SharePoint 中的資訊管理和控管
適用于：
2013 2019 訂閱版本 
Microsoft 365 中的 SharePoint
您將如何控管組織中的資訊，例如文件、清單、網站及網頁？ 您如何讓資訊達到最大的可用性和可管理性？ 誰可以存取哪些資訊？ 您如何讓資訊可供內部和外部使用以及誰可以使用？
什麼是資訊架構？
資訊架構會決定該網站或解決方案中的資訊 (即網頁、文件、清單及資料) 組織和呈現給網站使用者的方式。 資訊架構的記錄形式通常是內容、搜尋關鍵字、資料類型與其他概念的階層清單。
請評估貴組織的資訊架構，盡量使其有效率：完整評估貴組織的資訊架構有助於您識別可提高效率之處，例如：
使用中繼資料，讓搜尋及比較相關的資料與內容變得更容易進行。
管理版本和記錄，確保您可以分清哪個版本的文件是授權版本。
適當將資訊分門別類及儲存，讓決策者可以找到並倚賴正確的資料。
設計導覽並呈現資訊，讓使用者可以找到重要的網站與資訊。
將您的資訊架構與您環境的搜尋策略整合，讓使用者可以找到正確資訊。 資訊架構包括架構與網站地圖、搜尋和導覽、受管理中繼資料標記以及內容類型。
定義發佈策略：分配編寫工作並使用跨網站發佈，以控制網站設計與內容顯示。
良好的資訊架構可支援下列目標：
可管理 IT 小組是否可以有效實作及管理資訊？
符合需求 資訊架構是否符合法規需求、隱私權需求及安全性目標？
提升商業效率 架構是否可增進貴組織的效率？
設計網站或解決方案時，需要自問的問題如下：
| 問題 | 詳細資訊 |
|---|---|
| 如何呈現資料？ |
Plan for business intelligence in SharePoint 2013 |
| 網站使用者如何瀏覽？ |
SharePoint Server 中的網站導覽概觀 |
| 如何設定及最佳化搜尋？ |
SharePoint Server 的搜尋架構概觀 |
| 可以如何組織內容，讓搜尋傳回有用的結果？ |
針對 SharePoint Server 中的搜尋來組織內容的最佳做法 |
| 網站上將存放何種類型的內容？ |
Plan content types and workflows in SharePoint 2013和規劃 SharePoint Server 的網際網路、內部網路及外部網路發佈網站 |
| 如何標記內容和管理中繼資料？ |
在 SharePoint Server 中規劃受管理的中繼資料 |
| 網站上是否有任何內容具有獨特的安全性需求？ |
SharePoint Server 中的網站和內容權限規劃 |
| 詞彙的授權來源為何？ |
在 SharePoint Server 2013 中規劃字詞與字詞組 |
| 如何針對特定對象顯示相關資訊？ |
選取目標對象及內容規劃 (SharePoint Server 2010) |
| 網站是否需要有語言特定或產品特定版本？ |
SharePoint Server 中的變化概觀 |
| 誰將撰寫網站內容？您將使用何種方法來發佈該內容？ |
在 SharePoint Server 中發佈至網際網路、內部網路及外部網路網站的功能概觀 |
資訊存取
設計解決方案和網站時，務必要考量內容的存取。 這會與您考量整個環境時的 IT 控管重疊。 請自問下列問題：
資訊管理：權限和對象
| 問題 | 詳細資訊 |
|---|---|
| 網站中的權限該採什麼樣的結構？ |
SharePoint 2013 的網站權限概觀 |
| 如何針對特定對象顯示相關內容？ |
選取目標對象及內容規劃 (SharePoint Server 2010) |
| 是否應該使用資訊版權管理 (IRM) 來保護內容？ |
規劃資訊版權管理 (SharePoint Server 2010) |
IT 控管：存取
| 問題 | 詳細資訊 |
|---|---|
| 如何讓此內容可供外部使用者使用？ |
SharePoint Server 設計範例：公司入口網站及外部網站 |
| 如何確保僅授權予有需要的人？ |
Security and permissions (SharePoint 2013) |
資訊管理工具
請使用資訊管理工具來控管資訊，包括下列工具：
| 工具 | 詳細資訊 |
|---|---|
| 針對文件中心和網站頁面使用工作流程與核准機制，只要是有存放官方文件的位置都要。 |
在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程 |
| 針對發佈網站使用核准機制以控制頁面。 |
規劃 SharePoint Server 的網際網路、內部網路及外部網路發佈網站 和 Plan content types and workflows in SharePoint 2013 |
| 使用版本歷程記錄和版本控制來維護歷程記錄和主控文件。 |
在 SharePoint Server 2013 中規劃文件版本設定、內容核准和取出控制 |
| 使用 [內容組合管理] 來管理文件庫。 |
設定 [內容組合管理] 以傳送文件 |
| 使用網站原則來管理網站集合生命週期。 |
SharePoint Server 的網站原則概觀 |
| 使用 [資訊版權管理] 和稽核，保護及稽核重要的公司資產和任何含有機密資訊的網站。 |
將資訊版權管理套用至清單或文件庫和設定網站集合的稽核設定 |
請針對下列類型的項目，決定所需的規則或原則：頁面、清單、文件、記錄、多元資產、部落格與 wiki、摘要、匿名意見、匿名存取、字詞和字詞組，以及外部資料 (Business Connectivity Services)。
良好的資訊管理作法是考量下列因素之間的平衡：
可用性 內容必須可供使用者隨時隨地取用。
存取 考量誰可以存取該內容。 是否需要加上安全保護？
重複性 共用複本可減少重複性，並提供單一版本的文件。
思考下列問題，想想您覺得不同內容該有的優先順序：
對於各內容類型，以上因素當中何者具有最高優先順序？
可用是否比存取還重要？
存取是否比重複性還重要？
什麼因素會讓使用者覺得使用困難，而想改用其他解決方案？
可以做或想要做哪些取捨？
資訊結構規劃資源
下表列出的資源可協助資訊架構師規劃 SharePoint 解決方案的資訊架構。
資訊架構資源