แผนการทํางานสําหรับการปรับใช้ Power BI: การให้คําปรึกษาและการเปิดใช้งานผู้ใช้

หมายเหตุ

บทความนี้ประกอบเป็นส่วนหนึ่งของชุด แผนงานการปรับใช้ Power BI ของบทความ สําหรับภาพรวมของชุดข้อมูล ดู แผนงานการปรับใช้ Power BI

วัตถุประสงค์ที่สําคัญสําหรับความพยายามในการปรับใช้คือการช่วยให้ผู้ใช้สามารถดําเนินการให้สําเร็จได้มากที่สุดเท่าที่พวกเขาสามารถทําได้ภายใน guardrails ที่จําเป็นที่กําหนดโดยแนวทางการกํากับดูแลและนโยบาย ด้วยเหตุนี้ การให้คําปรึกษาผู้ใช้จึงเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สําคัญที่สุดของ ศูนย์ความเป็นเลิศ (COE) และมีผลโดยตรงต่อวิธีการที่ผู้ใช้นํามาใช้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับใช้ผู้ใช้ ให้ดูบทความ ระดับความสมบูรณ์ของการปรับใช้ Power BI

การให้คําปรึกษาทักษะ

การให้การดูแลและช่วยเหลือผู้ใช้ในชุมชน Power BI มีประสิทธิภาพมากขึ้นสามารถนําไปใช้ได้หลายรูปแบบ เช่น:

  • Officeชั่วโมง
  • โครงการร่วมพัฒนา
  • การตรวจสอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
  • การสนับสนุนที่ขยายเวลา

เวลาทำการ

Officeชั่วโมงเป็นรูปแบบของการมีส่วนร่วมของชุมชนที่ดําเนินอยู่ซึ่งจัดการโดย COE ตามชื่อที่บอกเป็นนัยว่าเวลาทําการคือเวลาพร้อมใช้งานตามกําหนดเป็นประจําซึ่งสมาชิกในชุมชนสามารถมีส่วนร่วมกับผู้เชี่ยวชาญจาก COE เพื่อรับความช่วยเหลือที่มีค่าใช้จ่ายในกระบวนการน้อยที่สุด เนื่องจากเวลาทําการเป็นแบบจัดกลุ่ม แชมเปี้ยน Power BI และสมาชิกคนอื่น ๆ ในชุมชนยังสามารถช่วยแก้ไขปัญหาได้หากหัวข้ออยู่ในพื้นที่ของความเชี่ยวชาญของพวกเขา

Officeชั่วโมงเป็นกิจกรรมที่ได้รับความนิยมและประสิทธิผลในหลายองค์กร บางองค์กรเรียกพวกเขา ว่าดรอปดาวน์ในชั่วโมง หรือแม้กระทั่งชื่อสนุกๆ เช่น Power Hour เป้าหมายหลักมักจะได้รับคําถามที่ตอบและลบตัวบล็อก นอกจากนี้ Office ชั่วโมงยังสามารถใช้เป็นแพลตฟอร์มสําหรับชุมชนผู้ใช้เพื่อแชร์แนวคิด คําแนะนํา และแม้แต่ข้อร้องเรียนได้

COE จะเผยแพร่เวลาสําหรับชั่วโมงทํางานปกติเมื่อมีสมาชิก COE อย่างน้อยหนึ่งราย ตามหลักการแล้วเวลาทําการจะจัดขึ้นเป็นประจําและบ่อยครั้ง ตัวอย่างเช่น อาจจะเป็นได้ทุกวันอังคารและวันพฤหัสบดี พิจารณาเสนอช่วงเวลาที่แตกต่างกันหรือเวลาการหมุนถ้าคุณมีกําลังคนทั่วโลก

เคล็ดลับ

ตัวเลือกหนึ่งคือการตั้งค่าเวลาทําการเฉพาะในแต่ละสัปดาห์ อย่างไรก็ตามผู้คนอาจหรืออาจไม่แสดงขึ้นเพื่อให้สิ้นสุดการขาดประสิทธิภาพ อีกวิธีหนึ่งคือ พิจารณาใช้ประโยชน์จากMicrosoft Bookingsเพื่อกําหนดเวลาทําการ ซึ่งแสดงบล็อกของเวลาที่ผู้เชี่ยวชาญ COE แต่ละรายพร้อมใช้งาน โดยมีOutlookการรวมกันเพื่อให้แน่ใจว่าพร้อมใช้งานทันสมัย

Officeชั่วโมงเป็นวิธีการเปิดใช้งานผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมเนื่องจาก:

  • ผู้สร้างเนื้อหาและ COE ทํางานร่วมกันเพื่อตอบคําถามและแก้ไขปัญหาร่วมกัน
  • ทํางานจริงทําได้ขณะเรียนรู้และแก้ปัญหา
  • ผู้อื่นอาจสังเกต เรียนรู้ และมีส่วนร่วม
  • แต่ละกลุ่มสามารถมุ่งหน้าไปยังห้องเบรกได้เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะ

Officeชั่วโมงได้รับประโยชน์ COE ได้เช่นกันเนื่องจาก:

  • ซึ่งเป็นวิธีที่ดีสําหรับ COE ในการระบุแชมเปี้ยนหรือผู้ที่มีทักษะเฉพาะเจาะจงที่ COE ไม่เคยรู้มาก่อน
  • COE สามารถเรียนรู้สิ่งที่ผู้คนทั่วทั้งองค์กรกําลังดิ้นรนด้วย ซึ่งจะช่วยแจ้งว่าอาจต้องใช้แหล่งข้อมูล เอกสารประกอบ หรือการฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือไม่

เคล็ดลับ

เป็นเรื่องปกติสําหรับปัญหาที่ยากลําบากบางอย่างที่จะเกิดขึ้นในช่วงเวลาทําการที่ไม่สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว เช่น การได้รับการคํานวณ DAX ที่ซับซ้อนเพื่อทํางาน ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนสําหรับสิ่งที่อยู่ในขอบเขตสําหรับเวลาทําการ และหากมีข้อผูกมัดสําหรับการติดตามผล

โครงการร่วมพัฒนา

วิธีหนึ่งที่ COE สามารถให้บริการพี่เลี้ยงได้คือในระหว่างโครงการร่วมพัฒนา โครงการร่วมพัฒนาเป็นรูปแบบของความช่วยเหลือที่ COE ที่ผู้ใช้หรือหน่วยธุรกิจใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคของ COE ในการแก้ปัญหาทางธุรกิจกับข้อมูล การพัฒนาร่วมเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้เสียจากหน่วยธุรกิจและ COE ที่ทํางานร่วมกันเพื่อสร้างโซลูชัน BI แบบบริการตนเองคุณภาพสูงที่ผู้มีส่วนได้เสียทางธุรกิจไม่สามารถส่งมอบได้อย่างอิสระ

เป้าหมายของการพัฒนาร่วมคือการช่วยให้หน่วยธุรกิจพัฒนาความเชี่ยวชาญเมื่อเวลาผ่านไปและยังส่งมอบคุณค่า ตัวอย่างเช่น ทีมขายจําเป็นต้องกดดันเพื่อพัฒนารายงานค่าคอมมิชชันชุดใหม่ แต่ทีมขายยังไม่มีความรู้ในการดําเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยตัวเอง

โครงการร่วมพัฒนาสร้างความร่วมมือระหว่างหน่วยธุรกิจและ COE ในการจัดการนี้ หน่วยธุรกิจมีการลงทุนอย่างเต็มที่ มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างลึกซึง และถือว่าเป็นเจ้าของโครงการ

เวลาที่เกี่ยวข้องกับ COE จะลดลงเมื่อเวลาผ่านไปจนกว่าหน่วยธุรกิจจะได้รับความเชี่ยวชาญและพึ่งพาตนเองได้

Image shows expertise growing in the business unit as C O E involvement decreases over time, and is further described next.

ความเกี่ยวข้องที่ใช้งานอยู่ที่แสดงในไดอะแกรมด้านบนจะเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป ดังต่อไปนี้:

  • หน่วยธุรกิจ: เริ่มต้น 50% จนถึง 75% สุดท้ายอยู่ที่ 98% -100%
  • COE: เริ่มต้นที่ 50% ลดลงเป็น 25% สุดท้ายอยู่ที่ 0% -2%

ตามแนวคิดแล้วระยะเวลาของการมีส่วนร่วมลดลงทีละน้อยจะถูกระบุไว้ล่วงหน้าในโครงการ ด้วยวิธีนี้ทั้งหน่วยธุรกิจและ COE สามารถวางแผนไทม์ไลน์และพนักงานได้อย่างเพียงพอ

โครงการร่วมพัฒนาสามารถให้ประโยชน์ในระยะสั้นและระยะยาวได้อย่างมีนัยสําคัญ ในระยะสั้นการมีส่วนร่วมจาก COE มักจะส่งผลให้โซลูชันที่ได้รับการออกแบบและมีประสิทธิภาพดีขึ้นซึ่งเป็นไปตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและสอดคล้องกับมาตรฐานขององค์กร ในระยะยาว การพัฒนาร่วมช่วยเพิ่มพูนความรู้และความสามารถของผู้มีส่วนได้เสียภาคธุรกิจ ทําให้มีความเพียงพอต่อตนเองมากขึ้น และมีความมั่นใจมากขึ้นในการส่งมอบโซลูชัน BI แบบบริการตนเองที่มีคุณภาพในอนาคต

ข้อสำคัญ

โดยพื้นฐานแล้ว โครงการร่วมพัฒนาช่วยให้ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่าได้เรียนรู้วิธีการทําสิ่งต่าง ๆ ซึ่งจะลดความเสี่ยงที่จะต้องมีการปรับโครงสร้างใหม่ในภายหลัง และช่วยเพิ่มความสามารถสําหรับโซลูชันในการปรับมาตราส่วนและเติบโตเมื่อเวลาผ่านไป

การตรวจสอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

COE อาจเสนอบทวิจารณ์แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด การตรวจสอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับผู้สร้างเนื้อหาที่ต้องการตรวจสอบความถูกต้องของงานของตน นอกจากนี้ยังอาจเรียกว่าบริการคําแนะนําเวลาการให้คําปรึกษาภายใน หรือการตรวจสอบทางเทคนิค

ในระหว่างการตรวจสอบ ผู้เชี่ยวชาญจาก COE จะประเมินเนื้อหา Power BI แบบบริการตนเองที่พัฒนาโดยสมาชิกของชุมชน และระบุความเสี่ยงหรือโอกาสสําหรับการปรับปรุง รายการหัวข้อย่อยต่อไปนี้แสดงตัวอย่างบางส่วนเมื่อการตรวจสอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอาจเป็นประโยชน์:

  • ทีมขายมี แอป ที่พวกเขาตั้งใจจะแจกจ่ายให้กับผู้ใช้หลายพันคนทั่วทั้งองค์กร เนื่องจากแอปแสดงเนื้อหาที่มีความสําคัญสูงซึ่งแจกจ่ายให้กับผู้ชมจํานวนมาก พวกเขาต้องการได้รับการรับรอง กระบวนการมาตรฐานในการรับรองเนื้อหาประกอบด้วยการตรวจทานแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
  • ทีมการเงินต้องการกําหนดพื้นที่ทํางานให้กับความจุPremium จําเป็นต้องมีการตรวจทานเนื้อหาพื้นที่ทํางานเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติในการพัฒนาเสียง การตรวจทานชนิดนี้เป็นแบบทั่วไปเมื่อมีการใช้ความจุร่วมกันระหว่างหน่วยธุรกิจหลายหน่วย (ไม่จําเป็นต้องมีการตรวจทานเมื่อกําหนดความจุให้กับหน่วยธุรกิจเดียวเท่านั้น)
  • ทีมปฏิบัติงานกําลังสร้างโซลูชันใหม่ที่พวกเขาคาดว่าจะใช้กันอย่างแพร่หลาย พวกเขาต้องการขอรับการตรวจสอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดก่อนที่จะเข้าสู่การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (UAT) หรือก่อนที่จะส่งคําขอไปยังบอร์ดการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การตรวจสอบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดมักจะเน้นไปที่การออกแบบชุดข้อมูล แม้ว่าการตรวจสอบจะสามารถครอบคลุมวัตถุทุกประเภท (กระแสข้อมูล ชุดข้อมูล รายงาน หรือแอป)

ก่อนที่จะปรับใช้เนื้อหาไปยังบริการของ Power BI การตรวจทานแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอาจยืนยันว่า:

เมื่อมีการปรับใช้เนื้อหาไปยังบริการของ Power BIแล้ว การตรวจทานแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไม่จําเป็นต้องเสร็จสมบูรณ์ การตรวจทานส่วนที่เหลือให้เสร็จสิ้นอาจรวมถึงรายการเช่น:

การสนับสนุนที่ขยายเวลา

COE อาจเกี่ยวข้องกับปัญหาที่ซับซ้อนที่เลื่อนระดับจากฝ่ายช่วยเหลือเป็นครั้งคราวเป็นครั้งคราว สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูบทความการสนับสนุนผู้ใช้

หมายเหตุ

บริการให้คําปรึกษาอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมสําหรับองค์กรของคุณ การตอบสนองของคุณอาจเป็นเพราะผู้ใช้มักไม่ขอความช่วยเหลือโดยใช้เครื่องมืออย่างExcel ดังนั้นทําไมพวกเขาถึงใช้ Power BI คําตอบอยู่ในข้อเท็จจริงที่ว่า Power BI เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเป็นพิเศษ ซึ่งให้การเตรียมข้อมูลและความสามารถในการสร้างแบบจําลองข้อมูลนอกเหนือจากการแสดงข้อมูลด้วยภาพ ความซับซ้อนของเครื่องมือโดยธรรมชาติหมายความว่ามีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สําคัญในการพัฒนาความเชี่ยวชาญ การมีความสามารถในการช่วยเหลือและช่วยให้ผู้ใช้สามารถพัฒนาทักษะของตนเองได้อย่างมากและเพิ่มคุณภาพของโซลูชันของพวกเขา - ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงได้เช่นกัน

พอร์ทัลส่วนกลาง

พอร์ทัลแบบรวมศูนย์หรือฮับเดียวคือที่ที่ชุมชนผู้ใช้สามารถค้นหา:

  • เข้าถึงฟอรั่ม QA& ของชุมชน
  • ประกาศเรื่องความสนใจของชุมชน เช่น ฟีเจอร์ใหม่ และการอัปเดตแผนการเผยแพร่
  • ตารางเวลาและลิงก์การลงทะเบียนสําหรับเวลาทําการ อาหารกลางวันและการเรียนรู้ เซสชันการฝึกอบรม และการประชุมกลุ่มผู้ใช้
  • การประกาศการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญของวัตถุข้อมูลและบันทึกการเปลี่ยนแปลง (ถ้าเหมาะสม)
  • วิธีการขอความช่วยเหลือหรือการสนับสนุน
  • วัสดุการฝึกอบรม
  • เอกสารประกอบ เนื้อหาการเตรียมความพร้อม และคําถามที่ถามบ่อย (FAQ)
  • แนวทางและแนวทางการกํากับดูแลที่แนะนําโดย COE
  • แม่ แบบ
  • การบันทึกเซสชันการแชร์ความรู้
  • จุดเข้าใช้งานสําหรับการเข้าถึงกระบวนการที่มีการจัดการ เช่น การได้รับสิทธิ์การใช้งาน คําขอการเข้าถึง และการกําหนดค่าเกตเวย์

เคล็ดลับ

โดยทั่วไปแล้วชุมชนของคุณจะมีเพียง 10%-20% เท่านั้นที่จะออกไปค้นหาข้อมูลการฝึกอบรมและข้อมูลการศึกษา บุคคลประเภทเหล่านี้อาจพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นผู้สนับสนุน Power BI ของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ คนอื่น ๆ มักจะพยายามทํางานให้สําเร็จโดยเร็วที่สุดเพราะเวลาโฟกัสและพลังงานเป็นสิ่งจําเป็นที่อื่น ๆ ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องทําให้ข้อมูลเป็นเรื่องง่ายสําหรับผู้ใช้ชุมชนของคุณในการค้นหา

เป้าหมายคือการกํากับผู้ใช้ในชุมชนอย่างต่อเนื่องไปยังพอร์ทัลส่วนกลางเพื่อค้นหาข้อมูล ภาระผูกพันที่สอดคล้องกันสําหรับ COE คือเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ต้องการมีอยู่ในพอร์ทัลส่วนกลาง การปรับปรุงพอร์ทัลจําเป็นต้องมีวินัยเมื่อทุกคนไม่ว่าง

ในองค์กรขนาดใหญ่ อาจเป็นเรื่องยากที่จะใช้พอร์ทัลรวมศูนย์หนึ่งรายการ เมื่อไม่เป็นประโยชน์ที่จะรวมลงในพอร์ทัลเดียว ฮับแบบรวมศูนย์สามารถทําหน้าที่เป็นตัวรวมข้อมูลซึ่งมีลิงก์ไปยังตําแหน่งที่ตั้งอื่น ๆ

ข้อสำคัญ

แม้ว่าการบันทึกเวลาการค้นหาข้อมูลเป็นสิ่งสําคัญ เป้าหมายของพอร์ทัลแบบรวมศูนย์จะมากกว่านั้น การทําให้ข้อมูลพร้อมใช้เพื่อช่วยให้ชุมชนผู้ใช้ของคุณทําสิ่งที่ถูกต้อง พวกเขาควรจะสามารถหาข้อมูลในระหว่างหลักสูตรการทํางานปกติโดยมีแรงเสียดทานน้อยที่สุดเท่าที่จะทําได้ จนกว่าจะเป็นเรื่องง่ายที่จะทํางานให้เสร็จสมบูรณ์ภายในผู้ดูแลที่กําหนดโดยทีมกํากับดูแล COE และข้อมูล ผู้ใช้บางรายจะยังคงทํางานของพวกเขาให้เสร็จสมบูรณ์โดยหลีกเลี่ยงนโยบายที่วางไว้ เส้นทางที่แนะนําจะต้องเป็นเส้นทางของความต้านทานน้อยที่สุด การมีพอร์ทัลแบบรวมศูนย์สามารถช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้

ซึ่งต้องใช้เวลาสําหรับผู้ใช้ชุมชนในการคิดว่าพอร์ทัลส่วนกลางเป็นจุดหยุดแรกที่เป็นธรรมชาติสําหรับการค้นหาข้อมูล ซึ่งจะใช้การเปลี่ยนเส้นทางที่สม่ําเสมอไปยังพอร์ทัลเพื่อเปลี่ยนพฤติกรรม การส่งลิงก์ไปยังตําแหน่งเอกสารต้นฉบับในพอร์ทัลสร้างพฤติกรรมที่ดีกว่า ตัวอย่างเช่น รวมถึงคําตอบในการตอบกลับอีเมล ซึ่งเป็นความท้าทายแบบเดียวกันที่อธิบายไว้ในบทความการสนับสนุนผู้ใช้

การฝึกอบรม

ปัจจัยสําคัญสําหรับการเปิดใช้งานผู้ใช้ในชุมชน Power BI ได้สําเร็จคือการฝึกอบรม สิ่งสําคัญคือแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมที่เหมาะสมพร้อมใช้งานและค้นหาได้ง่าย แม้ว่าผู้ใช้บางรายจะกระตือรือร้นมากเกี่ยวกับ Power BI ที่พวกเขาจะพบข้อมูลและหาคําตอบด้วยตัวเอง แต่ก็ไม่เป็นความจริงสําหรับส่วนใหญ่ของชุมชนผู้ใช้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ชุมชนของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรการฝึกอบรมที่พวกเขาจําเป็นต้องประสบความสําเร็จไม่ได้หมายความว่าคุณจําเป็นต้องพัฒนาเนื้อหาการฝึกอบรมของคุณเอง การพัฒนาเนื้อหาการฝึกอบรมมักจะไม่ได้ผลเนื่องจากลักษณะของผลิตภัณฑ์มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว โชคดีที่สามารถใช้ทรัพยากรการฝึกอบรมได้มากมายในชุมชนทั่วโลก ชุดลิงก์ที่รวบรวมไว้นั้นมีความยาวเพื่อช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบและมุ่งเน้นความพยายามในการฝึกอบรมโดยเฉพาะสําหรับการฝึกอบรมเครื่องมือซึ่งมุ่งเน้นไปที่เทคโนโลยี ลิงก์ภายนอกทั้งหมดควรได้รับการตรวจสอบโดย COE เพื่อความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ ซึ่งเป็นโอกาสสําคัญสําหรับ COE ในการเพิ่มคุณค่าเนื่องจากผู้ถือผลประโยชน์ร่วม COE อยู่ในตําแหน่งที่เหมาะสมในการทําความเข้าใจความต้องการด้านการเรียนรู้ของชุมชนและเพื่อระบุและค้นหาแหล่งเนื้อหาการเรียนรู้ที่มีคุณภาพที่เชื่อถือได้

คุณจะพบผลตอบแทนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดจากการลงทุนด้วยการสร้างวัสดุการฝึกอบรมแบบกําหนดเองสําหรับกระบวนการ เฉพาะองค์กร ในขณะที่อาศัยเนื้อหาที่ผู้อื่นสร้างขึ้นสําหรับสิ่งอื่น นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการมีคลาสการฝึกอบรมสั้น ๆ ที่มุ่งเน้นหัวข้อต่าง ๆ เป็นหลัก เช่น วิธีการค้นหาเอกสาร การขอความช่วยเหลือ และการโต้ตอบกับชุมชน

เคล็ดลับ

หนึ่งในเป้าหมายของการฝึกคือการช่วยให้ผู้คนเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ในขณะที่ช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงนิสัยที่ไม่ดี ซึ่งอาจเป็นการดําเนินการปรับสมดุล ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการครอบงําผู้คนโดยการเพิ่มความซับซ้อนและแรงเสียดทานให้กับระดับเริ่มต้นสําหรับผู้สร้างรายงาน อย่างไรก็ตาม เป็นการลงทุนที่ยิ่งใหญ่ที่จะทําให้ผู้สร้างเนื้อหาใหม่ตระหนักถึงสิ่งที่อาจทําให้พวกเขาใช้เวลาพอเหมาะในการคิดออก ตัวอย่างที่เหมาะคือการสอนความสามารถในการใช้ การเชื่อมต่อสด กับรายงานจากชุดข้อมูลที่มีอยู่ โดยการสอนแนวคิดนี้ในเวลาที่ตรรกะแรกสุด คุณสามารถประหยัดผู้สร้างที่มีประสบการณ์น้อยกว่าที่คิดเสมอว่าพวกเขาต้องการชุดข้อมูลหนึ่งชุดสําหรับรายงานทั้งหมด (และสนับสนุนให้เกิดพฤติกรรมที่ดีของการนําชุดข้อมูลที่มีอยู่กลับมาใช้ใหม่ในรายงาน)

องค์กรขนาดใหญ่บางองค์กรประสบกับการโอนและการลาออกของพนักงานอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงบ่อยดังกล่าวส่งผลให้เกิดความจําเป็นที่เพิ่มขึ้นสําหรับชุดทรัพยากรการฝึกอบรมที่ทําซ้ําได้

แหล่งข้อมูลและวิธีการฝึกอบรม

มีแนวทางการฝึกอบรมมากมายเนื่องจากผู้คนเรียนรู้หลายวิธี ถ้าคุณสามารถตรวจสอบและวัดการใช้งานเนื้อหาการฝึกอบรมของคุณได้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าสิ่งใดที่ดีที่สุดเมื่อเวลาผ่านไป การฝึกอบรมบางอย่างอาจส่งมอบอย่างเป็นทางการมากขึ้น เช่น การฝึกอบรมในห้องเรียนด้วยแล็บแบบลงมือทํา การฝึกอบรมชนิดอื่น ๆ นั้นเป็นทางการน้อยลงเช่น:

  • อาหารกลางวันและเรียนรู้การนําเสนอ
  • วิดีโอวิธีการสั้น ๆ ที่กําหนดเป้าหมายไปยังเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง
  • ชุดที่รวบรวมของแหล่งข้อมูลออนไลน์
  • การนําเสนอภายในกลุ่มผู้ใช้
  • ความท้าทายหนึ่งชั่วโมง หนึ่งสัปดาห์ หรือหนึ่งเดือน
  • เหตุการณ์สไตล์ Hackathon

ข้อดีของการส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ระหว่างเพื่อนร่วมงานอธิบายไว้ในบทความชุมชนของการปฏิบัติ

เคล็ดลับ

เมื่อใดก็ตามที่มีการนําไปใช้จริง การเรียนรู้ควรสัมพันธ์กับการสร้างสิ่งที่สื่อความหมายและสมจริง อย่างไรก็ตาม ข้อมูลตัวอย่างอย่างง่ายจะมีค่าในระหว่างหลักสูตรการฝึกอบรม ซึ่งช่วยให้ผู้เรียนมุ่งเน้นไปที่วิธีการใช้เทคโนโลยีมากกว่าข้อมูลเอง หลังจากจบเซสชันเกริ่นนํา ให้พิจารณาเสนอประเภทข้อมูลของคุณเอง เซสชันประเภทเหล่านี้กระตุ้นให้ผู้เรียนใช้ทักษะทางเทคนิคใหม่ของพวกเขากับปัญหาทางธุรกิจจริง ลองรวมผู้อํานวยความสะดวกหลายคนจาก COE ในช่วงเซสชันการติดตามผลประเภทนี้เพื่อให้สามารถตอบคําถามได้อย่างรวดเร็ว

ชนิดของผู้ใช้ที่คุณอาจกําหนดเป้าหมายสําหรับการฝึกอบรมประกอบด้วย:

  • ผู้บริโภคเนื้อหา
  • ผู้สร้างรายงาน
  • ผู้สร้างข้อมูล (ชุดข้อมูลและกระแสข้อมูล)
  • เจ้าของเนื้อหา ผู้เชี่ยวชาญเรื่อง และผู้ดูแลระบบพื้นที่ทํางาน
  • สมาชิก COE บริวารและเครือข่ายแชมเปี้ยน
  • ผู้ดูแลระบบ Power BI

ข้อสำคัญ

ผู้ใช้แต่ละประเภทแสดงถึงผู้ชมที่แตกต่างกันที่มีความต้องการในการฝึกอบรมที่แตกต่างกัน COE จะต้องระบุว่าจะตอบสนองความต้องการของผู้ชมแต่ละรายได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น ผู้ชมคนเดียวอาจพบว่าระดับการแนะนํามาตรฐานPower BI Desktopล้นหลามในขณะที่อีกคนหนึ่งต้องการข้อมูลที่มีความท้าทายมากขึ้นด้วยความลึกและรายละเอียด หากคุณมีจํานวนผู้สร้างเนื้อหา Power BI ที่หลากหลาย ให้พิจารณาสร้างบุคลกรและปรับแต่งประสบการณ์เพื่อขอบเขตที่ใช้งานได้จริง

ความสําเร็จของการฝึกอบรมอาจเป็นตัวบ่งชี้ชั้นนําสําหรับความสําเร็จด้วยการปรับใช้ของผู้ใช้ บางองค์กรให้ป้ายเช่น เข็มขัดสีน้ําเงิน หรือ เข็มขัดสีดําเมื่อผู้คนดําเนินการผ่านโปรแกรมการฝึกอบรม

ให้ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับวิธีการที่คุณต้องการจัดการผู้ใช้ในขั้นตอนต่าง ๆ ของการปรับใช้ผู้ใช้ การฝึกอบรมสําหรับผู้ใช้ใหม่ (บางครั้งเรียกว่า ศูนย์วันการฝึกอบรม) และสําหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่าจะแตกต่างกันมากในการฝึกอบรมสําหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มากกว่า

วิธีที่ COE ลงทุนเวลาในการสร้างและบ่มวัสดุการฝึกอบรมจะเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไปเมื่อเริ่มนํามาใช้และความเจริญเติบโต นอกจากนี้คุณอาจพบว่าเมื่อเวลาผ่านไปผู้สนับสนุนชุมชนบางคนต้องการเรียกใช้ชุดชั้นเรียนการฝึกอบรมที่ปรับให้เหมาะสมของตนเองภายในหน่วยธุรกิจที่ทํางานได้

แหล่งข้อมูลสําหรับเนื้อหาการฝึกอบรม Power BI ที่เชื่อถือได้

ชุดทรัพยากรออนไลน์ที่รวบรวมไว้นั้นมีประโยชน์เพื่อช่วยให้สมาชิกในชุมชนมุ่งเน้นและมุ่งความพยายามของพวกเขาไปที่สิ่งสําคัญ แหล่งข้อมูลการฝึกอบรมที่พร้อมใช้งานแบบสาธารณะที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์ได้แก่:

พิจารณาการใช้Microsoft Viva Learning ซึ่งถูกรวมเข้ากับMicrosoft Teams ซึ่งรวมถึงเนื้อหาจากแหล่งข้อมูล เช่น Microsoft Learn และ LinkedIn Learning คุณสามารถรวมเนื้อหาแบบกําหนดเองที่องค์กรของคุณสร้างขึ้นได้เช่นกัน

นอกเหนือจากเนื้อหา Microsoft และเนื้อหาแบบกําหนดเองที่องค์กรของคุณสร้างขึ้น คุณอาจเลือกที่จะให้ชุดลิงก์ที่แนะนําไปยังแหล่งข้อมูลออนไลน์ที่เชื่อถือได้แก่ผู้ใช้ของคุณ มีวิดีโอ บล็อก และบทความมากมายที่ผลิตโดยชุมชนทั่วโลก ชุมชนนี้ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญของ Power BI อาชีพที่มีคุณค่ามากที่สุดของ Microsoft (MVP) และผู้ที่ชื่นชอบ การให้เส้นทางการเรียนรู้ที่รวบรวมไว้ซึ่งประกอบด้วยแหล่งข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ที่มีชื่อเสียง ปัจจุบัน และมีคุณภาพสูงจะช่วยสร้างคุณค่าสูงสุดให้แก่ชุมชนผู้ใช้ของคุณ

ถ้าคุณทําการลงทุนเพื่อสร้างการฝึกอบรมภายในบ้านแบบกําหนดเอง ให้พิจารณาการสร้างเนื้อหาสั้นๆ ที่กําหนดเป้าหมายที่มุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาเฉพาะด้านหนึ่ง ทําให้การฝึกอบรมง่ายต่อการค้นหาและใช้ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการบํารุงรักษาและอัปเดตเมื่อเวลาผ่านไป

เคล็ดลับ

เมนู 'บริการช่วยเหลือและวิธีใช้' ในบริการของ Power BIสามารถกําหนดเองได้ เมื่อตําแหน่งที่ตั้งแบบรวมศูนย์ของคุณสําหรับเอกสารการฝึกอบรมใช้งานได้ ให้อัปเดต การตั้งค่าผู้เช่าในพอร์ทัลผู้ดูแลระบบ ด้วยลิงก์ จากนั้นสามารถเข้าถึงลิงก์ได้จากเมนูเมื่อผู้ใช้เลือกตัวเลือกรับความช่วยเหลือ นอกจากนี้ อย่าลืมสอนผู้ใช้เกี่ยวกับแท็บริบบอน วิธีใช้ ในPower BI Desktop ซึ่งรวมถึงลิงก์ไปยังการเรียนรู้พร้อมคําแนะนํา วิดีโอการฝึกอบรม เอกสารประกอบ และอื่น ๆ อีกมากมาย

เอกสาร

เอกสารที่กระชับและเขียนออกมาอย่างดีอาจเป็นความช่วยเหลือที่สําคัญสําหรับผู้ใช้ที่พยายามทําสิ่งต่าง ๆ ให้ลุล่วง ความต้องการของคุณสําหรับเอกสารประกอบและวิธีการจัดส่งจะขึ้นอยู่กับวิธีการจัดการ Power BI ในองค์กรของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูบทความ ความเป็นเจ้าของเนื้อหาและการจัดการ

บางแง่มุมของ Power BI มีแนวโน้มที่จะจัดการโดยทีมส่วนกลาง เช่น COE เอกสารประเภทต่อไปนี้มีประโยชน์ในสถานการณ์เหล่านี้:

  • วิธีการขอใบอนุญาตใช้งาน Power BI (และไม่ว่าจะมีข้อกําหนดสําหรับการอนุมัติจากผู้จัดการหรือไม่)
  • วิธีการร้องขอความจุPremiumใหม่
  • วิธีการร้องขอพื้นที่ทํางานใหม่
  • วิธีการร้องขอพื้นที่ทํางานจะถูกเพิ่มไปยังความจุPremium
  • วิธีการร้องขอการเข้าถึงแหล่งข้อมูลเกตเวย์
  • วิธีการร้องขอการติดตั้งซอฟต์แวร์

เคล็ดลับ

สําหรับกิจกรรมบางอย่างซ้ําแล้วซ้ําอีก พิจารณาทําให้กิจกรรมเหล่านั้นเป็นอัตโนมัติโดยใช้Power AppsและPower Automate ในกรณีนี้ เอกสารประกอบของคุณจะรวมไปถึงวิธีการเข้าถึงและใช้ฟังก์ชันการทํางานของ Power Platform

ด้านอื่น ๆ ของ Power BI สามารถจัดการได้โดยผู้ใช้แบบบริการตนเอง ทีมแบบกระจายอํานาจ หรือโดยทีมส่วนกลาง เอกสารประเภทต่อไปนี้อาจแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับบุคคลที่เป็นเจ้าของและจัดการเนื้อหา:

  • วิธีการร้องขอรายงานใหม่
  • วิธีการร้องขอการปรับปรุงรายงาน
  • วิธีการขอสิทธิ์การเข้าถึงชุดข้อมูล
  • วิธีการร้องขอการปรับปรุงชุดข้อมูล

เคล็ดลับ

เมื่อวางแผนสําหรับพอร์ทัลส่วนกลาง ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้าในบทความนี้ วางแผนวิธีการจัดการสถานการณ์เมื่อจําเป็นต้องกําหนดคําแนะนําหรือนโยบายการกํากับดูแลสําหรับหน่วยธุรกิจอย่างน้อยหนึ่งหน่วย

นอกจากนี้ยังมีการตัดสินใจ ด้านการกํากับดูแล บางอย่างที่ทําและควรจัดทําเป็นเอกสารเช่น:

  • วิธีการร้องขอเนื้อหาที่ได้รับการรับรอง
  • ตําแหน่งที่เก็บข้อมูลไฟล์ที่ได้รับอนุมัติคืออะไร
  • ข้อกําหนดการเก็บรักษาข้อมูลและการล้างข้อมูลคืออะไร
  • ข้อกําหนดในการจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลระบุตัวตนส่วนบุคคล (PII) มีอะไรบ้าง

เอกสารควรอยู่ในพอร์ทัลส่วนกลางของคุณ ซึ่งเป็นตําแหน่งที่ตั้งที่สามารถค้นหาได้โดยผู้ใช้จะทํางานอยู่แล้ว ทั้งTeamsหรือSharePointทํางานได้ดีมาก การสร้างเอกสารประกอบในหน้า wiki ใดหน้าหนึ่งหรือในเอกสารสามารถทํางานได้ดีพอ ๆ กัน โดยมีการจัดระเบียบเนื้อหาไว้เป็นอย่างดีและง่ายต่อการค้นหา เอกสารสั้นกว่าที่มุ่งเน้นไปที่หนึ่งหัวข้อมักจะใช้งานเอกสารได้ง่ายกว่าเอกสารที่ครอบคลุมและยาวกว่า

ข้อสำคัญ

หนึ่งในเอกสารที่มีประโยชน์ที่สุดที่คุณสามารถเผยแพร่สําหรับชุมชนได้คือคําอธิบาย เกี่ยวกับการตั้งค่าผู้เช่า และการเป็นสมาชิกกลุ่มที่จําเป็นสําหรับการตั้งค่าผู้เช่าแต่ละราย ผู้ใช้อ่านเกี่ยวกับคุณลักษณะและฟังก์ชันการทํางานแบบออนไลน์ และบางครั้งพบว่าไม่สามารถใช้ได้กับพวกเขา เมื่อพวกเขาสามารถค้นหาการตั้งค่าผู้เช่าขององค์กรของคุณได้อย่างรวดเร็ว ก็สามารถบันทึกไว้จากการหงุดหงิดและพยายามแก้ไขปัญหาชั่วคราว เอกสารประกอบที่มีประสิทธิภาพสามารถลดจํานวนตั๋วความช่วยเหลือที่ส่งได้ นอกจากนี้ยังสามารถลดจํานวนบุคคลที่จําเป็นต้องได้รับมอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบ Power BI (ที่อาจมีบทบาทนี้เพียงเพื่อวัตถุประสงค์ในการดูการตั้งค่า)

เมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจเลือกที่จะอนุญาตให้ชุมชนเก็บเอกสารบางส่วนไว้ได้หากคุณสมัครเป็นอาสาสมัคร ในกรณีนี้ คุณอาจต้องการแนะนํากระบวนการอนุมัติสําหรับการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณเห็นคําถามซ้ํา ๆ เกิดขึ้นในฟอรั่ม QA& (ตามที่อธิบายไว้ในบทความ การสนับสนุนผู้ใช้ ) ในช่วงเวลาทําการหรือในระหว่างอาหารกลางวันและการเรียนรู้เป็นตัวบ่งชี้ที่ดีว่าการสร้างเอกสารใหม่อาจเหมาะสม เมื่อมีเอกสารอยู่ จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานสามารถอ้างอิงเอกสารได้เมื่อจําเป็น ซึ่งให้การสนับสนุนผู้ใช้และชุมชนที่ยั่งยืนในตัวเอง

เคล็ดลับ

เมื่อสร้างเอกสารประกอบแบบกําหนดเองหรือเอกสารการฝึกอบรม ให้อ้างอิงไซต์ Microsoft ที่มีอยู่โดยใช้ลิงก์เมื่อเป็นไปได้ เนื่องจาก Power BI อยู่ในสถานะต่อเนื่องของวิวัฒนาการ การดําเนินการนี้จะช่วยลดระดับการบํารุงรักษาเอกสารที่จําเป็นเมื่อเวลาผ่านไป

แม่แบบ

เทมเพลต Power BI คือไฟล์ .pbit ซึ่งสามารถระบุเป็นจุดเริ่มต้นสําหรับผู้สร้างเนื้อหาได้ ซึ่งจะเหมือนกับไฟล์ .pbix ซึ่งสามารถมีคิวรี แบบจําลองข้อมูล และรายงาน แต่มีข้อยกเว้นหนึ่งข้อ: ไฟล์เทมเพลตไม่มีข้อมูลใด ๆ ดังนั้นจึงเป็นไฟล์ขนาดเล็กที่สามารถแชร์กับชุมชนได้ และไม่มีความเสี่ยงต่อการแชร์ข้อมูลที่ไม่เหมาะสม

การให้ไฟล์เทมเพลต Power BI สําหรับชุมชนของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมเพื่อ:

  • เลื่อนระดับความสอดคล้อง
  • ลดเส้นโค้งการเรียนรู้
  • แสดงตัวอย่างที่ดีและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
  • เพิ่มประสิทธิภาพ

ไฟล์เทมเพลต Power BI สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและช่วยให้ผู้คนได้เรียนรู้ในระหว่างการทํางานตามปกติ สองสามวิธีที่ไฟล์เทมเพลตมีประโยชน์ได้แก่:

  • รายงานสามารถใช้ตัวอย่างของแนวทางปฏิบัติในการแสดงภาพที่ดีได้
  • รายงานสามารถรวมการสร้างแบรนด์ขององค์กรและมาตรฐานการออกแบบ
  • ชุดข้อมูลสามารถรวมโครงสร้างสําหรับตารางที่ใช้กันทั่วไป เช่น ตารางวันที่
  • สามารถรวมการคํานวณ DAX ที่เป็นประโยชน์ได้ เช่น การคํานวณปีต่อปี (YoY)
  • สามารถรวมพารามิเตอร์ทั่วไปได้ เช่น สตริงการเชื่อมต่อแหล่งข้อมูล
  • ตัวอย่างของเอกสารรายงานและ/หรือชุดข้อมูลสามารถรวมไว้ได้

หมายเหตุ

การให้เทมเพลตไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาของผู้สร้างเนื้อหาของคุณ แต่ยังช่วยให้พวกเขาย้ายไปยังหน้าว่างเปล่าในโซลูชันที่ว่างเปล่าได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย

ข้อควรพิจารณาและการดําเนินการที่สําคัญ

ข้อควรพิจารณาและการดําเนินการสําคัญที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างหรือปรับปรุง การให้คําปรึกษา และการเปิดใช้งานผู้ใช้:

  • สร้างเวลาทําการปกติอย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์ (ขึ้นอยู่กับความต้องการจากผู้ใช้รวมถึงพนักงานและข้อจํากัดในการจัดกําหนดการ)
  • ตัดสินใจว่าคุณจะสื่อสารและโฆษณาชั่วโมงทํางานให้กับชุมชนผู้ใช้อย่างไร
  • ตัดสินใจว่าความคาดหวังจะเป็นอย่างไรสําหรับเวลาทําการ รวมถึงหัวข้อหรือชนิดของปัญหาที่ได้รับอนุญาต ที่ผู้ใช้สามารถนํามาใช้ วิธีที่คิวของคําขอจะทํางาน ถ้าข้อมูลใด ๆ ควรส่งล่วงหน้า และไม่ว่าจะมีการติดตามผลในภายหลังหรือไม่
  • นอกเหนือจากเวลาทําการแล้ว ให้พิจารณาว่า COE สามารถให้บริการพี่เลี้ยงประเภทอื่น ๆ ได้เช่น โครงการร่วมพัฒนาหรือการทบทวนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
  • สร้างพอร์ทัลแบบรวมศูนย์เพื่อทําหน้าที่เป็นฮับสําหรับการฝึกอบรม เอกสาร ประกอบ และทรัพยากรของ Power BI พอร์ทัลแบบรวมศูนย์ควรมีลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลชุมชนอื่น ๆ เช่น ฟอรัม QA& และวิธีการค้นหาความช่วยเหลือ
  • รวบรวมรายชื่อแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมที่น่าเชื่อถือซึ่งกําหนดเป้าหมายความต้องการและความสนใจของชุมชนผู้ใช้ของคุณ โพสต์รายการในพอร์ทัลส่วนกลางและสร้างกําหนดการเพื่อตรวจสอบและตรวจสอบรายการ
  • พิจารณาว่าแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมภายในบ้านแบบกําหนดเองใดจะมีประโยชน์และคุ้มค่ากับการลงทุนเวลา
  • สร้างและเลื่อนระดับรายการ 3-5 อันดับแรกของเอกสารประกอบและแหล่งข้อมูลที่จะเป็นประโยชน์มากที่สุดสําหรับชุมชนผู้ใช้

ระดับวันครบกําหนด

ระดับความครบกําหนดต่อไปนี้จะช่วยให้คุณประเมินสถานะปัจจุบันของพี่เลี้ยงและการเปิดใช้งานผู้ใช้ของคุณ:

ระดับ สถานะของการพี่เลี้ยงและการเปิดใช้งานผู้ใช้ Power BI
100: เริ่มต้น เอกสารประกอบและแหล่งข้อมูลบางอย่างมีอยู่แม้ว่าจะเป็นแบบแยกส่วนและไม่สอดคล้องกัน

มีผู้ใช้เพียงไม่กี่รายที่ทราบหรือใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีอยู่
200: ทําซ้ําได้ มีพอร์ทัลแบบรวมศูนย์ที่มีไลบรารีของการฝึกอบรม เอกสาร ประกอบ และทรัพยากร

เวลาOfficeจัดขึ้นเป็นประจํา
300: กําหนด พอร์ทัลส่วนกลางเป็นฮับหลักสําหรับสมาชิกในชุมชนเพื่อค้นหาข้อมูล

โปรแกรมการให้คําปรึกษาทักษะของ COE มีไว้เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ในชุมชนด้วยวิธีต่าง ๆ
400: มีความสามารถ แหล่งข้อมูลในพอร์ทัลส่วนกลางมักถูกอ้างอิงจากผู้สนับสนุนและสมาชิกชุมชนเมื่อสนับสนุนและเรียนรู้จากกันและกัน

หน่วยธุรกิจมีส่วนร่วมเป็นประจํากับ COE และใช้ประโยชน์จากโปรแกรมการให้คําปรึกษาทักษะ คุณค่าทางธุรกิจที่จับต้องได้ได้รับจากโปรแกรม
500: มีประสิทธิภาพ เอกสารประกอบและแหล่งข้อมูลได้รับการอัปเดตและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดย COE ตามบทเรียนที่ได้เรียนรู้

ขั้นตอนถัดไป

ใน บทความถัดไป ในชุดแผนงานการปรับใช้ Power BI เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับชุมชนของการฝึกฝน