewahrungsbezeichnung angewendet werden.An email or document can have only a single retention label applied to it at a time. Eine Aufbewahrungsbezeichnung kann von einem Endbenutzer oder Administrator manuell angewendet werden, oder Sie verwenden eine der folgenden Methoden:A retention label can be applied manually by an end user or admin, or automatically by using any of the following methods:

Für standardmäßige Aufbewahrungsbezeichnungen (sie markieren keine Elemente als einen Eintrag oder einen behördlichen Eintrag):For standard retention labels (they don't mark items as a record or regulatory record):

  • Administratoren und Endbenutzer können eine vorhandene Aufbewahrungsbezeichnung, die auf Inhalte angewendet wird, manuell ändern oder entfernen.Admins and end users can manually change or remove an existing retention label that's applied on content.

  • Wenn bereits eine Aufbewahrungsbezeichnung für Inhalte vorhanden ist, wird die vorhandene Bezeichnung nicht automatisch entfernt oder durch eine andere Aufbewahrungsbezeichnung mit einer möglichen Ausnahme ersetzt: die vorhandene Bezeichnung wurde als Standardbezeichnung angewendet.When content already has a retention label applied, the existing label won't be automatically removed or replaced by another retention label with one possible exception: The existing label was applied as a default label.

    Weitere Informationen zum Bezeichnungsverhalten, wenn es mit einer Standardbezeichnung angewendet wird:For more information about the label behavior when it's applied by using a default label:

  • Wenn es mehrere automatisch angewendete Bezeichnungsrichtlinien gibt, die eine Aufbewahrungsbezeichnung anwenden könnten, und der Inhalt die Bedingungen mehrerer Richtlinien erfüllt, wird die Aufbewahrungsbezeichnung für die älteste automatisch angewendete Bezeichnungsrichtlinie (nach Erstellungsdatum) angewendet.If there are multiple auto-apply label policies that could apply a retention label, and content meets the conditions of multiple policies, the retention label for the oldest auto-apply label policy (by date created) is applied.

Wenn Aufbewahrungsbezeichnungen die Elemente als Eintrag oder als behördlichen Eintrag bezeichnen, werden diese Bezeichnungen niemals automatisch geändert.When retention labels mark items as a record or a regulatory record, these labels are never automatically changed. Nur Administratoren für den Container können Aufbewahrungsbezeichnungen manuell ändern oder entfernen, die Elemente als Eintrag, aber nicht als behördliche Einträge kennzeichnen.Only admins for the container can manually change or remove retention labels that mark items as a record, but not regulatory records. Weitere Informationen finden Sie unter Vergleichen Sie die Einschränkungen für die zulässigen oder blockierten Aktionen.For more information, see Compare restrictions for what actions are allowed or blocked.

Überwachen von AufbewahrungsbezeichnungenMonitoring retention labels

Wählen Sie im Microsoft 365 Compliance Center Datenklassifizierung und die Seite Übersicht aus, um zu überwachen, wie Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen in Ihrem Mandanten verwendet werden, und festzustellen, wo sich Ihre bezeichneten Elemente befinden.From the Microsoft 365 compliance center, select Data classification and the Overview page to monitor how your retention labels are being used in your tenant, and identify where your labeled items are located. Weitere Informationen, einschließlich wichtiger Voraussetzungen, finden Sie unter Informationen zur Datenklassifizierung.For more information, including important prerequisites, see Learn about data classification.

Sie können dann mit dem Inhalts-Explorer und dem Aktivitäten-Explorer in die Details gehen.You can then drill down into details by using content explorer and activity explorer.

Tipp

Erwägen Sie die Verwendung einiger anderer Einblicke in die Datenklassifizierung, wie trainierbare Klassifikatoren und sensible Informationstypen, um Inhalte zu identifizieren, die Sie möglicherweise beibehalten oder löschen oder als Datensätze verwalten müssen.Consider using some of the other data classification insights, such as trainable classifiers and sensitive info types, to help you identify content that you might need to retain or delete, or manage as records.

Verwenden der Inhaltssuche zum Suchen des gesamten Inhalts mit einer bestimmten AufbewahrungsbezeichnungUsing Content Search to find all content with a specific retention label

Nachdem die Aufbewahrungsbezeichnungen auf die Inhalte entweder von Benutzern oder automatisch angewendet wurden, können Sie mit der Inhaltssuche alle Elemente finden, auf die eine bestimmte Aufbewahrungsbezeichnung angewendet wurde.After retention labels are applied to content, either by users or auto-applied, you can use content search to find all items that have a specific retention label applied.

Wenn Sie eine Inhaltssuche erstellen, wählen Sie die Bedingung Aufbewahrungsbezeichnung aus, und geben Sie den vollständigen Namen der Aufbewahrungsbezeichnung oder einen Teil des Bezeichnungsnamens ein und verwenden Sie einen Platzhalter.When you create a content search, choose the Retention label condition, and then enter the complete retention label name or part of the label name and use a wildcard. Weitere Informationen finden Sie unter Stichwortabfragen und Suchbedingungen für die Inhaltssuche.For more information, see Keyword queries and search conditions for Content Search.

Zustand der Aufbewahrungsbezeichnung

Vergleich der Funktionen für Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenCompare capabilities for retention policies and retention labels

Mithilfe der folgenden Tabelle können Sie anhand der Funktionen feststellen, ob Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine Aufbewahrungsbezeichnung verwenden sollten.Use the following table to help you identify whether to use a retention policy or retention label, based on capabilities.

FunktionCapability AufbewahrungsrichtlinieRetention policy AufbewahrungsbezeichnungRetention label
Aufbewahrungsbezeichnungen, die aufbewahrt und dann gelöscht, nur aufbewahrt oder nur gelöscht werden könnenRetention settings that can retain and then delete, retain-only, or delete-only JaYes JaYes
Unterstützte Workloads:Workloads supported:
– Exchange- Exchange
– SharePoint- SharePoint
– OneDrive- OneDrive
– Microsoft 365-Gruppen- Microsoft 365 groups
– Skype for Business- Skype for Business
– Teams- Teams
– Yammer- Yammer

JaYes
JaYes
JaYes
JaYes
JaYes
JaYes
JaYes

Ja, ausgenommen öffentliche OrdnerYes, except public folders
JaYes
JaYes
JaYes
NeinNo
NeinNo
NeinNo
Aufbewahrung automatisch angewendetRetention applied automatically JaYes JaYes
Aufbewahrung basierend auf Bedingungen angewendetRetention applied based on conditions
- Typen vertraulicher Informationen, KQL-Abfragen und -Stichwörter, trainierbare Klassifizierungsmerkmale- sensitive info types, KQL queries and keywords, trainable classifiers
NeinNo JaYes
Aufbewahrung manuell angewendetRetention applied manually NeinNo JaYes
Benutzeroberfläche-Anwesenheitsinformationen für EndbenutzerUI presence for end users NeinNo JaYes
Wird beibehalten, wenn der Inhalt verschoben wirdPersists if the content is moved NeinNo Ja, innerhalb Ihres Microsoft 365-MandantenYes, within your Microsoft 365 tenant
Deklarieren eines Elements als DatensatzDeclare item as a record NeinNo JaYes
Beginnen Sie den Aufbewahrungszeitraum, wenn er mit einer Bezeichnung versehen ist oder auf einem Ereignis basiertStart the retention period when labeled or based on an event NeinNo JaYes
DispositionsüberprüfungDisposition review NeinNo JaYes
Dispositionsnachweise von bis zu 7 JahrenProof of disposition for up to 7 years NeinNo Ja, wenn Sie die Löschungsprüfung verwenden oder ein Element als A-Datensatz markiert istYes, when you use disposition review or item is marked a record
Administratoraktivitäten überwachenAudit admin activities JaYes JaYes
Aufbewahrungsaktionen überwachenAudit retention actions NeinNo Ja *Yes *
Identifizierung von Elementen, die der Aufbewahrung unterliegen:Identify items subject to retention:
– Inhaltssuche- Content Search
– Datenklassifizierungsseite, Inhalts-Explorer, Aktivitäts-Explorer- Data classification page, content explorer, activity explorer

NeinNo
NeinNo

JaYes
JaYes

Fußnote:Footnote:

* Bei Aufbewahrungsbezeichnungen, die den Inhalt nicht als Datensatz oder gesetzlichen Datensatz kennzeichnen, beschränken sich die Überwachungsereignisse darauf, wenn auf ein Element in SharePoint oder OneDrive eine Bezeichnung angewendet, geändert oder von diesem entfernt wird.* For retention labels that don't mark the content as a record or regulatory record, auditing events are limited to when an item in SharePoint or OneDrive has a label applied, changed, or removed. Überwachungsdetails für Aufbewahrungsbezeichnungen finden Sie im Abschnitt Aufbewahrungsaktionen für Überwachungsprotokolle auf dieser Seite.For auditing details for retention labels, see the Auditing retention actions section on this page.

Kombinieren von Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenCombining retention policies and retention labels

Sie müssen sich nicht entscheiden, ob Sie nur Aufbewahrungsrichtlinien oder nur Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden.You don't have to choose between using retention policies only or retention labels only. Beide Methoden können zusammen verwendet werden und ergänzen sich sogar gegenseitig für eine umfassendere Lösung.Both methods can be used together and in fact, complementary each other for a more comprehensive solution. Beispiel:For example:

  1. Sie erstellen und konfigurieren eine Aufbewahrungsrichtlinie, die Inhalte fünf Jahre nach ihrer letzten Änderung automatisch löscht, und wenden die Richtlinie auf alle OneDrive-Konten an.You create and configure a retention policy that automatically deletes content five years after it's last modified, and apply the policy to all OneDrive accounts.

  2. Sie erstellen und konfigurieren eine Aufbewahrungsbezeichnung, die Inhalte für immer behält, und fügen diese einer Bezeichnungsrichtlinie hinzu, die Sie für alle OneDrive-Konten veröffentlichen.You create and configure a retention label that keeps content forever and add this to a label policy that you publish to all OneDrive accounts. Sie erklären den Benutzern, wie Sie diese Bezeichnung manuell auf bestimmte Dokumente anwenden, die von der automatischen Löschung ausgeschlossen werden sollen, wenn sie nach fünf Jahren nicht geändert werden.You explain to users how to manually apply this label to specific documents that should be excluded from automatic deletion if not modified after five years.

Weitere Informationen darüber, wie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen zusammenwirken und wie man ihr kombiniertes Ergebnis bestimmt, finden Sie im nächsten Abschnitt, in dem die Prinzipien der Aufbewahrung erläutert werden und was Vorrang hat.For more information about how retention policies and retention labels work together and how to determine their combined outcome, see the next section that explains the principles of retention and what takes precedence.

Die Grundsätze der Aufbewahrung, oder was hat Vorrang?The principles of retention, or what takes precedence?

Im Gegensatz zu Aufbewahrungsbezeichnungen können mehrere Aufbewahrungsrichtlinien auf dieselben Inhalte angewendet werden.Unlike retention labels, you can apply more than one retention policy to the same content. Jede Aufbewahrungsrichtlinie kann zu einer Aufbewahrungsaktion und einer Löschaktion führen.Each retention policy can result in a retain action and a delete action. Außerdem kann das betreffende Element diesen Aktionen auch über eine Aufbewahrungsbezeichnung unterzogen werden.Additionally, that item could also be subject to these actions from a retention label.

Wenn Elemente in diesem Szenario von mehreren Aufbewahrungseinstellungen betroffen sein sollten, die u. U. miteinander in Konflikt stehen, was hat dann Vorrang im Hinblick auf das Ergebnis?In this scenario, when items can be subject to multiple retention settings that could conflict with one another, what takes precedence to determine the outcome?

Die Antwort lautet nicht, dass eine Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung vor anderen Vorrang hat, sondern hängt davon ab, wie lange ein Element aufbewahrt wird (sofern zutreffend), und wann ein Element gelöscht wird (sofern zutreffend).The outcome isn't which single retention policy or single retention label wins, but how long an item is retained (if applicable) and when an item is deleted (if applicable). Diese beiden Aktionen werden unabhängig voneinander aus allen Aufbewahrungseinstellungen ermittelt, die für ein Element gelten.These two actions are calculated independently from each other, from all the retention settings applied to an item.

So kann beispielsweise ein Element einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen, die für eine reine Löschaktion konfiguriert ist, und einer anderen Aufbewahrungsrichtlinie, die für die Aufbewahrung und Löschung konfiguriert ist.For example, an item might be subject to one retention policy that is configured for a delete-only action, and another retention policy that is configured to retain and then delete. Demzufolge hat dieses Element also nur eine Aufbewahrungsaktion, aber zwei Löschaktionen.Consequently, this item has just one retain action but two delete actions. Zwischen Aufbewahrungs- und Löschaktionen könnte ein Konflikt bestehen, und die beiden Löschaktionen könnten sich widersprechende Datumsangaben haben.The retention and deletion actions could be in conflict with one another and the two deletion actions might have a conflicting date. Die Prinzipien der Aufbewahrung erläutern das Ergebnis.The principles of retention explain the outcome.

Auf hoher Ebene können Sie sicher sein, dass die Aufbewahrung immer Vorrang vor dauerhaften Löschungen hat und der längste Aufbewahrungszeitraum gewinnt.At a high level, you can be assured that retention always takes precedence over permanent deletion, and the longest retention period wins. Diese beiden einfachen Regeln entscheiden immer, wie lange ein Element beibehalten wird.These two simple rules always decide how long an item will be retained.

Wann ein Element gelöscht wird, hängt von ein paar weiteren Faktoren ab. Die Löschaktion aufgrund einer Aufbewahrungsbezeichnung hat beispielsweise immer Vorrang vor einer Löschaktion aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie.There are a few more factors that determine when an item will be permanently deleted, which include the delete action from a retention label always takes precedence over the delete action from a retention policy.

Verwenden Sie den folgenden Ablauf, um die Aufbewahrungs- und Löschergebnisse für ein einzelnes Element zu verstehen. Dabei fungiert jede Ebene als Unterbrechung für Konflikte, von oben nach unten.Use the following flow to understand the retention and deletion outcomes for a single item, where each level acts as a tie-breaker for conflicts, from top to bottom. Wenn das Ergebnis durch die erste Ebene bestimmt wird, weil es keine weiteren Konflikte gibt, ist es nicht nötig, zur nächsten Ebene vorzurücken, und so weiter.If the outcome is determined by the first level because there are no further conflicts, there's no need to progress to the next level, and so on.

Wichtig

Falls Sie Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden: Bevor Sie diesen Ablauf verwenden, um das Ergebnis mehrerer Aufbewahrungseinstellungen für dasselbe Element zu ermitteln, sollten sie darüber Bescheid wissen, welche Aufbewahrungsbezeichnung angewendet wird.If you are using retention labels: Before using this flow to determine the outcome of multiple retention settings on the same item, make sure you know which retention label is applied.

Diagramm der Grundsätze der Aufbewahrung

Erläuterung der vier verschiedenen Prinzipien:Explanation for the four different principles:

  1. Aufbewahrung hat Vorrang vor Löschen.Retention wins over deletion. Inhalt wird nicht dauerhaft gelöscht, wenn für ihn zusätzlich Aufbewahrungseinstellungen gelten.Content won't be permanently deleted when it also has retention settings to retain it. Dieses Prinzip stellt zwar sicher, dass Inhalte aus Compliancegründen beibehalten werden, aber der Löschvorgang wird weiterhin initiiert und kann den Inhalt aus der Benutzeransicht und den Suchvorgängen entfernen.While this principle ensures that content is preserved for compliance reasons, the delete process is still initiated and can remove the content from user view and searches. Bei SharePoint wird beispielsweise ein Dokument aus dem ursprünglichen Ordner in den Ordner "Aufbewahrungsspeicher" verschoben.For SharePoint, for example, a document moves from the original folder to the Preservation Holds folder. Das endgültige Löschen wird jedoch angehalten.However, permanent deletion is suspended. Weitere Informationen dazu, wie und wo Inhalte aufbewahrt werden, finden Sie unter den folgenden Links für jeden Workload:For more information about how and where content is retained, use the following links for each workload:

    Beispiel: Eine E-Mail unterliegt einer Aufbewahrungsrichtlinie für Exchange, die so konfiguriert ist, dass Elemente nach drei Jahren gelöscht werden. Außerdem gilt für das Element eine Aufbewahrungsbezeichnung, wonach dieses für fünf Jahre aufbewahrt werden muss.Example: An email message is subject to a retention policy for Exchange that is configured to delete items after three years and it also has a retention label applied that is configured to retain items for five years.

    Die E-Mail-Nachricht wird fünf Jahre lang aufbewahrt, da diese Aufbewahrungsaktion Vorrang vor der Löschung hat.The email message is retained for five years because this retention action takes precedence over deletion. Die E-Mail wird am Ende der fünf Jahre aufgrund der Löschaktion, die angehalten wurde, während die Aufbewahrungsaktion in Kraft war, endgültig gelöscht.The email message is permanently deleted at the end of the five years because of the delete action that was suspended while the retention action was in effect.

  2. Der längste Aufbewahrungszeitraum hat Vorrang.The longest retention period wins. Inhalte, die mehreren Aufbewahrungsrichtlinien mit unterschiedlichen Aufbewahrungszeiträumen unterliegen, werden bis zum Ende des längsten Aufbewahrungszeitraums aufbewahrt.If content is subject to multiple retention settings that retain content for different periods of time, the content will be retained until the end of the longest retention period.

    Beispiel: Dokumente auf der Marketing-SharePoint-Website unterliegen zwei Aufbewahrungsrichtlinien.Example: Documents in the Marketing SharePoint site are subject to two retention policies. Die erste sieht vor, dass alle Elemente auf SharePoint-Websites für fünf Jahre aufbewahrt werden müssen.The first retention policy is configured for all SharePoint sites to retain items for five years. Die zweite Aufbewahrungsrichtlinie sieht für bestimmte SharePoint-Websites vor, dass Elemente für 10 Jahre aufbewahrt werden.The second retention policy is configured for specific SharePoint sites to retain items for ten years.

    Dokumente auf dieser Marketing-SharePoint-Website werden 10 Jahre lang aufbewahrt, da es sich hierbei um den längsten Aufbewahrungszeitraum handelt.Documents in this Marketing SharePoint site are retained for ten years because that's the longest retention period.

  3. Explizit gewinnt gegen implizit bei Löschungen.Explicit wins over implicit for deletions. Wenn Konflikte jetzt für die Aufbewahrung gelöst sind, bleiben nur Konflikte für Löschungen erhalten:With conflicts now resolved for retention, only conflicts for deletions remain:

    1. Eine Aufbewahrungsbezeichnung (wie auch immer angewendet) gibt im Gegensatz zu Aufbewahrungsrichtlinien eine explizite Aufbewahrung vor, da die Aufbewahrungseinstellungen auf ein einzelnes Element angewendet werden, und nicht implizit aus einem Container zugeordnet werden.A retention label (however it was applied) provides explicit retention in comparison with retention policies, because the retention settings are applied to an individual item rather than implicitly assigned from a container. Dies bedeutet, dass eine Löschaktion aufgrund einer Aufbewahrungsbezeichnung immer Vorrang vor einer Löschaktion aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie hat.This means that a delete action from a retention label always takes precedence over a delete action from any retention policy.

      Beispiel: Ein Dokument unterliegt zwei Aufbewahrungsrichtlinien, die eine Löschung nach fünf bzw. zehn Jahren vorsehen, sowie einer Aufbewahrungsbezeichnung, die die Löschung nach sieben Jahren vorsieht.Example: A document is subject to two retention policies that have a delete action of five years and ten years respectively, and also a retention label that has a delete action of seven years.

      Das Dokument wird nach sieben Jahren endgültig gelöscht, da die Löschaktion aus der Aufbewahrungsbezeichnung Vorrang hat.The document is permanently deleted after seven years because the delete action from the retention label takes precedence.

    2. Wenn nur Aufbewahrungsrichtlinien vorliegen: Wenn für einen Speicherort eine Aufbewahrungsrichtlinie gilt, die auf bestimmte Elemente (z. B. bestimmte Benutzer für Exchange-E-Mails) beschränkt ist, hat diese Aufbewahrungsrichtlinie Vorrang vor Aufbewahrungsrichtlinien ohne Bereichseinschränkung für den gleichen Speicherort.When you have retention policies only: If a retention policy for a location is scoped to use an include configuration (such as specific users for Exchange email) that retention policy takes precedence over unscoped retention policies for the same location.

      Bei Aufbewahrungsrichtlinien ohne Bereichseinschränkung wird ein Speicherort ausgewählt, ohne bestimmte Instanzen anzugeben.An unscoped retention policy is where a location is selected without specifying specific instances. Exchange-E-Mail mit der Standardeinstellung Alle Empfänger ist beispielsweise eine Aufbewahrungsrichtlinie ohne Bereichseinschränkung.For example, Exchange email and the default setting of All recipients is an unscoped retention policy. Oder SharePoint-Websites mit der Standardeinstellung Alle Websites.Or, SharePoint sites and the default setting of All sites. Auf dieser Ebene sind Aufbewahrungsrichtlinien, die auf einen bestimmten Bereich beschränkt sind, gleichrangig.When retention policies are scoped, they have equal precedence at this level.

      Beispiel 1: Eine E-Mail-Nachricht unterliegt zwei Aufbewahrungsrichtlinien.Example 1: An email message is subject to two retention policies. Die erste Aufbewahrungsrichtlinie ist nicht auf einen Bereich beschränkt und sieht die Löschung von Elementen nach zehn Jahren vor.The first retention policy is unscoped and deletes items after ten years. Die zweite gilt nur für bestimmte Postfächer und sieht die Löschung der Elemente nach fünf Jahren vor.The second retention policy is scoped to specific mailboxes and deletes items after five years.

      Die E-Mail-Nachricht wird nach fünf Jahren endgültig gelöscht, da die Löschaktion aus der bereichsbezogenen Aufbewahrungsrichtlinie Vorrang vor der Aufbewahrungsrichtlinie ohne Bereichseinschränkung hat.The email message is permanently deleted after five years because the deletion action from the scoped retention policy takes precedence over the unscoped retention policy.

      Beispiel 2: Ein Dokument im OneDrive-Konto eines Benutzers unterliegt zwei Aufbewahrungsrichtlinien.Example 2: A document in a user's OneDrive account is subject to two retention policies. Die erste gilt für das OneDrive-Konto dieses Benutzers und sieht eine Löschung nach 10 Jahren vor.The first retention policy is scoped to include this user's OneDrive account and has a delete action after 10 years. Die zweite Aufbewahrungsrichtlinie gilt für das OneDrive-Konto dieses Benutzers und sieht eine Löschung nach sieben Jahren vor.The second retention policy is scoped to include this user's OneDrive account and has a delete action after seven years.

      Wann dieses Dokument endgültig gelöscht wird, kann auf dieser Ebene nicht bestimmt werden, da beide Aufbewahrungsrichtlinien auf einen Bereich beschränkt sind.When this document will be permanently deleted can't be determined at this level because both retention policies are scoped.

  4. Der kürzeste Zeitraum bis zur Löschungen hat Vorrang.The shortest deletion period wins. Anwendbar, um zu bestimmen, wann Elemente aus den Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden und das Ergebnis nicht aus der vorherigen Ebene gelöst werden konnte: Der Inhalt wird am Ende der kürzesten Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.Applicable to determine when items will be deleted from retention policies and the outcome couldn't be resolved from the previous level: Content is permanently deleted at the end of the shortest retention period.

    Beispiel: Ein Dokument im OneDrive-Konto eines Benutzers unterliegt zwei Aufbewahrungsrichtlinien.Example: A document in a user's OneDrive account is subject to two retention policies. Die erste gilt für das OneDrive-Konto dieses Benutzers und sieht eine Löschung nach 10 Jahren vor.The first retention policy is scoped to include this user's OneDrive account and has a delete action after 10 years. Die zweite Aufbewahrungsrichtlinie gilt für das OneDrive-Konto dieses Benutzers und sieht eine Löschung nach sieben Jahren vor.The second retention policy is scoped to include this user's OneDrive account and has a delete action after seven years.

    Dieses Dokument wird nach sieben Jahren endgültig gelöscht, da es sich hierbei um den kürzesten Aufbewahrungszeitraum für diese beiden auf einen Bereich beschränkten Aufbewahrungsrichtlinien handelt.This document will be permanently deleted after seven years because that's the shortest retention period for these two scoped retention policies.

Beachten Sie, dass auch für Elemente, die einer eDiscovery-Archivierung unterliegen, der erste Grundsatz für die Aufbewahrung gilt. Sie können durch keine Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung endgültig gelöscht werden.Note that items subject to eDiscovery hold also fall under the first principle of retention; they cannot be permanently deleted by any retention policy or retention label. Wenn die Archivierung aufgehoben wird, gelten für sie weiterhin die Aufbewahrungsgrundsätze.When that hold is released, the principles of retention continue to apply to them. Beispielsweise können sie dann einem nicht abgelaufenen Aufbewahrungszeitraum oder einer Löschaktion unterliegen.For example, they could then be subject to an unexpired retention period or a delete action.

Komplexere Beispiele mit einer Kombination aus Aufbewahrung und Löschung:More complex examples that combine retain and delete actions:

  1. Für ein Element gelten die folgenden Aufbewahrungseinstellungen:An item has the following retention settings applied to it:

    • Eine Aufbewahrungsrichtlinie für reines Löschen nach fünf JahrenA retention policy for delete-only after five years
    • Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die eine dreijährige Aufbewahrung und die anschließende Löschung vorsiehtA retention policy that retains for three years and then deletes
    • Eine Aufbewahrungsbezeichnung für die reine Aufbewahrung für sieben JahreA retention label that retains-only for seven years

    Ergebnis: Das Element wird sieben Jahre lang aufbewahrt, da die Aufbewahrung Vorrang vor der Löschung hat, und sieben Jahre der längste Aufbewahrungszeitraum sind.Outcome: The item is retained for seven years because retention takes precedence over deletion and seven years is the longest retention period. Am Ende dieses Aufbewahrungszeitraums wird das Element aufgrund der Löschaktion aus den Aufbewahrungsrichtlinien endgültig gelöscht.At the end of this retention period, the item is permanently deleted because of the delete action from the retention policies.

    Obwohl die beiden Aufbewahrungsrichtlinien unterschiedliche Termine für die Löschaktionen haben, kann das Element frühestens am Ende des längsten Aufbewahrungszeitraums endgültig gelöscht werden, der über beide Löschtermine hinausgeht.Although the two retention policies have different dates for the delete actions, the earliest the item can be permanently deleted is at the end of the longest retention period, which is longer than both deletion dates.

  2. Für ein Element gelten die folgenden Aufbewahrungseinstellungen:An item has the following retention settings applied to it:

    • Eine nicht auf einen Bereich beschränkte Aufbewahrungsrichtlinie für reines Löschen nach 10 JahrenAn unscoped retention policy that deletes-only after ten years
    • Eine bereichsbezogene Aufbewahrungsrichtlinie, die eine fünfjährige Aufbewahrung und die anschließende Löschung vorsiehtA scoped retention policy that retains for five years and then deletes
    • Eine Aufbewahrungsbezeichnung, die eine dreijährige Aufbewahrung und die anschließende Löschung vorsiehtA retention label that retains for three years and then deletes

    Ergebnis: Das Element wird fünf Jahre lang aufbewahrt, weil das die längste Aufbewahrungsfrist ist.Outcome: The item is retained for five years because that's the longest retention period. Am Ende dieses Aufbewahrungszeitraums wird das Element aufgrund der Löschaktion von drei Jahren aus der Aufbewahrungsbezeichnung endgültig gelöscht.At the end of that retention period, the item is permanently deleted because of the delete action of three years from the retention label. Das Löschen aus Aufbewahrungsbezeichnungen hat Vorrang vor dem Löschen aus allen Aufbewahrungsrichtlinien.Deletion from retention labels takes precedence over deletion from all retention policies. In diesem Beispiel werden alle Konflikte durch die dritte Ebene geklärt.In this example, all conflicts are resolved by the third level.

Verwenden der Erhaltungssperre zum Einschränken von Änderungen an RichtlinienUse Preservation Lock to restrict changes to policies

Einige Organisationen müssen möglicherweise Regeln einhalten, die von Behörden definiert werden, wie zum Beispiel die Richtlinie 17a-4 der Securities And Exchange Commission (SEC), die vorgibt, dass eine Aufbewahrungsrichtlinie nach ihrem Aktivieren nicht deaktiviert oder weniger restriktiv eingestellt werden kann.Some organizations might need to comply with rules defined by regulatory bodies such as the Securities and Exchange Commission (SEC) Rule 17a-4, which requires that after a policy for retention is turned on, it cannot be turned off or made less restrictive.

Die Erhaltungssperre stellt sicher, dass Ihre Organisation solchen behördlichen Vorschriften gerecht werden kann, da hierdurch eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinie gesperrt wird, sodass niemand – auch nicht ein Administrator – die Richtlinie deaktivieren, löschen oder weniger restriktiv einstellen kann.Preservation Lock ensures your organization can meet such regulatory requirements because it locks a retention policy or retention label policy so that no one—including an administrator—can turn off the policy, delete the policy, or make it less restrictive.

Die Erhaltungssperre wird angewendet, nachdem die Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinie erstellt wurde.You apply Preservation Lock after the retention policy or retention label policy is created. Weitere Informationen und Anweisungen finden Sie unter Verwenden der Erhaltungssperre zum Einschränken von Änderungen an Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien.For more information and instructions, see Use Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies.

Aufheben einer Richtlinie für die AufbewahrungReleasing a policy for retention

Sofern eine Aufbewahrungsrichtlinie keiner Erhaltungssperre unterliegt, können Sie sie jederzeit löschen. Dadurch werden die zuvor angewendeten Aufbewahrungseinstellungen effektiv deaktiviert.Providing your policies for retention don't have a Preservation Lock, you can delete your policies at any time, which effectively turns off the previously applied retention settings. Sie können die Richtlinie auch beibehalten, aber den Standortstatus in "Aus" ändern oder die Richtlinie deaktivieren.You can also keep the policy, but change the location status to off, or disable the policy. Wenn Ihre Richtlinie so konfiguriert ist, dass sie bestimmte Websites für SharePoint oder Konten für OneDrive enthält, können Sie die Richtlinie auch bearbeiten, um einen oder mehrere dieser Einträge zu entfernen, um die Richtlinie für diese Websites oder Konten freizugeben.If your policy is configured to include specific sites for SharePoint or accounts for OneDrive, you can also edit the policy to remove one or more of these entries to release the policy for those sites or accounts.

Wenn Sie eine dieser Aktionen ausführen, werden alle SharePoint- oder OneDrive-Inhalte, die wegen der Richtlinie aufbewahrt werden müssen, 30 Tage lang aufbewahrt, um versehentlichen Datenverlust zu vermeiden.When you do any of these actions, any SharePoint or OneDrive content that's subject to retention from the policy continues to be retained for 30 days to prevent inadvertent data loss. Während dieser 30-tägigen Nachfrist bleiben gelöschte Dateien weiterhin erhalten (Dateien werden weiterhin zum permanenten Dokumentarchiv hinzugefügt), aber der Zeitgeberauftrag, der das permanente Dokumentarchiv regelmäßig bereinigt, wird für diese Dateien aufbewahrt, sodass Sie sie bei Bedarf wiederherstellen können.During this 30-day grace period deleted files are still retained (files continue to be added to the Preservation Hold library), but the timer job that periodically cleans up the Preservation Hold library is suspended for these files so you can restore them if necessary.

Eine Ausnahme von dieser 30-tägigen Nachfrist ist, wenn Sie die Richtlinie aktualisieren, um eine oder mehrere Websites für SharePoint oder Konten für OneDrive auszuschließen. In diesem Fall löscht der Zeitgeberauftrag Dateien für diese Speicherorte im permanenten Dokumentarchiv ohne die Verzögerung von 30 Tagen.An exception to this 30-day grace period is when you update the policy to exclude one or more sites for SharePoint or accounts for OneDrive; in this case, the timer job deletes files for these locations in the Preservation Hold library without the 30-day delay.

Weitere Informationen zum permanenten Dokumentarchiv finden Sie unter Funktionsweise der Aufbewahrung für SharePoint und OneDrive.For more information about the Preservation Hold library, see How retention works for SharePoint and OneDrive.

Aufgrund des Verhaltens während der Nachfrist wird die Richtlinie während dieser Zeit ohne dauerhaften Datenverlust fortgesetzt, wenn Sie die Richtlinie erneut aktivieren oder den Standortstatus innerhalb von 30 Tagen wieder auf "Ein" ändern.Because of the behavior during the grace period, if you re-enable the policy or change the location status back to on within 30 days, the policy resumes without any permanent data loss during this time.

Überwachung der Aufbewahrungskonfiguration und -aktionenAuditing retention configuration and actions

Wenn die Überwachung aktiviert ist, werden Überwachungsereignisse für die Aufbewahrung sowohl für die Administrationskonfiguration (Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen) wie auch für Aufbewahrungsaktionen (nur Aufbewahrungsbezeichnungen) unterstützt.When auditing is enabled, auditing events for retention are supported for both administration configuration (retention policies and retention labels) and retention actions (retention labels only).

Überwachung der AufbewahrungskonfigurationAuditing retention configuration

Die Administratorkonfiguration für Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen wird als Überwachungsereignisse protokolliert, wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie oder -bezeichnung erstellt, neu konfiguriert oder gelöscht wird.Administrator configuration for retention policies and retention labels are logged as auditing events when a retention policy or label is created, reconfigured, or deleted.

Die vollständige Liste der Überwachungsereignisse finden Sie unter Aktivitäten für Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.For the full list of auditing events, see Retention policy and retention label activities.

Überwachen von AufbewahrungsaktionenAuditing retention actions

Aufbewahrungsaktionen, die als Überwachungsereignisse protokolliert werden, sind nur für Aufbewahrungsbezeichnungen und nicht für Aufbewahrungsrichtlinien verfügbar:Retention actions that are logged as auditing events are available only for retention labels and not for retention policies:

  • Wenn eine Aufbewahrungsbezeichnung auf ein Element in SharePoint oder OneDrive angewendet oder verändert oder von diesem entfernt wird:When a retention label is applied, changed, or removed from an item in SharePoint or OneDrive:

    • Wählen Sie unter Datei- und Seitenaktivitäten die Option Aufbewahrungsbezeichnung für eine Datei geändert aus.From File and page activities, select Changed retention label for a file
  • Wenn ein bezeichnetes Element in SharePoint als ein Datensatz markiert wird, und es von einem Benutzer entsperrt oder gesperrt wird:When a labeled item in SharePoint is marked as a record, and it is unlocked or locked by a user:

    • Wählen Sie unter Datei- und Seitenaktivitäten die Option Datensatzstatus in „entsperrt“ geändert oder Datensatzstatus in „gesperrt“ geändert ausFrom File and page activities, select Changed record status to unlocked and Changed record status to locked
  • Wenn eine Aufbewahrungsbezeichnung, die Inhalte als Datensatz oder gesetzlichen Datensatz kennzeichnet, auf ein Element in Exchange angewendet wird:When a retention label that marks content as a record or regulatory record is applied to an item in Exchange:

    • Wählen Sie aus den Exchange-Postfachaktivitäten die Option Nachricht als ein Datensatz bezeichnet ausFrom Exchange mailbox activities, select Labeled message as a record
  • Wenn ein bezeichnetes Element in SharePoint, OneDrive oder Exchange als Datensatz oder gesetzlicher Datensatz markiert ist, und es dauerhaft entfernt wird:When a labeled item in SharePoint, OneDrive, or Exchange is marked as a record or regulatory record, and it is permanently deleted:

    • Wählen Sie unter Datei- und Seitenaktivitäten die Option Gelöschte Datei als Datensatz markiert ausFrom File and page activities, select Deleted file marked as a record

PowerShell-Cmdlets für Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenPowerShell cmdlets for retention policies and retention labels

Um die Cmdlets für die Aufbewahrun zu verwenden, müssen Sie zunächst eine Verbindung zu Office 365 Security & Compliance Center PowerShell herstellen.To use the retention cmdlets, you must first connect to the Office 365 Security & Compliance Center PowerShell. Verwenden Sie dann eines der folgenden Cmdlets:Then, use any of the following cmdlets:

Verwenden von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen oder eDiscovery-AufbewahrungWhen to use retention policies and retention labels or eDiscovery holds

Aufbewahrungseinstellungen und Haltebereiche, die Sie mit einem eDiscovery-Fall erstellen, können zwar beide verhindern, dass Daten dauerhaft gelöscht werden, wurden aber für unterschiedliche Szenarien entwickelt. Although retention settings and holds that you create with an eDiscovery case can both prevent data from being permanently deleted, they are designed for different scenarios. Mithilfe des folgenden Leitfadens können Sie die Unterschiede nachvollziehen, und entscheiden, welches Sie benutzen möchten:To help you understand the differences and decide which to use, use the following guidance:

  • Aufbewahrungseinstellungen, die Sie in Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, und Aufbewahrungsbezeichnungen sollen eine langfristige Strategie zur Informationsgovernance sicherstellen, und Daten zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen aufbewahren oder löschen.Retention settings that you specify in retention policies and retention labels are designed for a long-term information governance strategy to retain or delete data for compliance requirements. Der Anwendungsbereich ist üblicherweise breit, wobei der Hauptfokus jedoch auf dem Speicherort und dem Inhalt liegt als auf einzelnen Benutzern.The scope is usually broad with the main focus being the location and content rather than individual users. Der Beginn und das Ende des Aufbewahrungszeitraums sind konfigurierbar. Sie haben auch die Möglichkeit, Inhalte automatisch zu löschen, ohne dass zusätzlich ein Administrator eingreifen muss.The start and end of the retention period is configurable, with the option to automatically delete content without additional administrator intervention.

  • eDiscovery-Haltebereiche (entweder Core eDiscovery oder Advanced eDiscovery-Fälle) sind für eine begrenzte Dauer vorgesehen, um Daten für eine rechtliche Untersuchung aufzubewahren.Holds for eDiscovery (either Core eDiscovery or Advanced eDiscovery cases) are designed for a limited duration to preserve data for a legal investigation. Der Bereich ist spezifisch, der Fokus liegt auf Inhalten, deren Besitzer identifizierte Benutzer sind.The scope is specific with the focus being content owned by identified users. Der Beginn und das Ende des Aufbewahrungszeitraums sind nicht konfigurierbar, sondern hängen von den Aktionen des einzelnen Administrators ab. Es gibt keine Option, Inhalte automatisch zu löschen, wenn der Haltebereich freigegeben wird.The start and end of the preservation period isn't configurable but dependent on individual administrator actions, without an option to automatically delete content when the hold is released.

Zusammenfassender Vergleich der Aufbewahrung mit Haltebereichen:Summary to compare retention with holds:

ÜberlegungenConsideration AufbewahrungRetention eDiscovery-HaltebereicheeDiscovery holds
Geschäftliche Anforderung:Business need: ComplianceCompliance Rechtliche HinweiseLegal
Zeitbereich:Time scope: LangfristigLong-term KurzfristigShort-term
Fokus:Focus: Breit, inhaltsbasiertBroad, content-based Spezifisch, benutzerbasiertSpecific, user-based
Konfigurierbares Start-und Enddatum:Start and end date configurable: JaYes NeinNo
Löschen von Inhalten:Content deletion: Ja (optional)Yes (optional) NeinNo
Verwaltungskosten:Administrative overheads: NiedrigLow HochHigh

Wenn Inhalte sowohl Aufbewahrungseinstellungen als auch einem eDiscovery-Haltebereich unterliegen, hat die Aufbewahrung von Inhalten für den eDiscovery-Haltebereich immer Vorrang.If content is subject to both retention settings and an eDiscovery hold, preserving content for the eDiscovery hold always takes precedence. Auf diese Art und Weise erstrecken sich die Prinzipien der Aufbewahrung auch auf eDiscovery-Haltebereiche, da Daten aufbewahrt werden, bis ein Administrator manuell die Sperre aufhebt.In this way, the principles of retention expand to eDiscovery holds because they preserve data until an administrator manually releases the hold. Trotz dieser Rangfolge sollten Sie eDiscovery-Haltebereiche nicht für die langfristige Informationsgovernance verwenden.However, despite this precedence, don't use eDiscovery holds for long-term information governance. Falls Ihnen das automatische Löschen von Daten Sorgen bereitet, können Sie Aufbewahrungseinstellungen so konfigurieren, dass Elemente dauerhaft beibehalten werden, oder die Löschungsprüfung mit Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden.If you are concerned about automatic deletion of data, you can configure retention settings to retain items forever, or use disposition review with retention labels.

Wenn Sie ältere eDiscovery-Tools für die Aufbewahrung Ihrer Daten verwenden, sollten Sie sich die folgenden Ressourcen anschauen:If you are using older eDiscovery tools to preserve data, see the following resources:

Verwenden von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen anstelle älterer FeaturesUse retention policies and retention labels instead of older features

Wenn Sie Inhalte in Microsoft 365 für die Informationsverwaltung proaktiv aufbewahren oder löschen müssen, empfehlen wir Ihnen die Verwendung von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen anstelle der folgenden älteren Features.If you need to proactively retain or delete content in Microsoft 365 for information governance, we recommend that you use retention policies and retention labels instead of the following older features.

Wenn Sie derzeit diese älteren Features verwenden, werden sie weiterhin Seite an Seite mit den Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen arbeiten.If you currently use these older features, they will continue to work side-by-side with retention policies and retention labels. Es wird jedoch empfohlen, in Zukunft stattdessen Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen zu verwenden.However, we recommend that going forward, you use retention policies and retention labels instead. Sie bieten einen einzigen Mechanismus, um die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten in Microsoft 365 zentral zu verwalten.They provide you with a single mechanism to centrally manage both retention and deletion of content across Microsoft 365.

Ältere Features von Exchange Online:Older features from Exchange Online:

Ältere Features von SharePoint und OneDrive:Older features from SharePoint and OneDrive:

Wenn Sie SharePoint-Websites für Inhaltstyprichtlinien oder Informationsverwaltungsrichtlinien so konfiguriert haben, dass Inhalte für eine Liste oder Bibliothek aufbewahrt werden, werden diese Richtlinien ignoriert, während eine Aufbewahrungsrichtlinie in Kraft ist.If you have configured SharePoint sites for content type policies or information management policies to retain content for a list or library, those policies are ignored while a retention policy is in effect.

KonfigurationsleitfadenConfiguration guidance

Lesen Sie Erste Schritte mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.See Get started with retention policies and retention labels. Dieser Artikel enthält Informationen über Abonnements, Berechtigungen und Links zu End-to-End-Konfigurationsanleitungen für Aufbewahrungsszenarien.This article has information about subscriptions, permissions, and links to end-to-end configuration guidance for retention scenarios.