Attract でのオファー管理の設定

Dynamics 365 Talent: Attract で候補者がオファー ステージに進む場合、候補者のオファーを迅速に作成し、必要に応じて承認し、候補者に送付することを確認する必要があります。 ほとんどのオファーが標準なので、再利用可能なテンプレートから作成することができます。 Attract では、すべてのオファーは 1 つまたは複数のオファー ドキュメントのコレクションであるオファー パッケージにロールアップされます

このトピックでは、Attract 管理者が Attract のオファー管理機能の一部としてさまざまなオファー パッケージ テンプレートを設定するために必要なすべての手順を示します。 管理者以外のユーザーには、これらの機能に対するアクセス許可がありません。

注意

オファー管理機能は、包括採用アドオンの一部として使用できます。

オファー データ

オファー データは、オファー パッケージ テンプレート内の最小単位です。 標準的なオファーは、標準のテキストと値のセットで構成されます。 値のセットは、オファー間で変更できる唯一の点です。 オファーの作成時に、オファー作成者が重視する最も重要な側面は、オファーのパッケージ テンプレートにオファー データ プレースホルダーのリストがあることです。 オファー データを設定するには、次の操作を行います。

  1. オファー管理へ移動します。

  2. 左のナビゲーション ウィンドウでライブラリ セクションを展開して、オファー データに進みます。

    注意

    オファー データ ページには、候補者の詳細および職務の詳細セクションがあります。 Attract はいくつかのオファー データ プレースホルダーをすぐに提供します。

    ページには、さまざまなオファー データ プレースホルダーを論理的なグループにまとめるセクションがあります。 これらのセクションは、オファーの作成プロセスでオファー データおよびデータ設定を維持するのに役立ちます。

  3. 新しいオファー データ セクションを作成するには、セクションを追加をクリックし、セクションの一意の名前を入力します。

  4. 任意のセクションにオファー データ プレースホルダーを追加するには、オファー データを追加をクリックし、プレースホルダーの一意の名前を入力します。

  5. 任意のセクションの名前を編集するには、セクションの名前をポイントし、名前を更新します。

  6. 既存のオファー データ プレースホルダーの名前を編集するには、まずプレースホルダーがテンプレートの一部でないことを確認します。 次に、オファー データ プレースホルダーの名前をポイントし、必要に応じて名前を更新します。

  7. 既存のオファー データ プレースホルダーを削除するには、まずプレースホルダーが他のテンプレートの一部でないことを確認します。 次に、プレースホルダー上に移動し、ごみ箱アイコンが表示されたら、ごみ箱をクリックし、オファー データ プレースホルダーを削除します。

    注意

    各オファー データの横にある数値のインジケータによって、オファー データ プレースホルダーの一部であるテンプレートの数を確認できます。

  8. 任意のセクションを削除するには、名前をポイントします。 セクション内のオファー データ プレースホルダーのいずれもテンプレートに表示されない場合は、ごみ箱アイコンをクリックして削除することができます。

    注意

    セクションを削除すると、そのセクション内のオファー データ プレースホルダもすべて削除されます。

オファー データ プレースホルダーが設定された後は、すべてのドキュメント テンプレートでそれらを使用できます。 オファー データ プレースホルダーは特定のテンプレートに限定されず、すべてのテンプレートで同じセットを使用することができます。

オファー データ ルール

ほとんどの組織では、オファーの作成方法に関するルールがあります。 たとえば、特定の場所や勤続レベルの組み合わせに対する最大年間給与額のオファーが一定の範囲内になければならないこと、または新規採用のオファー レベルに対してはわずかな特定の値にすることなどを、組織が設定する場合があります。 Attract は現在、CSV ファイルを使用して、このようなデータ ルールをすべてサポートしています。

データ ルール CSV ファイルを準備するには、次の操作を実行します。

  1. ルール セットのオファー データ プレースホルダーを決定します。 たとえば、年間給与

  2. 依存オファー データ プレースホルダーの値を識別します。 たとえば、勤務地およびレベル

  3. 列 1 および 2 を勤務地およびレベルとして指定します。

  4. 範囲値をアップロードするには、列 3 と 4 を年間給与にします。 範囲値ではなく特定の値をアップロードするには、列 3 のみを年間給与にします。

  5. 必要なロールに基づいて Microsoft Excel ファイルを設定します。

  6. 各行が、すべての値がまとめられた一意の組み合わせであることを確認してください。

  7. ファイルを CSV フォーマットで保存します。

オファー データ ルール ファイルをアップロードするには、次の操作を実行します。

  1. オファー管理へ移動します。

  2. 左のナビゲーション ウィンドウでライブラリ セクションを展開して、オファー データ ルールに移動します。

  3. 新しいデータ セットをクリックして、アップロード ダイアログ ボックスを表示します。

  4. ルール セットの一意の名前を指定し、保存した CSV ファイルをアップロードします。

  5. 追加 をクリックします。 ルール セットがバックグラウンドで処理され、完了後にアプリもしくは電子メールで通知されます。

    アップロードの処理中にエラーがある場合は、通知されます。 その後、エラー ログをダウンロードしてファイルを修正し、再度アップロードすることができます。

  6. ルール セットをダウンロードして値のセットを更新する場合は、省略記号ボタン () オプションを使用します。 更新後、再度ファイルをアップロードすることができます。

  7. 定義中のプレースホルダーが別のドキュメント テンプレートで使用されていない場合は、既存のルール セットのアップロードを削除できます。

注意

  • 各プレース ホルダーは、それが依存している一意の列セットを 1 つしか持てません。 たとえば、年間給与勤務地およびレベルに依存している場合、年間給与が別の列セットに依存しているルール セットをアップロードすることはできません。
  • オファー データ ルール ページのサンプル タブに、サンプル オファー ルール セットをダウンロードすることができます。
  • オファー作成者がオファー データ ルールで推奨される値を上書きすると、オファーは非標準としてフラグが設定され、オファーの承認ワークフローが必須になります。

ドキュメント テンプレート

オファー ドキュメント テンプレートは管理者がオファー レターを作成するのに役立ちます。 オファー ドキュメント テンプレートは、オファーの一部となるテキストと定義されたオファー データ プレースホルダーの組み合わせです。

オファー ドキュメント テンプレートを作成するには、次の操作を行います。

  1. オファー管理へ移動します。

  2. 左のナビゲーション ウィンドウでライブラリ セクションを展開して、テンプレートに移動します。

    テンプレート ページには、既に定義されているドキュメント テンプレートのリストが表示されます。

  3. 新しいドキュメント テンプレートを作成するには、新規テンプレートをクリックします。

  4. テンプレートに一意の名前を入力し、作成をクリックします。

  5. リッチ テキスト エディターを使用して、オファー ドキュメントの内容を挿入または編集します。 テキスト エディターの上部にあるオプションを使用して、表、イメージおよびハイパーリンクを挿入できます。

  6. オファー テンプレート ドキュメントに、オファー データ プレースホルダを挿入するには、次を実行します。

    • 右ウィンドウからドラッグ アンド ドロップします。

    • オファー データ プレースホルダーを直接職位にハッシュタグ付けしてください。 # をタイプし、オファー データ プレースホルダーの名前を入力してください。 オプションは、ドロップダウン リストに表示されます。 入力をクリックまたは押して、オファー データ プレースホルダーを挿入します。

    注意

    • 候補者にはその値を公開せずに、プレースホルダーをオファー ドキュメント テンプレートに関連付けるには、オファー データ プレースホルダーをポイントし、固定アイコンをクリックします。 これにより、プレースホルダーがオファー ドキュメント テンプレートの固定されたオファー データ セクションにプッシュされます。 固定解除するには、同じ手順を実行しますが、オファー データ プレースホルダーのリストの固定解除をクリックします。
    • 有効なオファー データ プレースホルダーのリストを表示するには、右ウィンドウで有効タブに切り替えます。
    • オファー データのルール セットにより駆動されているプレースホルダーを挿入する場合は、そのオファー データ プレースホルダーの他の値への依存関係を確認できます。
    • または、ローカル コンピューターの .docx ファイルからコンテンツをインポートし、必要に応じて編集することもできます。 これにより、エディター内のすべてのコンテンツを入力する必要がなくなります。
  7. オファー ドキュメントをプレビューするには、ページ上部にあるプレビュー オプションを使用します。

  8. オファー作成者がオファー ドキュメントの内容を編集できるかどうかを管理するには、ページ上部のアクセス許可の管理オプションを使用します。 オファー作成者がプレースホルダーの値のみを挿入し、テキストを編集しないようにする場合は、アクセス許可の値をいいえに設定します。

  9. 保存をクリックして進捗状況を保存します。 テンプレートは、ドラフト状態で保存されます。

  10. ドキュメントを確定して公開したい場合は、完了をクリックします。

  11. どのドキュメント テンプレートが現在有効か、ドラフト モードか、アーカイブされ使用されていないかを、ドキュメント テンプレート ライブラリ ランディング エクスペリエンスで確認できます。

注意

既存のオファー パッケージ テンプレートの一部ではないオファー ドキュメント テンプレートを削除することができます。

オファー パッケージ テンプレート

オファー パッケージは、候補者と共有されるオファー コンポーネントであり、1 つ以上のオファー ドキュメント テンプレートの組み合わせで構成されています。 オファー パッケージを作成するには、次の操作を行います。

  1. オファー管理へ移動します。

  2. 左のナビゲーション ウィンドウからパッケージに移動します。

    オファー作成者が使用できる、有効なパッケージ テンプレートのリストが表示されます。

  3. 新しいオファー パッケージを作成するには、新しいパッケージをクリックします。

  4. 一意の名前を入力し、作成をクリックします。

  5. テンプレートの追加をクリックします。

    注意

    • 新しいテンプレートを作成するか、既存のテンプレートから選択するかを選択できます。
    • 既存のテンプレートを追加する場合は、オファー ドキュメント テンプレートが保存され、確定され、有効とマークされていることを確認する必要があります。
    • ドキュメント テンプレートを必要なだけ選択することができます。
  6. 完了をクリックし、パッケージ管理に戻ります。

    ドキュメントの順序を設定したり、オファー作成中に特定のオファー ドキュメントが必要かどうかをマークすることもできます。 オファー作成者には、不要とマークされているドキュメントを削除するオプションがあります。

  7. オファー パッケージ テンプレートを保存し、すべてのオファー作成者がそれを使用できるようにするためには、保存して公開をクリックします。

    ドラフト オファー パッケージ テンプレートを表示するには、ドラフト タブに移動します。オファー パッケージ テンプレートに変更が加えられた場合は、保存し再公開する必要があります。

オファー プロセスのコンフィギュレーション

Attract 管理者によって設定可能なオファー作成プロセスの部分がいくつかあります。

  • オファーの承認 - オファーが候補者に送付される前にオファーの承認が必要かどうかを選択します。 管理者は、すべてのオファー承認を順次または並列な承認ワークフローで行うかどうかを決定することもできます。 オファーの承認者が、オファーの承認とともにコメントを追加する必要があるかどうかを指定することもできます。 すべての非標準のオファーには、オファーの承認が必須です。

  • 候補者のオファー エクスペリエンス - 管理者は、すべてのオファーに有効期限を設定するかどうかを決定することができます。有効期限を設定する場合は、有効期限の既定のオフセットを設定します。 候補者がオファーを拒否できるかどうかも設定することができます。

  • 電子署名 - 管理者として、候補者が署名に使用できる方法を選択することもできます。

    • Adobe Sign - すべてのオファー パッケージは、Adobe Sign 経由で送信および署名されます。 オファーを公開する各オファー作成者は、Adobe Sign アカウントを Attract に接続する必要があります。 Adobe Sign ライセンスおよび無料試用版については、このリンクを参照してください。

    • DocuSign - すべてのオファー パッケージは、DocuSign 経由で送信および署名されます。 オファーを公開する各オファー作成者は、DocuSign アカウントを Attract に接続する必要があります。

    • ESign - これは、すぐに使用できる既定のオプションで、ユーザーは名前とイニシャルを入力してオファーに署名することができます。

オファー作成プロセスの詳細については、オファーの作成、承認、および署名 を参照してください。