Mi az az együttműködés szabályozása?

Az együttműködés szabályozásával kezelheti a felhasználók erőforrásokhoz való hozzáférését, az üzleti szabványoknak való megfelelést és az adatok biztonságát.

A szervezetek ma sokféle eszközkészletet használnak. Itt van a csapatcsevegést használó fejlesztői csapat, az e-maileket küldő vezetők és az egész szervezet, akik vállalati közösségi kapcsolaton keresztül csatlakoznak. Több együttműködési eszköz is használatban van, mert minden csoport egyedi, és saját funkcionális igényei és munkastílusa van. Vannak, akik csak e-maileket használnak, míg mások elsősorban csevegésben élnek.

Ha a felhasználók úgy érzik, hogy az informatikai eszközök nem felelnek meg az igényeiknek, valószínűleg letöltik kedvenc fogyasztói alkalmazásukat, amely támogatja a forgatókönyveiket. Bár ez a folyamat lehetővé teszi a felhasználók számára a gyors kezdést, ez bosszantó felhasználói élményt eredményez a szervezetben több bejelentkezéssel, a megosztási nehézségekkel és a tartalom megtekintésének egyetlen hely nélkül. Ezt a fogalmat "árnyék informatikának" nevezzük, és jelentős kockázatot jelent a szervezetek számára. Ez csökkenti a felhasználói hozzáférés egységes kezelését, a biztonsági és szolgáltatásmegfelelőségi igények biztosítását.

Az olyan szolgáltatások, mint a Microsoft 365-csoportok, a Teams és a Viva Engage lehetővé teszik a felhasználók számára, és az együttműködéshez szükséges eszközök biztosításával csökkentik az árnyék informatikai részleg kockázatát. A Microsoft 365 számos eszközzel rendelkezik a szervezet által igényelt szabályozási képességek megvalósításához.

Ebből a cikksorozatból megtudhatja, hogyan működnek együtt a csoportok, a csapatok és a SharePoint-beállítások, milyen szabályozási képességek érhetők el, és hogyan hozhat létre és valósíthat meg irányítási keretrendszert a Microsoft 365 együttműködési funkcióihoz.

Biztonságos együttműködés beállítása a Microsoft 365-ben

Számos lehetőség van a Microsoft 365-csoportok és a Teams üzembe helyezésére a biztonságos együttműködés érdekében a szervezetben. Javasoljuk, hogy ezt a szabályozási tartalmat használja a Biztonságos fájlmegosztás és együttműködés beállítása a Microsoft Teamsszel és a hozzá tartozó cikkekkel együtt, hogy a legjobb együttműködési megoldást hozza létre a szervezet számára.

Adattárolási szabályozás

Ha szervezete több országból áll, és különböző földrajzi helyekre vonatkozó adattárolási követelményekkel rendelkezik, az együttműködési szabályozási terv részeként vegye fel a Microsoft 365 Multi-Geo csomagot .

Miért fontosak a Microsoft 365-csoportok az együttműködés irányításában?

A Microsoft 365-csoportok segítségével kiválaszthatja azoknak a személyeknek a csoportját, akikkel együtt szeretne működni, és egyszerűen beállíthatja az erőforrások gyűjteményét a megosztott személyek számára. A tagok csoporthoz való hozzáadása automatikusan megadja a szükséges engedélyeket a csoport által biztosított összes eszközhöz. A Teams és a Viva Engage a Microsoft 365-csoportokat is használják a tagságuk kezeléséhez.

A Microsoft 365-csoportok olyan csatolt erőforrásokat tartalmaznak, amelyeket a felhasználók kommunikációhoz és együttműködéshez használhatnak. A csoportokban mindig szerepel egy SharePoint-webhely, Planner, valamint egy postaláda és egy naptár. A csoport létrehozásának módjától függően más szolgáltatásokat is felvehet, például a Teamst, a Viva Engage és a Projectet.

Erőforrás	Leírás
Naptár	A csoporthoz kapcsolódó események ütemezéséhez
Belül	Csoporttagok közötti e-mail-beszélgetésekhez. Ez a Beérkezett üzenetek mappa egy e-mail-címmel rendelkezik, és beállítható úgy, hogy a hagyományos terjesztési listákhoz hasonlóan a csoporton kívüli és a szervezeten kívüli személyektől is fogadjon üzeneteket.
OneNote-jegyzetfüzet	Ötletek, kutatások és információk gyűjtéséhez
Planner	Projekttevékenységek csoporttagok közötti hozzárendeléséhez és kezeléséhez
Projekt és ütemterv	Webalapú projektkezelő eszközök
SharePoint-csapatwebhely	A csoportra vonatkozó információk, hivatkozások és tartalmak központi adattára
Teams	Csevegésalapú munkaterület a Microsoft 365-ben
Microsoft Viva Engage	A beszélgetések és az információk megosztásának közös helye

Microsoft 365-csoportok számos szabályozási vezérlőt tartalmaz, beleértve az elévülési szabályzatot, az elnevezési konvenciókat és a tiltott szavakra vonatkozó szabályzatot, amelyek segítenek a szervezet csoportjainak kezelésében. Mivel a csoportok szabályozzák a tagságot és a hozzáférést ehhez az erőforráscsomaghoz, a csoportok kezelése kulcsfontosságú szerepet játszik a Microsoft 365-ben való együttműködés szabályozásában.

Ajánlott együttműködési szabályozási eljárások meghatározása a szervezet számára

A Microsoft 365-ben több helyen is működhet együtt, és beszélgetéseket folytathat. Ha meg szeretné ismerni, hogy a felhasználók hol indíthatnak beszélgetéseket, könnyebben definiálhat kommunikációs stratégiát.

A Microsoft 365 három fő kommunikációs módszert támogat:

• Outlook: együttműködés e-mailben, beleértve a megosztott csoport beérkezett üzeneteivel és naptárával
• Microsoft Teams: állandó csevegőalapú munkaterület, ahol kötetlen, valós idejű beszélgetéseket folytathat különböző témakörök köré, meghatározott alcsoportok szerint rendezve
• Viva Engage: vállalati közösségi élmény az együttműködéshez

Teams: csevegésalapú munkaterület (nagy sebességű együttműködés)

• Azokkal a személyekkel való együttműködésre készült, akikkel a felhasználók nap mint nap dolgoznak
• Egyetlen felületen helyezi el az információkat a felhasználók számára
• Lapok, összekötők és robotok hozzáadása
• Élő csevegés, hang-/videokonferencia, rögzített értekezletek

Viva Engage: csatlakozás a szervezeten keresztül (vállalati közösségi)

• Gyakorlati közösségek – Olyan személyek keresztfunkcionális csoportjai, akik közös érdeklődéssel vagy szakértelemmel rendelkeznek, de nem feltétlenül napi szinten dolgoznak együtt
• Vezetői kapcsolat, tanulási közösségek, szerepköralapú közösségek

Postaláda és naptár (e-mail alapú együttműködés)

• Egyének vagy személyek egy csoportjával folytatott célzott kommunikációhoz használatos
• Megosztott naptár értekezletekhez más csoporttagokkal

Amikor meghatározza, hogyan szeretné használni az együttműködési funkciókat a Microsoft 365-ben, vegye figyelembe ezeket a kommunikációs módszereket, amelyeket a felhasználók valószínűleg különböző helyzetekben fognak használni.

Megjegyzés:

Amikor új Microsoft 365-csoportot hoz létre Viva Engage vagy Teams használatával, a csoport nem látható az Outlookban vagy a címjegyzékben, mert a felhasználók közötti elsődleges kommunikáció a megfelelő ügyfeleken történik. Viva Engage csoportok nem csatlakoztathatók a Teamshez.

Ajánlott együttműködési szabályozási eljárások ellenőrzőlistája

A szabályozási tervezési folyamat megkezdésekor tartsa szem előtt az alábbi ajánlott eljárásokat:

• Beszéljen a felhasználókkal – azonosítsa az együttműködési funkciók legnagyobb felhasználóit, és ismerje meg velük az alapvető üzleti követelményeket és használatieset-forgatókönyveket.

• Kockázatok és előnyök kiegyensúlyozása – tekintse át üzleti, szabályozási, jogi és megfelelőségi igényeit, és tervezze meg az összes eredményre optimalizált megoldást.

• Alkalmazkodjon a különböző szervezetekhez, különböző típusú tartalmakhoz és forgatókönyvekhez – vegye figyelembe a különböző csoportok vagy részlegek és különböző tartalomtípusok, például az intranetes tartalmak és a felhasználó OneDrive-tartalmai iránti igényeket.

• Igazodjon az üzleti prioritásokhoz – az üzleti célok segítenek meghatározni, hogy mennyi idő és energia szükséges az irányításba való befektetéshez.

• Szabályozási döntések beágyazása közvetlenül a létrehozott megoldásokba – számos szabályozási döntés implementálható a Microsoft 365 funkcióinak be- vagy kikapcsolásával.

• Szakaszos megközelítés használata – Az együttműködési funkciók bevezetése először a felhasználók egy kis csoportjára vonatkozik. Visszajelzést kérhet tőlük, watch ügyfélszolgálati jegyeket, és frissítheti a szükséges beállításokat vagy folyamatokat, mielőtt továbblép egy nagyobb csoportra.

• Megerősítés képzéssel – olyan megoldások adaptálása, mint a Microsoft 365 tanulási útvonalak , hogy a szervezetspecifikus elvárásokat megerősítse a Microsoft által biztosított képzés.

• Stratégiával kommunikálhat cégirányítási szabályzatokat és irányelveket – hozzon létre egy Microsoft 365 bevezetési központot egy SharePoint kommunikációs webhelyen a szabályzatok és eljárások közléséhez.

• Szerepkörök és felelősségek meghatározása – azonosítsa a szabályozási alapcsapatot, és először a kiépítéssel, elnevezéssel és külső hozzáféréssel kapcsolatos kulcsfontosságú szabályozási döntéseket dolgozza ki, majd a többi döntést is végigvezesse.

• Tekintse át a döntéseket az üzleti és technológiai változások során – rendszeresen találkozzon, hogy áttekintse az új képességeket és az új üzleti elvárásokat.

Ezekről az eljárásokról az Együttműködési szabályozási terv létrehozása című témakörben olvashat részletesebben.

Végfelhasználókra gyakorolt hatás és változáskezelés

Mivel a csoportok és csoportok többféleképpen is létrehozhatóak, javasoljuk, hogy a felhasználókat a szervezetének leginkább megfelelő módszer használatára integrálása:

• Ha a szervezete üzembe helyezte a Teamst, utasítsa a felhasználókat, hogy hozzon létre egy csapatot, amikor együttműködési területre van szükségük.
• Ha a szervezete e-mailben kommunikál a legtöbb kommunikációval, utasíthatja a felhasználókat, hogy hozzanak létre csoportokat az Outlookban.
• Ha szervezete nagy mértékben használja a SharePointot, vagy a helyszíni SharePointból migrál, utasítsa a felhasználókat, hogy hozzanak létre SharePoint-csoportwebhelyeket az együttműködéshez.

Ez segít elkerülni a félreértéseket, ha a felhasználók nem ismerik, hogy a csoportok hogyan kapcsolódnak a kapcsolódó szolgáltatásaikhoz. Ha többet szeretne tudni arról, hogy miként beszélhet a felhasználókhoz a csoportokról, olvassa el a Microsoft 365-csoportok ismertetése a felhasználóknak című témakört.

Az együttműködés fő szabályozási képességei és licencelési követelményei

A Microsoft 365-ben való együttműködés irányítási képességei közé tartoznak a Microsoft 365, a Teams, a SharePoint és a Microsoft Entra ID funkciói.

Képesség vagy funkció	Leírás	Licencelés
Csoport- és webhelymegosztás	Szabályozhatja, hogy a csoportok, csoportok és webhelyek megoszthatóak-e a szervezeten kívüli személyekkel.	Microsoft 365 E5 vagy E3
Tartomány engedélyezése/letiltása	A szervezeten kívüli személyekkel való megosztás korlátozása adott tartományokból származó személyekkel.	Microsoft 365 E5 vagy E3
Önkiszolgáló webhelylétrehozás	Engedélyezheti vagy megakadályozhatja, hogy a felhasználók saját SharePoint-webhelyeket hozzanak létre.	Microsoft 365 E5 vagy E3
Korlátozott webhely- és fájlmegosztás	Webhely-, fájl- és mappamegosztás korlátozása egy adott biztonsági csoport tagjaira.	Microsoft 365 E5 vagy E3
Korlátozott csoportlétrehozás	Csoport- és csoportlétrehozás korlátozása egy adott biztonsági csoport tagjaira.	Microsoft 365 E5 vagy E3 Microsoft Entra ID P1, P2 vagy Microsoft Entra Alapszintű EDU licenccel
Csoportelnevezési szabályzat	Előtagok vagy utótagok kényszerítése csoport- és csapatneveken.	Microsoft 365 E5 vagy E3 Microsoft Entra ID P1, P2 vagy Microsoft Entra Alapszintű EDU licenccel
Csoportlejárati szabályzat	Állítsa be, hogy az inaktív csoportok és csoportok lejárjanak, és egy megadott idő elteltével törlődjenek.	Microsoft 365 E5 vagy E3 Microsoft Entra ID P1 vagy P2 licenccel
Csoportonkénti vendéghozzáférés	Csoportonként engedélyezheti vagy megakadályozhatja a csoport- és csoportmegosztást a szervezeten kívüli személyekkel.	Microsoft 365 E5 vagy E3

Emellett ezek a bővítménylicencek továbbfejlesztett szabályozási képességeket biztosítanak:

• Microsoft Teams prémium verzió megfelelőségi képességeket biztosít az értekezletekhez, beleértve a vízjeleket, a titkosítást és a bizalmassági címkéket.
• Microsoft Syntex – A SharePoint Speciális kezelése házirendeket biztosít a tartalomhozzáféréshez, az együttműködéshez és az életciklus-felügyelethez.

Az együttműködés szabályozásának tervezési javaslatai

A szabályozási terv létrehozásához kövesse az alábbi alapvető lépéseket:

1. Vegye figyelembe a legfontosabb üzleti célokat és folyamatokat – a cég igényeinek megfelelően hozza létre a szabályozási tervet .
2. A szolgáltatások beállításainak ismertetése – a csoportok és a SharePoint beállításai ugyanúgy működnek együtt, mint a csoportok, a SharePoint és a Teams beállításai , valamint más szolgáltatások. A szabályozási stratégia megtervezése során mindenképpen tisztában kell lennie ezekkel az interakciókkal.
3. Tervezze meg a felhasználói hozzáférés kezelését – tervezze meg a csoportokban, a SharePointban és a Teamsben lévő felhasználóknak biztosítani kívánt hozzáférési szintet.
4. A megfelelőségi beállítások kezelésének megtervezése – tekintse át a Microsoft 365-csoportok, a Teams és a SharePoint együttműködéshez elérhető megfelelőségi lehetőségeket.
5. Tervezze meg a kommunikáció kezelését – tekintse át az együttműködési forgatókönyvekhez elérhető kommunikációs szabályozási lehetőségeket.
6. Tervezze meg a szervezet és az életciklus irányítását – válassza ki a csoport- és csoportlétrehozáshoz, az elnevezéshez, a lejárathoz és az archiváláshoz használni kívánt szabályzatokat. Emellett megismerheti a csoportok, csapatok és Viva Engage életciklusának végét.

Oktatás rendszergazdáknak

A Microsoft Learn alábbi képzési moduljai segítséget nyújtanak a Microsoft 365 szabályozási funkcióinak megismerésében.

• Bevezetés az információvédelembe és az adatéletciklus-felügyeletbe a Microsoft Purview-ban – Megtudhatja, hogy a Microsoft 365 információvédelmi és adatéletciklus-kezelési megoldásai hogyan segítenek az adatok védelmében és szabályozásában annak teljes életciklusa során.
• A Microsoft biztonságának, megfelelőségének és identitásának alapjai: A Microsoft megfelelőségi megoldásainak képességeinek ismertetése – További információ a Microsoft megfelelőségi megoldásairól. Topics a Microsoft 365 megfelelőségi, információvédelmi és irányítási megoldásait, az Insider-kockázatokat, a naplózást és az elektronikus feltárási megoldásokat foglalja magában. Az Azure-erőforrások irányítási képességeivel is foglalkozunk.

Illusztrációk

Ezek az ábrák segítenek megérteni, hogyan kommunikálnak a csoportok és a csapatok a Microsoft 365 más szolgáltatásaival, és milyen irányítási és megfelelőségi funkciók állnak rendelkezésre a szolgáltatások szervezeten belüli kezeléséhez.

Csoportok a Microsoft 365 informatikai tervezőknek szolgáltatásban

Mit kell tudniuk az informatikai tervezőknek a Microsoft 365-csoportokról?

Elem	Leírás
PDF | Visio Frissítve: 2022. május	Ezek az ábrák részletesen bemutatja a csoportok különböző típusait, létrehozásuk és kezelésük módját, valamint néhány szabályozási javaslatot.

A Microsoft Teams és a kapcsolódó hatékonyságnövelő szolgáltatások a Microsoft 365 informatikai tervezők számára szolgáltatásában

A Microsoft 365 hatékonyságnövelő szolgáltatásainak logikai architektúrája, amely a Microsoft Teamst vezeti.

Elem	Leírás
PDF Frissítve: 2019. április	A Microsoft olyan hatékonyságnövelő szolgáltatásokat biztosít, amelyek együttműködve biztosítják az adatszabályozási, biztonsági és megfelelőségi funkciókkal kapcsolatos együttműködési élményt. Ez az ábrasorozat bemutatja a nagyvállalati tervezők számára nyújtott hatékonyságnövelő szolgáltatások logikai architektúráját, amely a Microsoft Teamsben vezet.

A Microsoft 365 információvédelmi és megfelelőségi képességei

A Microsoft 365 számos adatvédelmi és megfelelőségi képességet tartalmaz. A Microsoft hatékonyságnövelő eszközeivel együtt ezek a képességek úgy lettek kialakítva, hogy a szervezetek valós időben működjenek együtt, miközben betartják a szigorú jogszabályi megfelelőségi keretrendszereket.

Ez az ábrák az egyik legszabályozottabb iparágat, a pénzügyi szolgáltatásokat használják annak szemléltetésére, hogyan alkalmazhatók ezek a képességek a közös szabályozási követelmények kielégítésére. Ezeket az ábrákat nyugodtan saját használatra igazíthatja.

Elem	Leírás
Angol: Letöltés PDF-ként | Letöltés Visio-ként Japán: Letöltés PDF-fájlként | Letöltés Visio-ként Frissítve: 2020. november	Tartalmazza: Microsoft Purview információvédelem és Microsoft Purview adatveszteség-megelőzés Adatmegőrzési szabályzatok és adatmegőrzési címkék Szervezeten belüli elkülönítés Kommunikációmegfelelőség Belső kockázat Külső adatbetöltés

Kapcsolódó témakörök

Microsoft 365 biztonsági dokumentáció

A Microsoft Purview dokumentációja

Irányítási & biztonsági eljárások a Microsoft 365-höz – Microsoft Ignite