Klargjør for overføring til Power BI

Denne artikkelen beskriver handlinger du kan vurdere før du overfører til Power BI.

Bilde som viser trinnene i en Power BI-overføring. Trinnene som skal utføres på forhånd er uthevet i denne artikkelen.

Obs!

For en fullstendig forklaring av grafikken ovenfor, kan du se Power BI – overføringsoversikt.

Trinnene som skal utføres for overføring legger vekt på planlegging i forkant, noe som er en viktig forberedelse før du går gjennom de fem migreringsfasene. De fleste trinnene som skal gjøres før overføring vil forekomme én gang, men for større organisasjoner kan enkelte deler bli gjentatt for hver forretningsenhet eller hvert avdelingsområde.

Utdataene fra forhånds-trinnene inkluderer en initiell styringsmodell, initiell distribusjonplanlegging på høyt nivå, i tillegg til en oversikt over rapporter og data som skal overføres. Ytterligere informasjon fra aktiviteter i fase 1, 2 og 3 er nødvendig for fullstendig beregning av arbeidsnivået for overføring av enkeltløsninger.

Tips!

De fleste emnene som beskrives i denne artikkelen, gjelder også for et standard Power BI-implementeringsprosjekt.

Lage kost/nyttelsanalyse og evaluering

Flere av de viktigste vurderingene i løpet av den første evalueringen inkluderer å skaffe:

  • Klarhet i forretningstilfelle og BI-strategi for å nå et bestemt ønsket fremtidig status.
  • Klarhet i hva suksess betyr, og hvordan du kan måle fremdrift og suksess for overføringsinitiativet.
  • Kostnadsestimater og beregningsresultater på avkastning på investering.
  • Vellykkede resultater for flere produktive Power BI initiativer som er mindre i omfangs- og kompleksitetsnivå.

Identifiser interessenter og lederstøtte

Flere vurderinger for identifisering av interessenter inkluderer:

  • Sørg for at du er på linje med interessenter i forretningstilfellet og BI-strategien.
  • Inkluder representanter fra flere forretningsenheter – selv om innholdet deres er planlagt migrert på et senere tidspunkt – for å forstå deres motivasjoner og problemer.
  • Involver mestre i Power BI tidlig.
  • Opprett og følg en kommunikasjonsplan med interessenter.

Tips!

Hvis du er frykter du begynner å overkommunisere, er det sannsynligvis akkurat passe.

Generer initiell styringsmodell

Flere nøkkelelementer som bør adresseres tidlig i en Power BI-implementering, inkluderer:

  • Bestemte mål for aksept for Power BI og hvor Power BI passer inn i den totale BI-strategien for organisasjonen.
  • Hvordan rollen som Power BI administrator skal håndteres, spesielt i desentraliserte organisasjoner.
  • Policyer relatert til å oppnå klarerte data: bruk av sentrale datakilder, adressering av data kvalitetsproblemer og bruk av konsistent terminologi og felles definisjoner.
  • Sikkerhets- og data-personvernstrategi for datakilder, datamodeller, rapporter og levering av innhold til interne og eksterne brukere.
  • Hvordan interne og eksterne samsvarskrav, forskrifter og revisjonskrav blir oppfylt.

Viktig!

Den mest effektive styringsmodellen søker å balansere brukermuligheter med det nødvendige kontrollnivået. For mer informasjon, kan du lese om kjernen i disiplinen og fleksibilitet på kanten.

Foreta initiell distribusjonsplanlegging

Initiell distribusjonsplanlegging innebærer å definere standarder, policyer og preferanser for organisasjonens Power BI-implementering.

Merk at trinn 2 refererer til distribusjonsplanlegging på løsningsnivå. Trinn 2-aktiviteter bør respektere avgjørelsene på organisasjonsnivå når det er mulig.

Noen kritiske elementer som bør adresseres tidlig i en Power BI-implementering, inkluderer:

  • Beslutninger om innstillinger for Power BI-leier, som skal dokumenteres.
  • Beslutninger om administrasjon av arbeidsområde, som skal være dokumentert.
  • Vurderinger og preferanser relatert til data og metoder for innholdsdistribusjons, som for eksempel apper, arbeidsområder, deling, abonnementer og innebygging av innhold.
  • Preferanser relatert til datasett-modi, for eksempel bruk av import-modus, DirectQuery-modus eller kombinasjon av de to modiene i en sammensatt modell.
  • Sikre data og tilgang.
  • Arbeid med delte datasett for gjenbruk.
  • Bruk av data-sertifisering for å fremme bruken av sentrale og pålitelige data.
  • Bruk av ulike rapporttyper, inkludert Power BI-rapporter, Excel-rapporter eller sideinndelte rapporter for ulike brukstilfeller eller forretningsenheter.
  • Metoder for endringshåndtering for administrasjon av sentraliserte BI-artefakter og forretningsadministrerte BI-artefakter.
  • Opplæringsplaner for forbrukere, datamodellerere, rapportforfattere, og administratorer.
  • Støtte for innholdsforfattere ved hjelp av Power BI Desktop-maler, egendefinerte visualobjekter, og dokumenterte standarder for rapportutforming.
  • Prosedyrer og prosesser for å administrere brukerkrav, som for eksempel å be om nye lisenser, legge til nye gateway-datakilder, få tilgang til gateway-datakilder, be om nye arbeidsområder, endringer i tillatelser for arbeidsområde, og andre vanlige behov som kan oppstå regelmessig.

Viktig!

Planlegging av distribusjon er en gjentakende prosess. Distribusjonsavgjørelser blir raffinert og forbedres mange ganger ettersom organisasjonens erfaring med Power BI vokser, og ettersom Power BI utvikles. Avgjørelsene som tas i løpet av denne prosessen, brukes under planlegging av distribusjon på løsningsnivå, som omtales i Trinn 2 av overføringsprosessen.

Etabler initiell arkitektur

BI-løsningsarkitektur vil utvikles og modnes over tid. Power BI-konfigurasjonsoppgaver som må håndteres umiddelbart inkluderer:

Definere suksesskriterier for overføring

Den første oppgaven er å forstå hva som innebærer suksess ved overføring av en individuell løsning. Spørsmål du kan spørre, inkluderer:

  • Hva er de spesifikke motivasjonene og målsettingene for denne overføringen? For mer informasjon, kan du se Power BI overføringsoversikt (Vurdere grunner til overføring). Denne artikkelen beskriver de vanligste grunnene for å overføre til Power BI. Målene bør i stor grad angis på organisasjonsnivå. Utover dette kan det hende at flytting av én eldre BI-løsning drar betydelig nytte av kostnadsbesparelser, mens overføring av en annen eldre BI-løsning kan fokusere på å fordeler med optimalisering av arbeidsflyt.
  • Hva er den forventede kost/nytte eller avkastning på investering for denne overføringen? Å ha en klar forståelse av forventninger til kostnader, økt funksjonalitet, redusert kompleksitet eller økt fleksibilitet, er nyttig for å måle suksess. Den kan gi førende prinsipper for å hjelpe deg med å ta avgjørelser i løpet av overføringsprosessen.
  • Hvilke KPIer (Key Performance Indicators) skal brukes til å måle suksess? Listen nedenfor viser noen eksempler på KPI-er:
    • Antall rapporter som er gjengitt fra eldre BI-plattformen, som reduseres måned for måned.
    • Antall rapporter som rapporter fra Power BI, som øker måned for måned.
    • Antallet Power BI-rapportforbrukere, som øker per kvartal.
    • Prosentandel av rapporter som er overført til produksjon etter måldato.
    • Kostnadsreduksjon i lisensieringskostnader per år.

Tips!

Power BI-aktivitetslogg kan brukes som en kilde for måling av KPI-fremdrift.

Klargjøre innholdsliste for eksisterende rapporter

Å klargjøre en innholdsliste over eksisterende rapporter i den eldre BI-plattformen er et kritisk trinn for å forstå hva som allerede finnes. Resultatet av dette trinnet er inndata for å vurdere overføringens innsatsnivå. Aktiviteter relatert til klargjøring av en innholdsliste kan inkludere:

  1. Oversikt over rapporter: Sett sammen en liste over rapporter og instrumentbord som er overføringskandidater.
  2. Oversikt over datakilder: Sett sammen en liste over alle datakilder som brukes av eksisterende rapporter. Den bør inneholde både datakilder på virksomhetsnivå, samt avdelings- og personlige datakilder. Denne prosessen kan avdekke datakilder som ikke er kjent for IT-avdelingen tidligere, ofte referert til som skygge-IT.
  3. Revisjonslogg: Skaff data fra den eldre overvåkingsloggen for BI-plattformen for å forstå bruksmønstre og hjelp med prioritering. Viktig informasjon å hente fra revisjonsloggen inkluderer:
    • Gjennomsnittlig antall ganger hver rapport ble utført per uke/måned/kvartal.
    • Gjennomsnittlig antall forbrukere per rapport per uke/måned/kvartal.
    • Forbrukere for hver rapport, særlige rapporter som brukes av ledere.
    • Den siste datoen hver rapport ble utført.

Obs!

I mange tilfeller overføres ikke innholdet til Power BI nøyaktig som det er. Overføringen representerer en mulighet for omforming av dataarkitekturen og/eller forbedre rapportleveransen. Å sette sammen en oversikt over rapporter er avgjørende for å forstå hva som finnes for øyeblikket, slik at du kan begynne å vurdere hva som skal lages på nytt. Resten av artiklene i denne serien beskriver mulige forbedringer i mer detalj.

Utforsk alternativer for automasjon

Det er ikke mulig å fullstendig automatisere en konverteringsprosess til Power BI ende-til-ende.

Å sette sammen den eksisterende beholdningen av data og rapporter er en mulig kandidat for automatisering når du har et eksisterende verktøy som kan gjøre det for deg. Graden av automatisering som kan brukes til enkelte deler av overføringsprosessen – for eksempel å lage en liste over hva som eksisterer – det avhenger mye av verktøyene du har.

Neste trinn

I den neste artikkelen i denne serien om Power BI-overføring kan du lære om Trinn 1, som handler om å samle og prioritere krav ved overføring til Power BI.

Andre nyttige ressurser inkluderer:

Erfarne Power BI-partnere er tilgjengelige for å hjelpe organisasjonen din til å lykkes med overføringsprosessen. For å engasjere en Power BI-partner kan du besøke partnerportalen for Power BI.