规划 Intranet 治理

项目
03/30/2024

规划新的 Intranet 项目时，请考虑如何管理站点体系结构和内容。应在 Microsoft 365 的整体治理计划的上下文中创建 Intranet 治理计划。作为数字工作场所中的关键业务解决方案，Intranet 具有自己独特的治理要求和期望，特别是因为它具有组织范围的焦点和影响。

规划 Intranet 治理应在探索阶段进行 - 以确保所有利益干系人都有共同的愿景和目标。设想只是开始。随着组织的发展以及将新功能添加到 SharePoint 和 Microsoft 365，Intranet 治理计划也会随之发展。

良好的治理计划有助于定义 Intranet 的优先级，并有助于防止内容蔓延。它还可确保明确定义和传达角色和职责，理想情况下，将其纳入到工作描述或绩效目标中。通常将 Intranet 与其他解决方案区分开的一个方面是参与创建和维护内容的人数。为确保持续成功，请务必确保每个 Intranet 利益干系人和用户了解其角色和职责。

Intranet 治理还包括策略和过程，但远不止于此。 Intranet 治理应包括一个计划，用于用户培训、监视使用情况、用户行为，以及向涉及的所有不同利益干系人传达期望。这使得创建治理计划文档变得具有挑战性。很难创建一个针对这些多个受众的文档，并且可以鼓励遵守和采用的方式进行沟通。

不要创建文档或一系列文档，而是考虑在单个位置创建一个将训练和治理合并在一起的资源网站。考虑如何将“如何” (培训) 与“应如何” (治理) 相结合，以便在 Intranet 用户访问用户资源目标时，他们既了解“原因”又“如何”设计并治理 Intranet 的方式。

可以考虑使用 Microsoft 365 Learning Pathways 网站作为可能的起点，或者创建与 Learning Pathways 内容集成或补充的自己的用户资源中心。

制定有效的治理计划可实现 Intranet 的决策过程。通过定期查看和修改治理计划，可以帮助确保 Intranet 仍然是组织的关键资产。

治理团队

作为关键业务资产，Intranet 治理需要反映业务利益干系人的目标以及组织的法律和法规环境，而不仅仅是 IT 部门的期望。创建一个治理团队，其中包括组织中关键业务利益干系人组中的核心成员以及 IT 人员。

治理团队没有神奇的规模，但它应该足够小，以便轻松做出决策和具有足够代表性的决策，以整合“业务之声”和 IT。当你有超越团队专业知识的特定主题要审查时，你可以引入外部成员 (，例如法律或记录管理) ，以确保你的决策符合组织约束。

治理团队可能会在 Intranet 规划期间频繁开会，但随着时间的推移，会议频率会降低。目标是建立适用于 Intranet 和团队成员的节奏。由于治理对于 Intranet 的成功具有持续的作用，因此不应在启动时解散治理团队。

治理计划元素

在 Intranet 治理方面，没有“一刀切”的模型。事实上，Intranet 治理计划对于不同类型的内容可能有所不同。例如，你可能希望针对面向整个组织的站点制定更正式的策略和更严格的治理准则，以及针对更具针对性的内容（例如单个部门的内容或一次性事件） (见图 1) 。最佳方法是查看不同的元素，并考虑对组织至关重要或必要的内容。考虑你的受众和组织的文化，以指导你的决策和方法，以及你的整体 Microsoft 365 治理期望。

与内容类型相关的治理图像
图 1. 你的治理决策可能是不同的 (和更严格的) ，具体取决于内容的“覆盖”。

至少，在 Intranet 治理规划工作中考虑其中每个元素。

视力
策略和指南
网站预配和停用
信息体系结构和搜索
品牌打造
内容管理
安全和信息管理
角色和职责
反馈
培训和支持
测量

视力

愿景声明从较高层面描述了你希望通过 Intranet 实现的目标，实质上是解决方案如何为组织和每个员工提供价值。使用 Intranet 愿景声明来指导治理计划。请确保愿景清晰，因为记录治理计划所需的形式和深度应与想要实现的结果一致。

清晰的愿景声明为治理计划所需的不可避免的决策权衡提供了关键指导。例如，如果你的 Intranet 愿景是提供组织知识和信息的关键来源，则你可能不希望具有非结构化且“无法确定”内容的完全不受控制的环境。在这种情况下，没有控件的非结构化环境是不可预测的，并且可能会与所需的业务成果不一致。在不同的方案中，某些用户的目标可能是创建一个试验性场所，新网站所有者可以在其中创建“练习”网站来尝试新技能或测试解决特定业务问题的替代方法。对于此用例，过于严格的治理计划可能没有太大意义。你可能会确定你不希望支持无限数量的“实践”网站，因此你可能想要一个治理策略，指出所有“测试”网站在特定时间段后都会删除。但是，对于这些实践或测试站点，非结构化环境是正常的。你只能知道什么是治理级别是理想的，因为你有一个明确的愿景。愿景为上下文和治理投资提供了一个框架。明确 Intranet 愿景后，治理团队就可以使用该愿景来指导治理决策。

Intranet 愿景包括定义所有权。对于哪个组织实体应“拥有”Intranet 没有正确的答案，而且通常，Intranet 所有权由多个组织单位共享。但是，大多数 Intranet 专业人员都认为，有一个组织不应是 Intranet 的独家所有者 - IT。 IT 无法为业务生成 Intranet。 IT 只能与业务和业务承诺一起构建 Intranet。成功的 Intranet 有一个来自企业的拥护者和所有者，理想情况下是执行级别。

策略和指南

策略定义 Intranet 的规则和准则。从治理的角度来看，策略通常由法定、法规或组织要求驱动。用户应满足策略且不会有偏差。如果组织受到法规监督，请确保可以强制实施策略，因为未能这样做可能会将你的组织作为“不符合”目标。通常制定准则以鼓励一致的做法。在许多情况下，指南是更多建议，但策略是要求。

例如，请考虑网站所有权。策略可能指出，“所有 SharePoint 网站都有一个主联系人和辅助联系人负责网站及其内容。相关指南可能指出，“网站联系人列在网站主页左下角的 Web 部件中。该指南可能成为主要功能网站的策略，但仍是特定于主题的微网站的指南或建议。策略的另一个示例是组织外部的人员可以整体访问 Intranet，还是只能访问单个站点。该策略的默认值可能为“无外部访问”，但可能会有一个过程允许例外，以允许特定合作伙伴用户访问某些 Intranet 站点。

每个组织都有自己的一组策略和准则。常规主题应包括内容监督、网站设计、品牌打造和用户体验、网站管理和安全性。

确保成功的步骤：

验证 Intranet 策略和指南是否与更广泛的组织策略和 Microsoft 365 的总体治理决策冲突。
发布用户可以轻松查找和遵循的策略和指南。某些策略可能需要为“所有用户”发布，而其他策略可能需要保护以保护应用程序的完整性。请考虑创建治理网站而不是文档，以方便发布和“使用”治理策略和指南。
使用功能在任意位置自动应用策略和准则。例如，可以在 Microsoft 365 中使用信息保护功能强制实施内容管理和保留策略。你可以通过使用网站设计在创建网站时嵌入最佳做法来鼓励遵循设计准则。确保遵循策略的最佳方法是确保网站所有者和作者不必考虑它们。尝试尽可能多地自动化，在无法自动执行的地方，计划提供培训，以确保网站所有者和内容作者清楚地了解治理预期。
定期审查和修订策略和指南，使其与组织需求保持一致。

对于 Intranet 策略和指南，请考虑以下主题：

外部共享 - 组织外部的人员是否可以访问 Intranet 站点？
Intranet 文档的默认共享链接 - 考虑将所有 Intranet 网站设置为“人员具有现有访问权限”的默认值，以确保网站所有者不会意外创建允许访问者编辑关键 Intranet 文档的链接。
网站导航 - 适用于单个站点和整个 Intranet。
网站设计 - 包括有关部门主页上关键 Web 部件位置等项目的指导。是否希望所有网站都遵循类似的模式，以便用户在从一个站点移动到一个站点时能够轻松找到关键内容？如果是这样，你可能希望应用网站设计，以确保网站所有者能够轻松遵循你的设计模式。
元数据体系结构和内容类型 - 例如，企业内容类型和组织范围的元数据的策略) 。
Teams 聊天和Viva Engage对话指南 - 不仅包括 Teams 的消息传递策略和如何参与Viva Engage对话，还包括对话指南 (，例如使用@mentions谨慎使用和组织特定的“do's and don's”) 。
用户配置文件 - 包括对“关于我”语句的期望以及对技能和专业知识的期望 (例如，你必须知道一个主题才能将其列在个人资料的技能和专业知识领域？) 。
Intranet 站点名称、文件名、 Microsoft 365 组名称等的组织策略和准则。

网站预配和停用

关键的 Intranet 治理决策涉及确定谁可以创建新的 Intranet 站点。新式 Intranet 体系结构是“平面的” ，这意味着 Intranet 包含许多站点。是要为新的 Intranet 站点提供自助服务模型，还是希望通过表单提交和工作流管理网站创建？这个问题没有正确的答案，但无论你选择哪种方法，都需要考虑治理。管理新网站创建有两种常用解决方案：

为 Intranet 站点实现站点请求过程

您可以在 SharePoint 管理中心轻松隐藏用于创建新网站的选项。如果这样做，则希望创建一个进程，供用户请求新的 Intranet 站点。使用请求流程可以轻松查看和跟踪网站请求，并确保环境保持“整洁”，但如果审查和审批过程花费的时间太长，用户可能会感到沮丧。预配过程可以使用网站设计来确保一致性，也可以手动创建网站以遵循设计模式。预配过程的一个关键部分是确保新网站所有者获得适当的指导和培训，以便在你满足其网站请求时取得成功。

允许自助式网站创建

如果启用自助式网站预配，请考虑提供嵌入最佳做法的网站设计，以便新网站所有者从符合治理准则的“模板”开始。你还需要在管理员中心跟踪新网站，以便可以跟进新网站所有者，以提供网站创建后需要成功的信息。

除了提供预配新网站的流程外，还需要考虑预配新中心和关联中心的过程。中心必须由全局管理员或 SharePoint 管理员预配，因此您需要考虑如何规划和管理新中心的创建。

当不再需要 Intranet 站点时，记录管理过程可能会禁止删除站点和/或内容。另一个关键的治理决策是在法定保留和记录管理要求上下文中规划如何删除或解除 Intranet 站点。详细了解 Microsoft Purview 合规性文档，包括记录管理和电子数据展示 (Premium) 。

信息体系结构和搜索

精心规划的信息体系结构是成功且性能良好的 Intranet 的先决条件。很难将规划 Intranet 信息体系结构与规划 Intranet 治理区分开来。这两个规划任务结合在一起，你可能会发现你正在同时迭代地考虑 Intranet 的两个方面。 Intranet 治理应涵盖信息体系结构的几个关键方面：

导航体系结构 - 网站和中心如何关联以支持导航或浏览内容的用户。
页面体系结构 - 页面（尤其是网站主页）指南，以帮助在所有 Intranet 站点上创建一致的体验。
元数据体系结构 - 列和内容类型规划，以支持组织内容和页面的一致方法。
搜索体验 - 了解用户在不知道内容在体系结构中的位置时如何查找内容，以及他们如何发现内容。可以通过在搜索中使用多个功能（包括首字母缩略词、书签、Q&A、平面图和位置）来帮助用户发现内容并改进搜索结果。有关详细信息，请了解如何使内容易于查找以及搜索体验在 SharePoint 中的工作原理。治理计划应包括如何支持和管理搜索发现属性的创建。

品牌打造

品牌标准有助于定义 Intranet 的外观。这些标准反映在网站和页面设计中。品牌标准可以包括图像使用标准，包括仅使用 Intranet 页面上组织资产库中符合品牌的图像或图标的要求，以及仅对网站使用符合品牌要求的自定义主题的要求。你的标准可能会为不同类型的网站或具有不同访问级别的网站指定特定主题。你的标准还可能包括内容创作标准，例如语调、拼写约定、辅助功能标准，以及其他支持组织品牌的准则。详细了解 SharePoint 中的品牌打造。

内容管理

内容管理是 Intranet 治理计划最重要的部分之一。许多 Intranet 用户抱怨 Intranet 搜索 - 他们找不到要查找的内容。大多数情况下，问题不在于搜索;问题是治理计划中没有内容管理！

一些常见的内容问题包括：文件通常是重复的，而不是链接的，因此搜索会找到同一文档的多个副本，而搜索者不知道哪个副本是正确的版本。文件名通常包含版本号，而不是允许 SharePoint 管理版本，因此搜索会查找文档的所有不同版本，而不仅仅是最新版本，这使得搜索者更难找到文件的当前版本。

治理计划应包含以下关键内容管理概念：
内容创建

应在何处发布内容？例如，如果我不是文档的“所有者”，是否应将其发布到 Intranet 站点？或者，我应该找到所有者并要求他们发布它，以便我可以添加链接？
是否有创建 Intranet 内容的指南？例如，适当的语气是什么，是否有组织页面上内容的具体准则？内容作者何时应为 Intranet 创建文档，何时应创建页面？
是否有内容作者需要遵循的辅助功能标准？请考虑以下 8 个提示， (从Microsoft Tech Community) 上的 IT 人员博客创建可访问的 SharePoint 页面。
应如何命名文件？治理内容是否应包含文件命名建议，例如文件名中不包含版本号？

信息保护

你的组织是否要求保护某些类型的敏感信息？如果是这样，你的治理计划 (和部署) 是否使用 Microsoft 365 信息保护功能，例如敏感度标签和保留策略？

内容评审

是否要使用 Power Automate 设置流，以在特定时间间隔触发 Intranet 内容评审？
谁负责评审内容，其频率如何？是网站所有者、内容作者还是其他角色？对不同类型的网站或不同类型的内容的期望是否不同？

内容处置

是否要求对部分或全部内容实施记录保留策略，以防止意外删除？

安全和信息管理

治理计划不仅应包括应在 Intranet 上发布的内容，还应该包括不应在 Intranet 上发布的内容的指南。你可能能够使用自动化信息保护功能强制实施某些策略，但你希望为网站所有者和内容作者提供培训和指导，以确保他们在网站和内容的安全和信息管理方面了解自己的责任。

角色和职责

角色和职责描述每个员工作为个人或角色 (（如网站所有者) ）如何负责确保 Intranet 的成功。记录角色和职责是 Intranet 治理计划的一个关键方面。为了确保认真对待 Intranet 职责，与人力资源组织合作以确保 Intranet 职责是工作描述或绩效目标的一部分很有帮助。

它“需要一个村庄”才能成功支持任何组织中的 Intranet。你需要一个团队 - 团队可能包括偶尔使用的专用角色，例如用于创建自定义 Web 部件的开发人员、永久角色（例如 Intranet 站点管理是其工作的一小部分的网站所有者），以及其整个工作职责涉及 Intranet 管理的人员的其他永久角色。一些组织发现，在卓越中心组织其 Intranet 资源很有帮助，其中可能包括 IT 员工的全职成员，这些成员由在组织内的不同业务组中工作的虚拟成员补充。其他人则扩展其集中员工，包括“Intranet 支持者”，他们通过自愿帮助确保 Intranet 成功，将支持团队扩展到各个部门和地理位置。

无论你的“村”中是谁，每个人都了解自己的角色以及他们负责 Intranet 的哪些方面，这一点至关重要。图 2 显示了 Intranet 网站所有者的角色和职责说明示例。

Intranet 治理计划需要考虑的一些关键角色包括：

Intranet 指导委员会
Intranet 业务所有者
Intranet 技术所有者
企业通信
培训
Intranet 治理团队
网站所有者
中心所有者
网站成员/编辑者
网站访问者
Viva Engage社区所有者
Viva Engage社区成员
团队所有者
团队成员
Intranet/SharePoint/Microsoft 365 冠军

反馈通道

Intranet 治理计划应包含一种机制来收集 Intranet 用户的反馈。这包括收集反馈的工具（例如，从主网站的页脚链接的 Microsoft Form），以及收集和处理反馈并根据反馈采取操作的机制。最好承认所有反馈，即使不打算立即采取操作。

培训和支持

如果不采用某种方式为所有用户（尤其是网站所有者）提供培训和支持，则 Intranet 不会成功。加强治理策略和准则的最佳方法是将其构建到培训中。换句话说，不要提供仅显示“操作方法”的培训，请确保培训还包括策略和指南，即治理计划的“应如何”方面。

提供一个专用网站，网站所有者和其他 Intranet 用户可在其中查找培训和治理信息，这很有帮助。可以如前所述创建自己的“用户资源中心”，也可以使用第三方或 Microsoft 提供的培训环境。若要确保培训内容始终为最新内容，可以链接到 Microsoft 培训平台（如 Microsoft Office 帮助和培训）和 Microsoft Learn 中的内容。还可以通过在租户中部署 Microsoft 365 Learning Pathways 并调整内容以包含治理策略和指南，将 support.office.com 培训嵌入自己的环境中。

可以通过向组织配置文件添加自定义磁贴或直接在 Microsoft 365 中添加自定义帮助链接来帮助 Intranet 用户查找培训内容。

测量

Intranet 度量计划应与为 Intranet 愿景定义的成功标准保持一致。它应定义用于跟踪成功的指标和分析、任何关联的 KPI，以及用于评估指标和采取措施进行改进的流程。

查找不仅仅是页面视图的指标。仅因为页面被查看并不意味着它正在为用户增加价值。相反，请查看衡量业务价值的指标。例如，你是否看到与费用处理相关的支持票证较少，因为 Intranet 已更新为包含有关费用报表的更好、更最新的内容？你是否看到关于如何上传文档的技术支持电话较少，因为你已更新培训内容并使其更易于访问？ HR 代表是否在独特的问题上花费更多时间，因为人力资源内容组织得更加有效？

如果初始设计计划确定了关键业务成果或调查用户，以确保他们能够轻松访问其工作所需的信息，请在部署或更新 Intranet 后重复此过程，以确定 Intranet 更新或投资对业务的影响。通过网站所有者和用户的定性反馈来补充此数据，以便对 Intranet 和治理计划的有效性进行全面评估。不要害怕停用不再相关的内容或网站。可以使用指标来识别重复、过期和不相关的内容和网站，从而优化 Intranet 值。