Создание эффективного процесса адаптации

Эффективная адаптация помогает новым сотрудникам работать плодотворнее, а также создает у них чувство того, что они находятся на своем месте. Адаптация может помочь новым сотрудникам быстрее разобраться в своих обязанностях, а также быстрее установить отношения, которые понадобятся им для успешной работы. С другой стороны, неэффективная система адаптации может заставить сотрудников усомниться в правильности своего решения присоединиться к вашей организации. В исследовании, проведенном компанией Gartner в 2014 г., почти треть из 1005 респондентов, которые уволились с работы в первые полгода, сделали это потому, что указания их руководителей были нечеткими, обучение было неэффективным или потому что им не удалось установить эффективные отношения в своем новом коллективе.

Необходимость наличия программы адаптации

Важно понимать, как и где можно усовершенствовать процесс адаптации. Приведенные ниже вопросы помогут вам системно подойти к анализу и совершенствованию своего процесса адаптации.

  • Какая у вас текучесть кадров?
  • Успешно ли новые сотрудники справляются со всеми своими обязательными задачами по адаптации?
  • Сколько времени занимает ввод нового сотрудника в курс дела?
  • Как новые сотрудники оценивают свою удовлетворенность?

Не дожидайтесь первого дня работы сотрудника, чтобы начать адаптацию. Адаптация должна начинаться, когда для сотрудника назначена дата выхода на работу. Иногда это называют преадаптацией. Преадаптация дает вам возможность поддерживать в новых сотрудниках уверенность в правильности их выбора, способствовать развитию отношений, а также продемонстрировать культуру и ценности вашей компании.

Одной из самых важных задач преадаптации является подготовка новых сотрудников к первому рабочему дню. Для многих из них это достаточно серьезный стресс. Чтобы уменьшить стресс, создайте для первого дня работы план и контрольный список.

Что нужно включить в контрольный список

  • Что нужно взять с собой (например, удостоверение личности с фотографией и данные для банка).
  • Дресс-код, если он есть в вашей компании.
  • Инструкции, как пройти в ваш офис.
  • Имя контактного лица или, что лучше, куратора адаптации.
  • Справочники или политики компании, которые должен прочитать сотрудник.

Бонус

  • Отправьте новым сотрудникам какой-либо корпоративный сувенир, например футболку или кружку.
  • Отправьте новым сотрудникам видеосообщение с приветствием от коллектива.
  • Включите персонализированное приветствие от генерального директора или другого руководителя.
  • Сделайте первый день работы сотрудников особенным.

Не заставляйте новых сотрудников усомниться в правильности своего решения прийти на работу в вашу компанию, произведя на них плохое впечатление в первый день.

Создание хорошего первого впечатления

Разработайте план первого дня и передайте его новому сотруднику. Не сосредотачивайтесь на одной лишь ориентации. Уделите минутку юмору, познакомьте нового сотрудника с коллективом и покажите ему офис. Вовлекайте в процесс других сотрудников. Сообщите им, что в компании появился новый человек. Не забывайте о сотрудниках ИТ-отдела, отдела по расчету заработной платы и других административных подразделений. Убедитесь, что у нового сотрудника есть все необходимое для начала работы. Это включает в себя рабочее место, компьютер и необходимые учетные данные, программное обеспечение и инструменты. Старайтесь сосредоточиться на отношениях, а не бюрократии.

Отношения играют огромную роль в том, насколько быстро новый сотрудник войдет в курс дела. И, что еще более важно, они помогают создать чувство общности и принадлежности к коллективу.

  • Найти специалиста или инициативного сотрудника в своей компании и назначьте его куратором адаптации.
  • Познакомьте нового сотрудника с сообществами или группами по интересам, связанным с его должностью. Это отличный способ найти для себя наставника или советчика.
  • Предоставьте (в идеале заблаговременно) новому сотруднику профили других членов коллектива, чтобы ускорить общение, обмен знаниями и завязывание контактов.
  • Не забывайте о социальных сообществах или мероприятиях, соответствующих личным целям сотрудника.

Проведение обучения

Придайте своим новым сотрудникам уверенности и обеспечьте их инструментами, которые помогут им успешно работать. Прежде всего это четкое определение их обязанностей и ваших ожиданий в отношении того, как эти обязанности будут выполняться. Следующий шаг — создание плана обучения, в котором основное внимание уделяется навыкам, необходимым новому сотруднику, чтобы соответствовать вашим ожиданиям. Это не должно быть просто обучение, предусмотренное законодательными или другими нормами.

Установка четких промежуточных этапов

Предусмотрите четкие контрольные точки и циклы обратной связи между вами и вашим новым сотрудником. Старайтесь создать как можно больше возможностей для вмешательства и корректировки курса. Вам нужно отвечать на вопросы, прежде чем они превратятся в проблемы или, что еще хуже, приведут к уходу сотрудника из компании.

Запланируйте встречу с глазу на глаз с новым сотрудником до окончания первой недели его работы. Это отличное время, чтобы обсудить обсуждения, стили работы и профессиональный рост.

Поставьте перед новыми членами коллектива цели на 30, 60 и 90 дней. Поставив такие цели, обязательно регулярно проверяйте, какого прогресса добился сотрудник в достижении этих целей.

Измерения и оптимизация

При развертывании новой программы адаптации уделяйте внимание следующим вопросам.

  • Снижается ли текучесть кадров?
  • Повышается ли удовлетворенность новых сотрудников?

Измеряйте эти показатели и совершенствуйте свою систему адаптации с каждым вновь нанятым сотрудником.